技術者のための「内容が“明確に”伝わる技術文書」の書き方実践講座

技術文書とは何か

技術文書は、製造業における情報伝達の要と言える重要なツールです。
製品の仕様、動作、操作手順、品質管理基準、そして製造工程など、あらゆる情報を整理し、理解しやすく届けるために用いられます。
そのため、技術文書のクオリティは製品やプロジェクトの成功に直結します。

技術文書が持つべき特徴は、情報が正確かつ一貫していること、読者の知識レベルに応じた適切な深さの情報を提供すること、そして、複雑な内容を解りやすく説明することです。
また、技術文書は長期間にわたって利用されることが多いため、後々の利用を想定し、必要な情報が適切に整理され、アクセスしやすい形で提供されることも重要です。

技術文書を書き始める前に考えるべきこと

技術文書の作成を始める前に、まずはその目的と対象読者を明確にしましょう。
目的が曖昧であれば、情報が不適切に羅列される結果に陥り、読者がどんな情報を必要としているかが見えなくなることがあります。

機能的コミュニケーションの意識

技術文書は、ただ情報を羅列すればいいというものではありません。
文章を通して実際の業務に役立てるため、メッセージを明確かつ効果的に伝えることが求められます。
読者は何を知りたいのか、どう伝えれば誤解を生まないかを常に意識し、コミュニケーションの橋渡しとなるような文書作りに努めることが大切です。

受け手のレベルに応じた文書作成

読者の知識レベルに応じた文書の設計は、技術文書の成功にとって不可欠です。
初心者向けであれば、専門用語や難解な表現を避け、背景説明を充実させる必要があります。
一方、専門家に向けた文章では、豊富な技術的詳細や具体的なデータ解析を重視する必要があります。
そのため、文書作成の初期段階で、明確なターゲットを設定し、それに応じた内容構成を考えることが求められます。

技術文書の構成要素

技術文書のクオリティを決定づける要素はいくつかあります。
以下に、技術文書を書く際に留意すべきポイントをご紹介します。

タイトルと目次

タイトルはドキュメントの内容を一言で表す非常に重要なパーツです。
読み手が何を期待できるのかを瞬時に判断できるような、明確かつ具体的なタイトルを心がけましょう。
また、目次は全体の構造を示し、読者が興味のある部分にすぐにアクセスできるようにするため、詳細かつ明確であることが重要です。

イントロダクション

イントロダクションでは、ドキュメントの目的、対象範囲、用語の定義、使用した方法や技術などを簡潔に述べます。
ここで、文書内容の全体像をつかむための手がかりを提供し、読者の関心を引き付けることが大切です。

本文の展開

本文では、技術的な内容を論理的に展開していきます。
情報を整理し、順序立てた構成を作ることで、読者がスムーズに理解できるようにします。
図や表などの視覚情報を活用し、要点やデータを明確に提示することも有効です。

結論と推奨事項

結論部では、本文の内容を総括し、最も重要なポイントを再確認します。
必要に応じて、今後の改善点や推奨事項を提示することも効果的です。

技術文書作成の具体的手法

シンプルさと明快さを意識する

技術文書は、常にシンプルさと明快さを意識することが重要です。
複雑な技術的側面を含んでいる場合でも、それをいかに簡潔で明瞭な言葉で伝えるかが能力に問われます。
専門用語の乱用や過度な修飾は避け、できる限り短い文で具体的な情報を提供しましょう。

視覚的補助の活用

文章だけでは伝わりにくい情報をより効果的に伝えるために、グラフ、図、表、フローチャートなどの視覚的補助ツールを積極的に活用しましょう。
特に、複雑なプロセスやデータをまとめたものは、視覚化することで一目で理解できるようになり、読者に思考の負担をかけません。

一貫性のある表現

用語やフォーマットの一貫性を保つことは、技術文書のクオリティに大きく寄与します。
言葉やフレーズが文書内でぶれてしまうと、混乱を招く原因となるため、常に統一された用語を使用することが必要です。
また、文章のフォーマットやスタイルについても、事前に定めたガイドラインに従って統一感を持たせることが重要です。