【データ・情報は生モノです】購買部門で扱うデータ・情報について解説！最新の情報はどこから仕入れるの？

今日は購買の仕事の中でも情報

その情報の中で、常に変化する、より新しい情報を求めて

その新しい情報に従ってモノを買う数量だとか、仕様変更だとか

いろんなもの

この刻々と変わる世の中の情報、データこの話をしていきます

タイトルとしては購買の

扱うデータ情報は生物です

すぐに古くなって腐って使えなくなってしまうので

常に新鮮な生の

最新の正しい正確な情報を使って

購買の仕事をしていきましょうというお話になります

 

話の内容は大きく分けて9つ

新鮮な情報って何

それからデータの賞味期限っていつまで

さらにそのデータ、情報の更新ないしは

古いデータの廃棄はどうするの

そして情報はどこから仕入れるの

さらに最新の情報を活かして何をするの

そしてそのデータの信頼性、信憑性って何

嘘の情報はないの？どこまで正しいの？正確なの？っていう話

そして情報、データににおける本当の生物

本当の生物と

いわゆる購買における数値、情報の生この違い

これをお話して

そしてそれをどうやって管理

常に新鮮な状態で保っているか

さらにはアナログの文字情報

画像情報とデジタルの数値、情報

データとの違い扱い

こういったものを話してきます

これだけでも重たいですけど、いっぱいあるんですけれども

重要なので何回かに分けて話をしていきます

 

まず新鮮な情報といっても

その新鮮な情報はものによってその新鮮さ

その情報が使える期間っていうのは全然違います

もう日々変化している為替相場なんて

昨日の為替は今日使えないということであれば

常に新しいその刻々の数値データ

これが取引できる数値になります

ところがその為替ですら例えば

1か月平均を取りましょうとかっていうふうになってくると

そのデータ、情報が新鮮である、生であるっていう有効期間

賞味期限がその瞬間だけなのか

その日なのかそのひと月なのか

過去の1年間なのか、全然違ってきますよね

そういうように本当の生物と言っていながら

その情報がどれだけ使えるかっていうものは

いわゆる生物ね

お寿司でもネタっていう魚だとか

そういった生物と違うのは

食料の生物って

本当に物理的な生ですから絶対、冷凍保存とか特殊なことをしない限り

どんどんどんどん賞味期限は来てしまいます

冷凍だとかフリーズドライしない限り

時間とともに使えなくなっちゃう

腐ってしまう、品質が落ちてしまうというように

じゃあ購買の扱うデータがどこまでそうなのか

在庫の数量だとかこれから発注をしたいときに

何の数値を持ってこうだから

今原材料がこうだから

販売量がこうだから

だからこの数量で発注しますと言った時に

それはいつのデータを元にしてますか

何の情報を元にしてますか

販売計画ですか、生産計画ですか、受注予測ですか

そういった基本となるデータの取り方

その基準、長さだとか

平均値なのか、いろいろな基準が

明確であること、継続性があること、

常にそのデータが最新であること

それがひと月前なのか

1年間なのか、いろんなルールがあると思うんですよね

そのルールがきちっと根拠だった理由によって

決められているか

そういったことを考えていかないと

その新鮮な情報と言ったって何って答えられないですよね

きちっと明確に答えられるようにしておく

だから為替、経済状況

テレビのニュース、物価統計、日銀が発表している

色んな統計、データ、数値

どこまで生きるの？活かすの？

さらには納期管理でいけば

物流で刻々と変わる道路交通情報とか

今で言うと天気予報

台風が来ます

だから気を付けてね

もしかしたら停電になるかもしれない

飛行機が飛ばない

欠航になるかもしれない

いろんなことで

状況が刻々と変わっていく

納期遅れがあるかもしれない

場合によっては生産が止まるかもしれない

そういった情報

台風なんか行き過ぎてしまえば

次の天気予報まで

しばらく注意しなくても大丈夫かもしれないというようなこと

それから例えばホテルの空き室情報

過去のデータなんか本当にどうだっていい

泊まる側として見れば

昨日何室空いていましたなんてどうだっていい

今日、明日と泊まるのであれば

今、部屋空いていますか？ですよね

例えば1週間後に出張で

現地のホテル全て満室です、どうしますか

非常に客室、空き室情報って重要です

ところが1年後、すでに埋まっています

例えばビックサイトでこういうイベントがあって

近隣のホテル全部満室です

これも結構大変です

1年先なの

ところが昨日の話、満室でした

そんなのどうでもいいじゃないですか

ホテルからしてみれば

昨日の営業成績こうでした

非常に大事かもしれませんけど

泊まる側からしてみれば

そんなのどうでもいいですよね

っていうように購買にとってもう1つ大事な欠品しない

今日の現在庫

必要な部品の在庫数量、あるのかないのか

非常に大事ですね

そういった情報、データ常に

それがいつ更新されているのか

昨日の情報なのか

今日の段階なのか

日々大きく変化しているものであれば

その日々変化している

いつなのかっていうことが大事です

毎日届けられている、その届けられる直前なのか

直後なのかによってその在庫の数字の

持つ意味ってのは変わってきますよね

 

更新された情報がいつまでそれ有効なのか

っていうのも安定的に常に一定なのか

大きく変化しているものかによっても変わってきます

データの賞味期限、会社の決算数値とか業績

半年ごとに半期データ

どんどんどんどん更新されていきます

そういったものとか売り上げの情報とか

月次で発表されるか、3か月ほどなのか

1年ごとなのか

これによっても変わってきますよね

それに見合って会社の業績によって

購買が何を

どれだけ削減しなきゃいけないのかとか

改善しなきゃいけないのかっていうこととか

そういった数値、5年先10年先の見通し

それに従って

調達、長期契約を結ぶのかっていうような

データの賞味期限、これも一つ一つよく考えた上で

常に最新のデータを確保する

これからいつどういったタイミングで

どんな情報が必要かを

あらかじめ準備しておくっていうことが大事です

 

さらにデータの更新時期、当然

賞味期限があればそれに見合った

データの更新っていうのが必要になっていきます

データもさっきも何回も話してるように

為替のように

刻々と変わるものとかするような

変化の激しい原材料、部品の在庫数量だとか

自動で更新されるのか

手入力で更新しなきゃいけないのか

こういったことも今後

更に自動化が進む中で

コンピュータに任せていった結果

その更新のタイミングの直前の

数値がわかんなかったために

実は欠品になってしまうということが起きるかもしれない

そうすればそのデータの更新や賞味期限、使われる

データの範囲の期間が変わってきます

そういったものを見直していかなければいけない

っていうことですね

 

そして情報の仕入れ先

どこから何の情報を仕入れるか

テレビ、新聞、ラジオ、雑誌っていうマスメディアなのか

インターネットなのか

人づての口コミの情報なのか

さらには統計データなんかは

日銀から発表された日銀統計データなのか

それとも経済研究所が発表している個別の情報なのか

ないしは

直接自分の目で確かめる

VRで工場、現場の情報を入手する

1番信用がおけるのは自分の目

実際に自分が現場へ行って

その会社の状況を見る、これ1番重要ですね

1番信用おけますね

だけど今それがなかなか

NEWJIのVRのサービス

是非使って欲しいんですけれども

こういったいろんな方法で情報を入手する

ぜひ取り組んでほしいです

信憑性を疑う者は手を出さないか

バックアップ、裏をとるか

複数の情報を比較する

っていうことが大事ですよね

そして最新の情報をどうやって今度、仕事に活かすかですよ

価格の情報、在庫の状況

取引先の変化、業績なのか

何が売れてるのか新しい設備を導入したとか

トップが変わったとか

合併だとか

共同開発とか新製品を発表したとか

色んな情報があります

さらに新しい素材が開発されたとか

そういった技術や新しい分野

こういったものの情報

購買としては

次買わなければいけない新しい素材

新しいサプライヤー

新しい生産設備

色々な対象になります

さらに原材料、素材だけじゃなくて

その生産設備や

さらに購買がもし対象としてるシステムとか

ソフトウェアとか幅の広いものを扱っている会社の購買であれば

その守備範囲はさらに広くなります

今後のトレンドがどうあるか

先を見るっていう必要もあります

目先の原材料だけじゃなくて

新製品や新技術のものを調達するというために

今まだビジネスになってない情報も

どんどんどんどん取っていくと

それが将来、ビジネスを支える

購買になっていきます

一つ　　の口コミ、情報っていうのも意外と有効だったりします

そしてデータの信憑性

インターネットにあふれてる情報

全てが正しいわけではないですよね

今日正しいということが実は明日

さらに新しい情報が入ってそれは古くなったり

部分的には正しくなくなってしまったり

いろんなことが起きてます

今日我々が今、目にしている情報が

全て正しいわけではないんですけど

もし正しいとしても

それが明日正しくなくなってしまう

可能性もあります

時代の変化です、価値観の変化もあります

技術革新もあります

色々な変化に合わせて

そのデータの信憑性っていうものも変わってきます

さらにデータベース、ネットなのか

口コミなのかある雑誌なのか新聞なのか

新聞や雑誌だって

全て本当のことを言っているかどうか

これは非常に疑問です

間違ってるわけではないんですけど

じゃあ正確性が何パーセント

なかなか難しいですよね

みんなその時正しいと思って書いていたことが

実はもっと違う事実が明らかになったと

色んなことがあります

台風の進路予想とか地震予知のレベルでも

全然その信憑性だとか

正確性とか違ってきています

 

台風の1週間後の動き、こうだっていう信憑性

結構みんな信用してその通りだねって言って供えますけれど

地震予知で30年後に60パーセントの確率で

こういった地震がこの辺におきそうです

と言ったところで何か具体的にできますか

防災訓練だとかそういうことができたにしても

具体的にじゃあ備蓄で

食料や水、防災グッズを買い揃えましょうといったところで

本当に起きるかどうか

30年以内にもし確実に起きたとしても

常にそれをキープするっていうのは

非常に難しい、限界があります

全く何もしないわけじゃなくて

必要最低限やるということになってしまいますね

それは台風の備えと

全然違ってくると思います

このように

じゃあ、それに合わせて生産の原材料や

備品の適正在庫、これだけのリスクがあるから

これだけ備えましょうといったところで

どこまでその数値を信じるかによって

対応は変わってきます

販売予測もそうですよね

ほぼ見えている固定客のリピーターのマーケットへ売る

原材料の調達と

先が読めない

急に変化が起きている

今年でいけばマスクだとか

アルコールジェルだとか

急激に需要が変化して、ばっと増えて

今、すーっ減ってるこの変化に対応して

調達するっていうのも非常に厳しい難しい

こういった生物

どれだけ新鮮であるかっていうことが

皆さんわかっているんだけれど、わかっていて

どこまでそれを自分の仕事に

翻訳してこうだって仕事ができているか

なかなか難しいと思うんですよね

是非自分の仕事に当てはめると

どの仕事が生な情報が必要なんだ

だからこうしなきゃいけないんだってことを

是非考えて欲しいなと思います

 

そしてその情報の管理、正しいということと

常に賞味期限内であるということと

それを外部に漏らしてはいけない

秘密の情報なのか

個人情報なのか、リスクがあるのか

法的に適切なものなのか

違法じゃないのか

色んなことを考えた上で

管理をしていかなければいけませんし

その情報を使って購買戦略だとか

発注数量だとかいろんなことに使うのであれば

それが例えば

会議資料や色々な決済に使われる数値とか

その意味合いをもって集計分析

どのタイミングで

どんな数字を使って

それを活かすかっていうことを

もう1回考えないといけないですね

 

新鮮な情報、データの賞味期限、データの更新と廃棄

どこから入手するか

その情報は何にどうやって活かすか

データの信憑性

さらにその生物っていう

その新鮮さっていう新鮮さの中身とは更に

それをどうやって管理するか

情報漏洩があってはいけないとか

法に触れていない、コンプライアンスの問題だとか色々ありますが

そして最後にアナログ情報とデジタル情報の違い

できるだけ中継分析するために

数値、データ

デジタルへ移行させるということをずっと話をしてきました

 

これを活かす価格交渉

数量をどのぐらいにするか、どういう仕様にするか

いつからいつまで購入するのか

色々な判断の材料になる情報データです

これを活かせる、日々刻々と入ってくる

情報の中から価値ある物を選び出して

それを実際の会議や交渉に活かす

それがお客様の利益や会社の利益

会社の発展、経済の貢献っていうことに

なかなか直接は繋がらないですけれども

必ず役に立ちます

このデータがないと

数値情報がないと購買の仕事って何もできないです

勘を頼りに適当に調達できるという時代ではなくなってしまいました

ぜひこれからも

この情報という話はデータという話は

インターネットの情報があふれる

この現代の社会の中で重要な話です

どんどんどんどん新しいものが増えて

古いものが捨て去られている

この時代の中でこれからも

このNEWJIチャンネルの中で

情報発信していきたいと思いますので

ぜひ皆さんのご意見、チャンネル登録をお願いします

今日は以上です