購買スタッフを育てるために、基本業務を理解しよう

今日は購買の人材を育てる 

まず購買の基本業務 

これについてお話をさせていただきます 

さて購買 

どのような経験、知識が必要でしょうか 

当然サプライヤーから物を買う、価格交渉をする 

最終的に売買契約を締結してものを納品し 

そしてそれを確認した上で 

請求書をサプライヤーからもらったら 

それを今度は経理部門に提出して支払いをする 

これまでで基本的なものを買うという 

プロセスの一連の流れになるわけですけれども 

まず基本がこの物を買う 

買うためにどのような手続きをとるか 

最終的に買ったものに対しての支払いをするかということが 

まず理解している必要があります 

実際には会社の組織 

大きさによって様々な部門に業務が分かれますけれども 

大体支払いは経理部門がやっているとか 

原材料部品の入庫作業は物流部門とか倉庫を管理してる部門 

それから検品作業 

品質が決められた仕様通りだとか 

傷がないだとか不具合がないとか故障がないとか 

そういうチェックをしているのが 

品質管理部門だったりするわけです 

最終的にどれだけの発注に対して 

どれだけの物が入ったかという検収作業、検品作業があって 

最終的にもらった請求書と発注書 

それから現物これをきちっと照らし合わせて 

照査という作業になるんですけれども 

それで最終的にサプライヤーに支払うというところまで 

ある程度流れは基本的に知っている 

何が行われている、どんな書類が必要だ 

どこまでやれば購買として責任を果たしたか 

ということが理解してないと 

色んなトラブルが発生します 

これ自分がやるやらないは別にして 

この流れを基本的に知っておくという必要があります 

そして物を買うといったときに 

個人レベルでいけば 

お金を払ってものをもらって 

支払ったらレシート、領収書をもらって 

ということになるんですけれども 

少し高価なものですと 

ちゃんと紙の保証書から始まって 

場合によっては契約書を交わしたりとか 

いろんなことがあるんですけれども 

企業の購買においては単品で物を買うのか 

年間契約だとかさらにもっと長期だとか 

色んな形で継続的に取引をするということが多いと思うんですけども 

売買契約を大きく分けて2つ 

基本契約というのと個別契約 

個別契約というのは 

普段発注書を出していると思うんですけれども 

 発注書、具体的に数量がかかれ 

単価が記載され、納期が記載されている  

ということが多いかと思うんですけども 

この納品書、発注書に対する納品書 

サプライヤーが発行したもの 

それを今度は発注書と納品書、請求書を突き合わせて 

支払いに持っていくという中で 

その発注書が契約書に基づいているかどうか 

例えば支払い条件だとか 

もし輸入だったら通貨が何なのかとか 

もし納期遅延になった時に何かペナルティはあるのかとか 

様々な契約の内容の基礎事項がある程度わかっている 

細かい問題だとかもしトラブルが発生したときは 

それは法務部門の協力を仰ぐとか 

　　弁護士の力を借りるということが必要になる場合もありますけども 

基本的には売買基本契約書の記載内容が分かっている 

何が重要なポイントであるかということがまずは購買の 

スタッフとして知っておくべきこと 

メインの記載内容としては 

何をどれだけの価格で 

いつまでに基本的な内容はね 

それは大体発注書に書かれてるんですけども 

じゃあ具体的にいつからいつまでの間で 

どのぐらいの価格で何個買うというようなおおよそを 

決めると言った時にじゃあその通りにならなかった場合 

決めた通りにやらなかった時に 

 契約違反だとか債務不履行だとかというトラブルがあった時に 

じゃあどのように解決するか 

というようなこと 

もし虚偽な記載があったり 

ないしは不具合を隠して納入したりとか 

そういう瑕疵担保責任の問題だとか 

もし納入した後で製品に不具合があって、事故があって 

その例えば人が怪我をしたとか 

なった時にどこまで損害賠償を負うかとか 

そういった記載内容 

様々な記載内容をどこまでおおよそとして　 

購買部門として把握しておくか 

ということは大事だと思います 

  

中国では特に損害賠償の記載が 

非常に厳しかったりするんですけれども 

特に納期遅延だとかなかなか 

サンプル通りの品質を大量生産 

ロット生産の時にその通りに作れなかったりとか 

いろんなトラブルがあります 

その時にどうやって契約を解除するかとか 

損害賠償を請求するかとか 

ということも購買部門としておおよそを知っておく必要があると思います 

なるべくそのようにならないために 

どのように交渉して合意に導くかという交渉のスキル、テクニック 

そういったものも必要になってくると思います 

更にサプライヤの財務たいしつ 

損益計算書や貸借対照表 

キャッシュフローの計算書 

これがある程度読めるということも必要です 

その企業がサプライヤーがどのぐらいの信用力があるのかとか 

財政的に余力があるのか 

それによって今後、生産が増えたり減ったりした時に 

いろんな対応ができるかというものを見た時に 

経理の欠損データ、公表されている損益計算書 

そういったものが正しく読めるかどうか 

そこから何が読み取れるかということをある程度知っておく 

専門的な話は財務部門、経理部門に委ねる 

トラブルがあった時は法務部門に委ねるということになるんですけれども  

購買部門として基礎的な内容はある程度知っておく 

ということが必要になると思います 

経理や法務の顧問弁護士に任せるということは大事なんですけれども 

でも基本的な内容はおおよそは知っておく 

これが購買スタッフとして 

まず基本として必要知識になります 

  

交渉力については経験になりますので 

またそれはとても重要な話になりますので 

別途、解説をしていきたいと思います 

まずは若手の特に新入社員を中心にした 

購買スタッフを指導する、育成するというにあたり 

基本的に何を知っておいてもらうかという話をしました