価値ある情報、取得できていますか？ビジネスで重要な情報整理！

今日は購買の仕事だけでなく

ビジネスにおいてとても重要な情報の整理

この情報の整理についてお話しします

これだけ情報に溢れてる今

情報が不足しているということはないと思います

逆に情報が多すぎて

その中からどれが本当に価値のある

自分にとって重要な情報なのか

会社やお客様にとって何が大切なのか

それも今すぐなのか将来必要なのか

そういったたくさんある情報の中から

 

価値ある情報を選び出して

その情報を整理して

必要な時にその情報が取り出せるという状況にしておくことが大事です

膨大な情報を暗記することは無理ですし

紙のファイルに保存するというのも

もう時代遅れですね

データ化してパソコンのファイルに入れても

すぐに検索して取り出せなかったら意味がないですよね

 

なので必要な時に必要な情報をすぐ取り出せる

ということが大事ですし

どんどんどんどん今新鮮な新しい情報も

明日にはもう古くなっているということもあります

そういった情報の新鮮さを常にキープするということも大事です

 

購買においては製品の情報、品質管理の情報

サプライヤーの情報、納期の情報

どんどんどんどん日々、刻々と変わってきます

その変化の中で

毎日更新しなければいけない情報だったり

月に一回で良い

一年に一度、更新されれば良い

いろいろな情報があります

 

例えばお客様からのクレームの情報

これどういう風に管理をしていったらいいでしょうか

お客様が感情的に一方的に喋ったことを

そのまま保存しても意味がありません

それを関係部署に伝えて

次の製品の改良に反映させるのか

すぐに問題を対処すべきなのか

関係部門、品質管理部門や生産部門、営業部門、アフターサービス部門と連絡を取って

 

早急に対処しなければいけないのかという即時性

ないしは継続性

いろんな判断を伴う場合に

どのような数値、データや情報がどこに保存され、どこへ伝えられ

どのように次の行動に移すかということを考える

そしてその情報を必要なところに検索しやすい状態で保存する

これが今、私たちに求められていることだと思います

 

例えばあるその情報を

階層的に整理して保存する場合

例えばある製品や部品のクレームが起きた場合

対象品目は何でしょうか

その品目の種類はどのくらいあって

どこの部分がどのぐらい使っているもの

金額がいくら

そのサプライヤーは

どういう会社

以前にもそのようなクレームはあったのか

問題は具体的に何なのか

原因はどこにあるのか

いつから発生しているのか

それが一部なのか継続的なのか

それともランダムなのか

さらに関係者にも伝わっているのか

関係部署や上司、取引先、サプライヤー、お客様にフィードバックはしているのか

待たせていないのか

更にその顧客に対する影響は

今後の製品の販売については

アフターサービスへのフォローは

場合によっては保険ですとか

いろいろな次のプロセスで

話をしていかなければいけないのかというように

整理された情報が

それぞれ緊急性か

そうでないのかによって処理されるスピードも違ってきますし

どこの時点で

誰に伝えなければいけないか

ということも変わってきます

 

クレームの情報も蓄積されると

今後、製品の改良ですとか生産の方法ですとか

サービスのあり方への変更にも及んできます

それが少しでも

将来に役立つようにするためには集計された文字の情報をできるだけ数値化して

分析できるようにしていきたいです

将来はこれが

人工知能に取って代わられて

自動集計分析されるというところまで進むでしょうけれども

実際にそれからどのような判断をしていくかは

まだまだ人間が考えていかなければいけないことです

情報の整理も日々起きていることが

刻々とインターネットで掲示され

どんどん消えていますけれども

価値のある情報は

いつまでも記帳（貴重）に残っていきます

それでも一定の期間を持って捨てなければならないとか

新しいデータに更新しなければいけないとか

 

管理基準を見直ししていかなければいけません

ある程度まとまったところで

ストレージに移し替えとかということも必要です

これを食品で例えれば

その日のうちに食べなければいけない生ものなのか

一定の期間保存が効くものなのか

備蓄しておかなければいけないものなのか

緊急時のために取っておく

非常食なのか

それぞれ保存の仕方や賞味期限、消費期限

違うと思うんですけれども

 

我々が購買がその他の部分もそうですけれど

管理している情報が使える期間というのは限りがあります

賞味期限が決まっています

常に新しい最新の情報を仕入れることが大事です

 

特に最近話題になっている

リチウムイオン電池

これもまた別途詳しく話もしていきますけれども

すでに新しい電池が今

開発されようとしています

全固体電池とか

樹脂で固められた発火性のない

新しい電池の開発が進んでいます

電池に関わるいろんな情報も

去年新しかったものが既に今年もう古くなってしまっていて

さらに来年には新しい電池が一般の

商品として販売される可能性も出てきています

 

こういった時代の変化に合わせて

情報を常に使える状態

新鮮な状態、取り出せる状態にしておくことが大事です

今日の情報の管理、クレームをメインにしてお話をさせていただきましたけども

次は価格や相場の分析など

経済のマクロからミクロに至るまでの話をさせていただきたいと思っています