言い方の３つの原則

言い方の3つの原則とは？

製造業の現場やサプライチェーンでのコミュニケーションは、仕事の成功に直結します。
バイヤーとサプライヤーの関係構築においても、言葉選びは非常に重要です。
しかし、日々の業務やプレッシャーの中で、その重要性を見逃しがちです。
この記事では「言い方の3つの原則」を中心に、効果的なコミュニケーション術を解説します。

原則1: ポジティブな言葉を選ぶ

製造業の現場では、迅速さと正確性が求められます。
そこで重要になるのが、ポジティブな言葉遣いです。
たとえば、納品遅れが発生した場合、「遅れています」ではなく、「お待たせして申し訳ございませんが、XX日には確実に納品いたします」と伝えることで、受け手に前向きな印象を与えます。

なぜポジティブな言葉が重要か

ポジティブな言葉は、信頼と安心感を醸成します。
特にバイヤーとサプライヤーの関係において、ポジティブなコミュニケーションは、長期的な取引を維持するための鍵となります。

具体的なポジティブ言葉の例

製造業では、否定的な表現を避けることが重要です。
「できない」ではなく「代替案を考えます」や「難しいですが、何とかします」といった表現を使うことで、相手の信頼を得られます。

原則2: 明確で具体的な表現を心がける

曖昧な言葉は、誤解を招きやすいものです。
特に製造業の現場では、指示や依頼が正確でないと、生産の遅延や品質問題に繋がります。
このため、明確で具体的な言葉遣いが重要です。

どのように具体的に表現するか

日々の会話やメールで具体的な数字やデータを用いることを心がけましょう。
たとえば、「できるだけ早く」という表現を「来週の水曜日までに」と具体的に言い換えるだけで、受け手の理解度が劇的に向上します。

コミュニケーションの透明性を高める

具体的な表現を心がけることで、相手に対する透明性が高まります。
例えば、品質に関する問い合わせに対し、「問題は解決済みです」とだけ伝えるのではなく、「問題の原因はXXであり、YYを行いました。結果、ZZが改善しました」と伝える方が、受け手は安心し、信頼が高まります。

原則3: 相手の立場になって考える

コミュニケーションにおいて最も難しいのは、常に相手の立場になって物事を考えることです。
これは、単に表面的なものではなく、相手の業務上の背景やプレッシャーを理解したうえでの思いやりある言葉遣いを意味します。

なぜ相手の立場に立つ必要があるのか

バイヤーは、サプライヤーとの関係を円滑にすることがその役割の一部です。
自らの利益を最大化するだけでなく、双方がウィンウィンの関係を築くためには、常に相手の視点を考慮することが重要です。

相手の視点を理解する方法

日々の業務で相手の状況や抱えている問題をよく観察し、それに対する理解を深める努力を重ねましょう。
相手からのフィードバックを求めることも効果的です。
そのうえで相手のニーズに応じた言い方や対応を心がけることで、関係性の質が向上します。

まとめ: 言葉は仕事の成否を左右する

製造業の現場でのコミュニケーションは、単なる情報伝達ではありません。
それは互いの信頼を築き、業務をスムーズに進め、最良の結果を生むための重要なツールです。

ポジティブな言葉、明確で具体的な表現、そして相手の立場に立つこと。
これら「言い方の3つの原則」を日々のコミュニケーションに活かすことで、あなたの仕事にもプラスの影響をもたらすでしょう。
製造業に携わるすべての人々が、この原則を実践することで、より良い職場環境と人間関係を築き、成果を上げていくことを期待しています。