エンジニアのための論理的に適切に伝える説明技法修得講座

はじめに

製造業において、エンジニアが持つべきスキルの中で、論理的な説明能力は非常に重要です。
技術的な内容を的確に伝えることができなければ、チーム内のコミュニケーションだけでなく、顧客やサプライヤーとのやり取りにも支障をきたします。
この記事では、エンジニアが論理的に情報を伝えるための具体的な技術と方法について解説します。

なぜ論理的な説明が重要なのか

意思決定を円滑にする

論理的に情報を提供することで、上司や同僚がより迅速かつ正確に意思決定を行うことができます。
情報が明確であれば、判断を下すために必要な時間を短縮し、プロジェクトをスムーズに進行させることが可能です。

誤解を防ぎ、トラブルを未然に防ぐ

論理的な説明は、誤解を防ぎ、プロジェクトの進行に必要な全員の同意を得るために必須です。
不明瞭な説明では、メンバー間で認識のズレが生じ、結果としてトラブルを引き起こす可能性があります。

論理的説明の基本技法

PREP法を活用する

PREP法は、Point（主張）、Reason（理由）、Evidence（根拠）、Point（主張の繰り返し）という構成で説明する技法です。
この方法を使うことで、どんな相手に対しても説得力のある説明をすることができます。

視覚資料を活用する

データや情報を視覚的に整理することで、相手の理解を助けることができます。
グラフやチャート、図解を効果的に取り入れることで、技術的な内容でもわかりやすく伝えることが可能です。

専門用語を適切に使う

技術的な説明の際には、専門用語を使用することが多いため、相手の理解度に応じて用語の選定をする必要があります。
初めて聞く人にはわかりやすい言葉を、既に知識のある人には精度の高い専門用語を使うことで、効果的なコミュニケーションが可能となります。

適切な順序立て

説明内容を論理的に整理して順序立てることは、重要なステップです。
最初に結論を述べ、次にその理由や詳しい情報を述べていくことで、相手に明確な印象を与えます。

エンジニア特有の説明の課題

技術に偏りがちな説明

エンジニアは技術的知識に長けているため、説明が技術的な詳細に偏りがちです。
聞き手の視点に立ち、背景や目的を明確に伝えることが重要です。

話が複雑化しやすい

特に複数の要素が関わる技術的な問題では、説明が複雑化してしまうことがあります。
主題から外れないようにしつつ、関連する重要なポイントを絞って説明する努力が必要です。

論理的思考を鍛えるために

日常的に訓練を重ねる

論理的思考は一朝一夕で身につくものではありません。
日常から論理的に考えることを心がけることで、説明力の向上に繋がります。

フィードバックを積極的に受け入れる

他者からのフィードバックは自分の説明力を改善するための重要なツールです。
受けたフィードバックを元に、自分の説明スタイルを見直し、改善を図りましょう。

成功事例から学ぶ

過去に成功した説明やプレゼンテーションを振り返り、良かった点を自身の技法に取り入れましょう。
逆に、失敗した例からも学び、同じ過ちを繰り返さないようにしましょう。

まとめ

論理的に適切に伝える技術は、製造業のエンジニアにとって欠かせないスキルです。
PREP法や視覚資料を用いた説明法、論理的な順序立てなどを活用することで、聞き手に伝わりやすい説明を行えるようになります。
また、常にフィードバックを受け入れ、自分の説明技術を磨き続けることが、プロフェッショナルなエンジニアになるための第一歩です。
この記事が、皆さんの説明技術向上に役立つことを願っています。