発注の出し方と電子化
発注書の 12 項目／注文請書と印紙税／メールで出す条件／FAX と電話の保存／システムの選び方 ― 何で出して、どう残すか
- 29,800円税込・買い切り
- 55 ページ本編・全 5 章
- 2 点付属テンプレート（印刷用＋Excel）
対象: 調達・購買の実務担当に／付属テンプレート: 発注書・注文請書のひな形／電子保存の要件チェックリスト
「メールで出していいことになったから、紙はやめた」。やめられない場合が残っていて、しかも印刷したデータを消してはいけません。本書は、発注を何で出して、どう残すかを、電子帳簿保存法と取適法の両方から順に確かめられる形にした教材です。
本書の構成
全 5 章・129 見出し。買う前に中身をすべて見られるようにしています。
第1章発注書とは——取適法の「4条明示」12 項目と様式の作り方
- 発注書とは何か——「4 条明示」の入れ物
- 「3 条書面」は「4 条明示」に変わった
- 発注書に明示しなければならない 12 項目
- 「未定事項」の書き方には決まりがある
- 毎回書かなくてよい項目もある
- 電子メールで出せるようになった——ただし条件がある
- 注文書と発注書に、法律上の違いはない
- 注文請書との関係
- 発注書のテンプレートを選ぶ基準
- 1. 検査完了期日の欄があるか
- 2. 納入場所が発注者の住所と別に書けるか
- 3. 有償支給の条件を書く欄があるか
- 4. 未定事項と予定期日を書く欄があるか
- 実務で起きやすい 3 つの不備
- 不備 1：仕様が固まる前に着手だけ依頼する
- 不備 2：発注後の変更が書面に反映されない
- 不備 3：共通事項の関連づけが抜けている
- 発注書と、その前後の書類
- 発注書は 12 項目の入れ物として設計する
- 参考資料（発注書と明示事項）
第2章注文請書とは——発注書との違い・印紙税・電子化の判断
- 注文請書とは何か
- 発注書と注文請書の違い
- それでも注文請書を交わす理由
- 認識のずれを早く見つけられる
- 納期の合意を残せる
- 取適法の記録としても機能する
- 印紙税の扱い
- 電子データなら印紙は不要になる
- 注文請書に書く項目
- 条件付きで承諾するとき
- 運用で決めておくこと
- どの取引で請書を求めるか
- いつまでに返してもらうか
- 返ってこないときどうするか
- 電子で交わすか紙か
- 請書を出す前に確認する 5 点
- 1. 図面の改訂記号
- 2. 数量の桁
- 3. 納期の実現性
- 4. 単価と金額
- 5. 支給材の有無と入手時期
- 発注側から見た注文請書
- 請書で迷う 6 つの場面
- メールの返信で「承知しました」と返せば請書の代わりになるか
- 請書に押印は必要か
- 印紙を貼り忘れたらどうなるか
- 分割納入のとき、請書は何枚出すか
- 請書の控えはどのくらい保管するか
- 発注書が来ないまま着手を頼まれた
- 請書は「合意した事実」を残すために交わす
- 参考資料（注文請書と印紙税）
第3章発注はメールで出してよい——電子化の条件が変わった
- 承諾を取る手順がなくなった
- 認められる 2 つの方法
- 該当する送り方の例
- FAX は 2 つに分かれる
- 電子で送っても、書面を求められたら断れない
- 書面を出さなくてよい 3 つの場合
- 相手が読めなくなったときは誰の責任か
- 毎回送らなくてよい項目もある
- 電子で送った内容は、別に記録として残す
- 電子化で迷う 5 つの場面
- 電子で出せるようになったので、紙の注文書は廃止してよいですか
- 受発注システムの利用料を取引先に負担してもらえますか
- チャットツールで発注条件を送っても明示になりますか
- 明示が漏れていたらどうなりますか
- この規制は自社に適用されますか
- 承諾は不要になったが、書面を求められたら断れない
- 参考資料（電磁的方法による明示）
第4章FAX と電話の見積依頼・発注は、電帳法でどう保存するか
- ファクシミリは一つの手段ではない
- 電子帳簿保存法から見たとき
- データとして受けたなら、それは電子取引である
- 紙で出てきたものを、わざわざデータにする必要はない
- データと紙の両方が来たとき
- 取適法から見たとき
- 同じ機器の違いを、公正取引委員会も見ている
- 2026 年 1 月から、相手の承諾がいらなくなった
- 電話での発注はどう扱われるか
- 口頭では明示義務を果たせない
- 電話で決めた後に、何を送るか
- 社内メモだけを残す運用の危うさ
- データで受けたファクシミリに必要な措置
- 改ざん防止は四つのうちどれか
- 検索は「日付・金額・取引先」
- 売上高による緩和
- 要件を満たせないときの猶予措置
- 実務で起きやすい不備
- 複合機の受信設定を把握していない
- 印刷したから安心してデータを消す
- 電話の後に送る書面が「見積書の写し」だけ
- 保存側のシステムだけで改ざん防止を満たしたつもりになる
- 注文番号が電話とメールで食い違う
- FAX と電話で迷う 4 つの場面
- 複合機で受けたファクシミリの保存期間は
- ファクシミリをやめて電子メールに一本化してよいか
- 受信したデータの形式を変えてもよいか
- 電話で値下げを求められた場合は
- 同じ機器でも、受け方で扱いが変わる
- 参考資料（電子取引データの保存）
第5章受発注システムの選び方——法令要件と、取引先が使えるか
- 受発注システムとは何をするものか
- 選定で最初に確認する 2 つの法令要件
- 要件 1：電子帳簿保存法（電子取引データの保存）
- 要件 2：取適法（発注時の明示）
- 取引先が使えるか——導入が止まる最大の理由
- 取引先の登録が必須か
- 取引先側の費用負担があるか
- FAX・メールとの併用ができるか
- 機能一覧では見えない 5 つの確認点
- 1. 数量・単価の変更履歴が残るか
- 2. 発注残が一覧で見えるか
- 3. 同じ品目の履歴が横断で見えるか
- 4. 検収・支払との接続
- 5. データを出せるか
- Excel 運用のどこが限界になるか
- 同時に触れない
- 過去の状態が残らない
- 検索が「日付・金額・取引先」で揃わない
- 担当者しか分からない
- 導入の進め方
- 費用の見方
- システム選びで迷う 5 つの場面
- 紙でもらった注文書もデータ化しなければならないか
- スクリーンショットでも保存として認められるか
- システムを入れずに法令を満たせるか
- 取引先にシステムの利用を求めてよいか
- 小規模でも導入する意味はあるか
- 止まる理由は機能ではなく、取引先が使えるかにある
- 参考資料（受発注システムの要件）
- 本書の各章は、newji が製造業の実務者向けに蓄積した知見を、印刷・社内配布用に再編集したものです。出典は各章末と巻末に記載して
- います。
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