購買部を改革する、現状打破する方法をご紹介！

今日は購買の仕事の中で色んなものを改革する時に

今あるものをどのように変えるかということを考えた時に

既存の物を継承するのか

新しいことをやるのかっていうことである考え方を導入する

これをちょっと考えてみたいと思います

ビジネス書でも出ている

既存　　　時の考え方として

当たり前を疑えという本があるんですけれども

これを解説しながら購買の仕事に当てはめてみようと思います

大きく5つに話は分かれます

 

1つ目は時間、タスクを疑うということ

2つ目はルール、慣例を疑う

3つ目はコミュニケーションを疑う

4つ目はマネジメントを疑う

5つ目は自分自身を疑う

この5つについてちょっと具体的に話をしてみようと思います

まず時間、色んな時間の制約があると思うんですね

会議だとかサプライヤーとの打ち合わせだとか

はたまた資料を作成するのに与えられてる時間

それから日常の中でも

通勤の時間だとか、食事の時間とか、睡眠の時間だとか

いうようなものがあると思うんですけれども

この時間の配分、果たして適切でしょうか

今までと同じことをずっと繰り返していたら

なかなか改善とか成長とか進めませんよね

なのでこの時間

どれだけその時間を費やすかっていうことを見直す

という必要があります

今までやってきたこと

1時間かけてきたことを思い切って半分にするとか

場合によっては行き過ぎですけれど

やめてしまうということも含めて

時間の配分を大きく変える

これは生産現場における作業標準だとか

かけている納期の問題だとか

いろんなところにも及ぶ話です

是非この時間、どれだけ時間をかけるかということを

考え直してみる必要があると思います

そして実際に0を1にする3つのほうほということで

時間ないところから生まれるわけではないんですけど

何かをやめてしまうとか

思い切ってやり方を変えて削減しまえば

時間は生み出されるわけですよね

そういったものの考え方で3つ

1人の時間を作って自分で考える

ということをしてみましょうということ

それから逆にディスカッションでいろんな人

色んな考え方を持つ人と意見交換をしながらより良いものを探るということ

それから3つ目

信頼できる人に話をしながらさらに良い提案をもらうとか

そのきっかけを作るとかということも必要かなと思います

まず今やるべきことこれが果たして本当に必要なのかっていうことを考える

そのためにはその仕事の全体が

分かってないと駄目だと思うんですね

それから時間

あることをやりながら

あれもこれもとなっているのか

集中してやっているのか

これによって時間はうまく使えてるようなはずだったのが

そこで同時並行でミスがあってしまえば

一個一個集中してやった方がいいのかとかいう

これはどちらがいい悪いではなくて

比較をしてみると

それから優先順位をつけて

何を先にやるかとかということを考える

ということも必要だと思います

生産現場でも作業工程って今までの当たり前のような

組み立ての順番を入れ替えるということを思い切って見直すと

という考え方もあると思うんですね

それからかける時間

1ヶ月、3ヶ月、半年、1年、3年、5年

という長いスパンで考えること

それから短いスパンで考えること

これについてもいろんな考え方

思い切って3年でやることを1年でやってみようとか

逆に1年でやってたことを分散して3年かけてじっくり

少しずつやってみようとか

これも色んな考え方あります

そして余った時間をどうするか

これが大事です

何にその時間を使うか

 

単に時間が短縮にしました時間余りました

その時間を持て余してしまっては意味がありませんよね

ぜひ浮いた時間で何をするかこれを考える

例えば今まで1時間の会議を30分にした

じゃあその空いた30分を何に使うのか

サプライヤーとの交渉、納期調整

いや事業計画、販売計画

新しいサプライヤーの調査

色んなことに時間を使えるわけなので

どれだけその余った時間が有効活用できるか

ということですよね

時間を使う中でいろんな問題あると思うんですけど

何かに大きな問題があって

前に進まないということがあれば

その問題を取り除くということが

まず先になると思うんですね

そう言った優先順位

何をまず先にすべきかということを考えないと

大きな問題は後回しにして

目先の小さいことだけ改善しましたと言っても抜本的な改善にはならないので

今あること1番時間かかっている無駄な事

それを改めるところからやっていきましょうということですよね

既存の考え方にとらわれないためには

思い切った視野（シェア）の拡大、考え方を変える

ということをしていかなきゃいけない

あたりまえを疑えというタイトルなんですけれども

購買の仕事の中では例えば在庫管理

在庫回転率、できるだけ回転率を高めましょうといっても

そもそも在庫回転率を上げることが効率的？

コスト削減？品質向上につながる？ということで

無理やりこの在庫回転率に的を絞った結果

それが目的になってしまって本末転倒になる

ということがあってはならないので

これでどれだけコスト削減

限られた資源を有効活用できるかっていうことを見ていかないと

数値が上がりました

だけどいろんなところで慌てて処理をした結果

ミスがあってそれで余分な時間が費やされてしまいました

なんていう本末転倒なことがあってはならないわけですよね

このような考え方

回転率、在庫回転率を上げましょうということ自体に疑いを持つ

ということも必要だと思うんですね

かえって在庫回転率を落とした方が

投資効率、今の生産計画、販売計画にそぐわないのか、ぴったり合っているのか

そういったものを見ていかないと

本当のコスト削減とか、時間の有効活用だとか

業務の改善だとかならないはずなんですよね

そういうことを是非考えて欲しいなと思うんです

 

それから今のルール、慣例

これを疑うということなんですけど

そもそも会社の運営、会議のあり方

役員会から始まって担当者レベルまで

今までのやり方をどう変えるかですよね

今まで効率が悪いとか会議で生産性が悪いとか

いいアイデアが浮かばないとかっていうことであれば

そもそも会議自体やめたら？

今、在宅勤務になって

コミュニケーションの仕方が大きく変わっているこの時期に

何をどうすれば物事が決まり

前に進むのかということを

みんな考えていると思うんですね

是非その考え方も今がチャンスですから

どんどんどんどん進めていって欲しいと思います

まさに当たり前だったことが

今は当たり前でない時代

特にこの新型コロナウイルスの対策で

感染防止のために在宅勤務が増え

直接のフェイス to フェイスのミーティングが減り

いろんなコミュニケーションスタイルだとか、

決済の手順が変わっているのでであれば

それに見合った形で考え方を変えてくということが必要かと思います

是非既存のルールｍそれから承認ルートとか

いろんなものを変えていく必要があると思うんですね

場合によってはオンラインで同時決済、承認が取れない場合は

その人に対して説明をして、理解を求めて

短期間で合意に導く、承認を得るというような考え方も必要かなと思います

 

是非このあたり前を続けるということ自体が果たして本当にいいのか

これだけ変化の激しい時代の中で

変化を求められているのであれば

それに合わせて柔軟に対応していくという必要があると思います

そしてこの慣例を疑うということなんですけど

今の世の中、色々なしきたり、ルールあります

ありましたになりつつあります

これをどう変えていくかは

個人のレベルではダメですね

できるだけ多くの人、組織、取引先

さらにお客様も含めて

どんどんどんどん考え方を広げていく

協力者を増やしていくということをしていかなければいけないですし

逆に他の人の意見も

どんどん取り入れていかないといけないと思います

業界を超えていろんな取り組みをしていく必要があると思います

コミュニケーションを疑うということなんですが

まさに今チャンスですね

こういう時代の中で

どれだけ新しいコミュニケーションスタイルが

自分のものとして使えるようになるかだと思いますので

口頭レベルの話だけではなくて

パワーポイントで図や表を使うとか

色別のワンポイントでも赤や黄色、青を使って分かりやすくする

モノトーンではなかなか

画面の表示の中でもすわりにくいのであれば

資料の作り方

できるだけ省力で短時間で作るのですが

それでも効果のあるもので見せると

口頭での説明と

その図表をうまく組み合わせて

明確にメッセージを伝えるという工夫をしてほしいと思います

今までの単純なエクセルの図表だとか

ワードの文章だけの相手になかなか

インパクトとして伝わらない資料であれば

改善する必要があると思うんですね

こういったコミュニケーションを変えてくということは

いろんなビジネス書でいろんなものが出でいます

全てが正しいわけじゃないですし

全てが使えないってことでもないので

その中からどれだけ

自分に価値のあるものを拾い出してくるかということになると思います

 

マネジメントを疑うということなんですけれども

組織のあり方

それぞれの役職の責任の範囲だとか

仕事のあり方自体を根本から見直す必要がある時期にきました

是非上司としては部下をどうするか

逆に部下としては

今まで言われたことをやるだけではなくて

自分から進んでどんどんどんどん新しいアイディアを

上に伝えてそれを説得して実施に結びつけるという

そういうことをしていって欲しいと思うんですね

だから過去の成功体験が通用しないという時代になっている

この時代ですから

今までのマネジメントスタイルは

やっぱり疑ってかからないと今後、大きく改革、進歩っていうのはないと思います

 

大事なのは

何があったのか

何が起きたのか

ということを客観的に外から見て

それを次の行動に

どうやって活かすかだと思ういます

是非本当に活かしてほしいんですけれども

最後に自分自身を疑う

これなかなか1番難しい

自分自身が今までやってきたことを

ある意味否定することになるので

ただこれ全面的に否定するということではなくて

根本から変わるということじゃなくて

変えるべき部分、時代に合わせて変える

時代の少し先を行くために

何をどこの部分だけ変えたらいいか

っていうことを考えて欲しいなということです

購買の仕事でいけば

今までのありきたりの交渉の方法だとか

データ、資料の分析の方法だとか

在庫管理の仕方だとか

ということをどれだけ短時間で効果的に成果を出すか

ということから始まって

自分の時間の使い方

上司とのコミュニケーションのあり方

さらには友人だとか自分のネットワーク

そういったものを含めて健康管理や時間の配分

在宅勤務と出社する時の仕事の内容

移動時間も含めてどのように有効活用するか

 

データの収集の方法、ネットから情報を収集するその手段や

テクニック、方法についても

今が最適と思わないでさらなる良いもの

効率的なものを見ていくということが大事だと思うんですね

是非この当たり前と思ってること

今までずっと自分が良いと思って

続けてきたことを根本から見直して

根本からそっくり変えるということではなくて

根本から見直しをした上で

続けるべき事、変えるべき事

それを考えて購買の仕事に活かしてほしいと思います

今日は以上です

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まだまだこの当たり前を疑うということの先にある

これからの購買業務のあり方だとか

改革の仕方だとかいろんなお話をしていきますので

是非これからもよろしくお願いいたします

今日は以上です