【データ・情報は生モノです】購買部門で扱うデータ・情報について解説！最新の情報はどこから仕入れるの？

今日は購買の仕事の中でも“情報”について話していきます。

情報が常に変化していく中で新しい情報を求めています。

その新しい情報に従ってモノを買う数量だとか、仕様変更だとかいろんなものが決められていきます。

この刻々と変わる世の中の情報、またはデータの話をしていきます。

タイトルとしては「購買の扱うデータ情報は生物です」です。

すぐに古くなって腐って使えなくなってしまうので常に新鮮な生の最新の正しい正確な情報を使って購買の仕事をしていきましょうというお話になります。

話の内容は大きく分けて9つ、

１．新鮮な情報って何

２．データの賞味期限っていつまで

３．データ、情報の更新ないしは古いデータの廃棄はどうするの

４．情報はどこから仕入れるの

５．最新の情報を活かして何をするの

６．データの信頼性、信憑性って何

７．嘘の情報はないの？どこまで正しいの？正確なの？

８．情報、データににおける本当の生物

本当の生物といわゆる購買における数値や情報の“生”この違いをお話してどうやって管理、常に新鮮な状態で保っているか。

９．さらにはアナログの文字情報や画像情報とデジタルの数値、情報データとの違い扱い

こういったものを話してきます。これだけでも重たいですけど、重要なので何回かに分けて話をしていきます。

新鮮な情報って何

まず新鮮な情報といってもその新鮮な情報はものによってその新鮮さ、その情報が使える期間っていうのは全然違います。

日々変化している為替相場なんて昨日の為替は今日使えないので、常に新しいその刻々の数値データが取引できる新鮮な数値になります。

ところがその為替ですら例えば、1か月平均を取りましょうとなるとそのデータ、情報が新鮮である、“生”であるという有効期間や賞味期限が

その瞬間だけなのか、その日なのか、そのひと月なのか、過去の1年間なのか、全然違ってきますよね。

そういうように本当の生物と言っていながらその情報がどれだけ使えるかっていうものは、いわゆる生物、お寿司でもネタっていう魚だとかとは違ってきます。

そういった生物と違うのは食料の生物って本当に物理的な生ですから絶対、冷凍保存とか特殊なことをしない限りどんどんどんどん賞味期限は来てしまいます。

冷凍だとかフリーズドライしない限り時間とともに使えなくなっちゃう、腐ってしまう、品質が落ちてしまうというように。

じゃあ購買の扱うデータがどこまでそうなのか。

在庫の数量だとかこれから発注をしたいときに何かの数値を持ってこうだから、今原材料がこうだから、販売量がこうだから、

だからこの数量で発注しますと言った時にそれはいつのデータを元にしてますか？何の情報を元にしてますか？

販売計画ですか、生産計画ですか、受注予測ですか、そういった基本となるデータの取り方、その基準、長さだとか平均値なのか、いろいろな基準が明確であること、継続性があること、

常にそのデータが最新であること、それがひと月前なのか、1年間なのか、いろんなルールがあると思うんですよね。

そのルールがきちっと根拠だっり理由によって決められているかどうか

そういったことを考えていかないとその新鮮な情報が何か答えられないですよね。

きちっと明確に答えられるようにしておく。

だから為替、経済状況、テレビのニュース、物価統計、日銀が発表している色んな統計、データ、数値を常に取り入れどこまで生きるのか、活かすのかを考える。

さらには納期管理でいけば物流で刻々と変わる道路交通情報とか、

今で言うと天気予報。台風が来ます、だから気を付けて。

もしかしたら停電になるかもしれない、飛行機が飛ばない、欠航になるかもしれないなどいろんなことで状況が刻々と変わっていく。

納期遅れがあるかもしれない、場合によっては生産が止まるかもしれない。

そういった情報は台風なんか行き過ぎてしまえば次の天気予報までしばらく注意しなくても大丈夫かもしれないというようなこと。

それから例えばホテルの空き室情報、過去のデータなんか本当にどうだっていい。

泊まる側として見れば昨日何室空いていましたなんてどうだっていい。

今日、明日と泊まるのであれば今、部屋空いていますか？ですよね

例えば1週間後に出張で現地のホテル全て満室です、どうしますか？この場合、客室の空き室情報って非常に重要です。

ところが1年後、すでに埋まっています。例えばビックサイトでこういうイベントがあって近隣のホテル全部満室です。これも結構大変です。

ところが昨日の話、満室でした。そんなのどうでもいいじゃないですか。

ホテルからしてみれば昨日の営業成績こうでしたという情報は非常に大事かもしれませんけど泊まる側からしてみればそんなのどうでもいいですよね。

というように購買にとってもう1つ大事な欠品しない、現在庫、必要な部品の在庫数量、あるのかないのかという情報は非常に大事ですね。

そういった情報、データを常にそれがいつ更新されているのか、昨日の情報なのか今日の段階なのか、日々大きく変化しているものであればその日々変化しているのがいつなのかっていうことが大事です

毎日届けられている、その届けられる直前なのか直後なのかによってその在庫の数字の持つ意味ってのは変わってきますよね。

データの賞味期限っていつまで

更新された情報がいつまでそれ有効なのかというのも安定的に常に一定なのか、大きく変化しているものかによっても変わってきます。

データの賞味期限、会社の決算数値とか業績、半年ごとに半期データはどんどん更新されていきます。

そういったものとか売り上げの情報とか、月次で発表されるか、3か月ごとなのか、1年ごとなのかこれによっても変わってきますよね。

それら会社の業績によって購買が何をどれだけ削減しなきゃいけないのかとか、改善しなきゃいけないのかっていうこととか

そういった数値、5年先10年先の見通しに従って調達、長期契約を結ぶのかっていうようなデータの賞味期限、これも一つ一つよく考えた上で常に最新のデータを確保する。

これからいつどういったタイミングでどんな情報が必要かをあらかじめ準備しておくっていうことが大事です。

さらにデータの更新時期、当然賞味期限があればそれに見合ったデータの更新っていうのが必要になっていきます。

前にも何回も話してるように為替のように刻々と変わるものとか、変化の激しい原材料、部品の在庫数量だとか自動で更新されるのか手入力で更新しなきゃいけないのか

こういったことを今後更に自動化が進む中でコンピュータに任せていった結果、その更新のタイミングの直前の数値がわかんなかったために実は欠品になってしまうということが起きるかもしれない。

そうすればそのデータの更新や賞味期限、使われるデータの範囲の期間が変わってきます。

そういったものを見直していかなければいけないっていうことですね。

情報はどこから仕入れるの

そして情報の仕入れ先、どこから何の情報を仕入れるか。

テレビ、新聞、ラジオ、雑誌っていうマスメディアなのか、インターネットなのか、人づての口コミの情報なのか、さらには統計データなんかは日銀から発表された日銀統計データなのか

それとも経済研究所が発表している個別の情報なのか、ないしは直接自分の目で確かめるVRで工場、現場の情報を入手する

1番信用がおけるのは自分の目、実際に自分が現場へ行ってその会社の状況を見る、これ1番重要ですね。1番信用おけますね。

だけど今それがなかなかNEWJIのVRのサービスを是非使って欲しいんですけれども、こういったいろんな方法で情報を入手するぜひ取り組んでほしいです。

信憑性を疑う者は手を出さないか、バックアップ、裏をとるか複数の情報を比較するっていうことが大事ですよね。

最新の情報を活かして何をするの

そして最新の情報をどうやって今度、仕事に活かすかですよ。

価格の情報、在庫の状況、取引先の変化、業績なのか、何が売れてるのか、新しい設備を導入したとか、トップが変わったとか、合併だとか、共同開発とか新製品を発表したとか色んな情報があります。

さらに新しい素材が開発されたとかそういった技術や新しい分野、こういったものの情報を購買としては必要としています。

次買わなければいけない新しい素材、新しいサプライヤー、新しい生産設備など色々な対象になります。

さらに原材料、素材だけじゃなくてその生産設備やさらに購買がもし対象としてるシステムとかソフトウェアとか幅の広いものを扱っている会社の購買であればその守備範囲はさらに広くなります。

今後のトレンドがどうあるか先を見るっていう必要もあります。

目先の原材料だけじゃなくて新製品や新技術のものを調達するというために今まだビジネスになってない情報もどんどん取っていくと、それが将来、ビジネスを支える購買になっていきます。

一つの口コミ、情報っていうのも意外と有効だったりします。

データの信頼性、信憑性って何

そしてデータの信憑性。

インターネットにあふれてる情報は全てが正しいわけではないですよね。

今日正しいということが実は明日さらに新しい情報が入ってそれは古くなったり、部分的には正しくなくなってしまったりいろんなことが起きてます。

今日我々が今、目にしている情報が全て正しいわけではないんですけど、もし正しいとしてもそれが明日正しくなくなってしまう可能性もあります。

時代の変化です、価値観の変化もあります、技術革新もあります。

色々な変化に合わせてそのデータの信憑性っていうものも変わってきます。

嘘の情報はないの？どこまで正しいの？正確なの？

さらにデータベース、ネットなのか口コミなのかある雑誌なのか新聞なのか、新聞や雑誌だって全て本当のことを言っているかどうかこれは非常に疑問です。

間違ってるわけではないんですけどじゃあ正確性が何パーセントなのか、見分けるのはなかなか難しいですよね。

みんなその時正しいと思って書いていたことが実はもっと違う事実が明らかになったとか色んなことがあります。

台風の進路予想とか地震予知のレベルでも全然その信憑性だとか正確性とか違ってきています。

台風の1週間後の動き、こうだっていう信憑性、結構みんな信用してその通りだねって言って供えますけれど、

地震予知で30年後に60パーセントの確率でこういった地震がこの辺におきそうですと言ったところで何か具体的にできますか

防災訓練だとかそういうことができたにしても具体的にじゃあ備蓄で食料や水、防災グッズを買い揃えましょうといったところで本当に起きるかどうか、

30年以内にもし確実に起きたとしても常にそれをキープするっていうのは非常に難しいし限界があります。

全く何もしないわけじゃなくて必要最低限やるということになってしまいますね。それは台風の備えと全然違ってくると思います。

このように、じゃあそれに合わせて生産の原材料や備品の適正在庫、これだけのリスクがあるからこれだけ備えましょうといったところで、どこまでその数値を信じるかによって対応は変わってきます。

販売予測もそうですよね。ほぼ見えている固定客のリピーターのマーケットへ売る原材料の調達と先が読めない急に変化が起きている、

今年でいけばマスクだとかアルコールジェルだとか急激に需要が変化して、ばっと増えて今減ってるこの変化に対応して調達するっていうのも非常に厳しい難しいです。

こういった生物がどれだけ新鮮であるかっていうことが皆さんわかっているんだけれど、わかっていてどこまでそれを自分の仕事に翻訳してこうだって仕事ができているか、なかなか難しいと思うんですよね。

是非自分の仕事に当てはめると、どの仕事が生な情報が必要なんだ、だからこうしなきゃいけないんだってことを是非考えて欲しいなと思います。

そしてその情報の管理、正しいということと、常に賞味期限内であるということ、

それを外部に漏らしてはいけない秘密の情報なのか個人情報なのか、リスクがあるのか法的に適切なものなのか違法じゃないのか。

色んなことを考えた上で管理をしていかなければいけませんし、その情報を使って購買戦略だとか発注数量だとかいろんなことに使うのであれば、

それが例えば会議資料や色々な決済に使われる数値とかその意味合いをもって集計分析、どのタイミングでどんな数字を使ってそれを活かすかっていうことをもう1回考えないといけないですね。

新鮮な情報、データの賞味期限、データの更新と廃棄どこから入手するか、その情報は何にどうやって活かすか、データの信憑性、

さらにその生物っていうその新鮮さっていう新鮮さの中身とは更にそれをどうやって管理するか、情報漏洩があってはいけないとか法に触れていない、コンプライアンスの問題だとか色々ありますが

アナログ情報とデジタル情報の違い

そして最後にアナログ情報とデジタル情報の違い。

できるだけ中継分析するために数値、データ、デジタルへ移行させるということをずっと話をしてきました。

これを活かす価格交渉、数量をどのぐらいにするか、どういう仕様にするか、いつからいつまで購入するのか色々な判断の材料になる情報データです。

これを活かせる、日々刻々と入ってくる情報の中から価値ある物を選び出してそれを実際の会議や交渉に活かす。

それがお客様の利益や会社の利益、会社の発展、経済の貢献っていうことになかなか直接は繋がらないですけれども必ず役に立ちます。

このデータがないと数値情報がないと購買の仕事って何もできないです。勘を頼りに適当に調達できるという時代ではなくなってしまいました。

ぜひこれからもこの情報という話はデータという話はインターネットの情報があふれるこの現代の社会の中で重要な話です。

どんどんどんどん新しいものが増えて古いものが捨て去られているこの時代の中でこれからも情報発信していきたいと思いますので、

ぜひ皆さんのご意見、チャンネル登録をお願いします。

今日は以上です。