アジャイル開発型受発注システム導入で機能改善サイクルを半減したプロジェクト事例

アジャイル開発型受発注システム導入で現場が変わる：課題と成果のリアル

製造業の現場では、受発注システムはもはや「管理の中枢」と言っても過言ではありません。
部品や資材の調達から生産管理、納期管理、品質保証まで、全ての基盤を担うこの領域は「昭和的なアナログ運用」が色濃く残っている会社も多いのが現状です。
そんな中、私たちが取り組んだアジャイル開発型受発注システムの導入は、固定観念を打破し、現場の改善サイクルを劇的に短縮しました。

本記事では、製造業で20年以上現場を見てきた筆者が、バイヤーやサプライヤー、現場スタッフの視点も織り交ぜながら、実際に体験した苦労や工夫、導入プロジェクトの成否を振り返ります。

アナログな受発注管理のもたらす課題

紙とエクセルと「伝説のノート」運用の現実

古い受発注管理の象徴ともいえるのが、手書き伝票・エクセル・共有フォルダ・「あのノート」。
現場にはこのようなレガシー運用が根深く残っています。
なぜ紙ベースが残るのか？
それは「現場で作業者が実際に手を動かす」瞬間の安心感、「変更時の見落としリスク回避」、「システムの立ち上げコスト・心理的抵抗」といった要因が大きく影響しています。

しかし、こうした手作業中心の管理では
・発注漏れや重複発注の発生
・状況をリアルタイムに把握できず、納期遅延や在庫過多に気付きにくい
・属人的な業務になりやすく、担当者が変わると途端に混乱する
・システム化されていないことでデータが分散し、集計や分析の手間が膨大
といった課題が山積しています。

現場の「忙しさ偏重」が変革を阻む壁に

製造業にありがちな「納期最優先」「作業優先」「残業は美徳」文化には、業務改善やシステム化が「二の次」になってしまうという弊害もあります。
日々の目先の業務を回すので手一杯、という現場の空気こそ、数十年同じ運用から抜け出せなかった最大の理由でした。

アジャイル開発型システム導入への挑戦

なぜアジャイルが適していたのか？

実際の現場には、現場でしかわからないリアルな業務フローや、「暗黙知」ともいうべき独自ルールが存在します。
画一化されたパッケージシステムではカバーしきれないナレッジを、『素早く形に→現場で検証→すぐ改善』するアジャイル開発こそ、求められていました。

さらに、
・現場ニーズを反映しないと永遠に使われない
・数ヵ月に一度しかリリースされないと、タイミングを逃す
・業務が日々変わる製造現場にはスピード命
といった背景がアジャイル開発に大きな追い風となりました。

プロジェクト発足と「共創」のスタート

プロジェクト発足時、まず心がけたのは「IT部門主導」ではなく「現場主導」。
具体的には、工場のバイヤー、発注担当、現場監督、サプライヤー担当者など、実際に手を動かすメンバーをアサインし、週次ミーティングを必ず開催しました。

最初の一ヵ月で行ったことは
・現状運用（紙、エクセル、手書きノート）を徹底的に「見える化」して棚卸
・各プロセスでのペインポイント（困りごと）をヒアリング
・「理想的な姿」を業務ごとにブレスト
というアナログ手法の徹底です。

その上で、「とりあえずシンプルなプロトタイプ」から着手し、現場フィードバックをもとに機能を追加・修正する回転数を意識しました。

現場目線で変えた開発アプローチ

徹底的なユーザー目線で「使われる」システムを実現

最大のポイントは「ITリテラシーが低い現場作業者でも、一目でわかるインターフェース」を目指したことです。
たとえば
・画面上で必要なことだけ強調、装飾を最小限に
・誰が、何を、いつ発注したのか履歴が自動記録
・バーコードスキャンや簡単なテンプレート入力で工数削減
・現場からの問い合わせや質問を逐次Q&A化してマニュアルを常に更新
といった工夫を続けました。

また、バイヤーの「今ある在庫の正確な見える化」に徹底してこだわり、サプライヤーには「発注情報の即時伝達」「納期変更時にはプッシュ通知」という安心とスピードの両立を意識しました。

現場の「あるある」課題を解決して共感を生む

開発中よく出た声は
・「部品Aと部品Bを別々の帳票で管理していて毎回混乱する」
・「急な仕様変更で翌日までに発注数をまとめて連絡しなければいけない」
・「製造現場の人がIT用語やデータ構造を全く理解できない」
といったものです。

これらに対して
・帳票形式を統一する＆ワンクリックで切り替え可能に
・急な変更履歴もログとして全自動で残す
・操作説明や画面遷移を徹底的にシンプル化して「直感で使えるUI」を追求
など、徹底して「現場の言い分を聞く」ことが成功のカギでした。

導入の成果：改善サイクルを半減させた実感

フィードバック→改善の高速回転を実現

アジャイル導入初年度、現場改善サイクルは平均10週間から5週間へと半減しました。
従来は「まず紙で現状把握→担当者会議→新ルール策定→導入して不具合発覚→再修正→再会議」という流れが、ITシステム内で「画面上で課題をその場で指摘→即座に直す→次回会議にはもう反映」と劇的にスピードアップしたわけです。

また、
・手戻りやミスに気付ける「ログ機能」追加でトラブル減
・担当者異動やサプライヤー変更時でも引継ぎが容易に
・納期調整の自動化により急なトラブル時も現場に混乱なく対応
といった具体的な成果が現れました。

属人化脱出と新たな組織風土の醸成

最大の副産物は、「自分の業務がデジタルの中で“見える化”されている」安心感が広がったことです。
これにより、「特定の担当者しかわからない」→「誰でも分かる・引き継げる」へとカルチャーが変化し、若手のバイヤーや新任担当も積極的にシステム改善に関わるようになりました。

「昭和的な根性論」から脱却し、「見える」「データ活用」「持続的改善」が現場文化として根付きつつあります。

課題と今後の展望：業界全体が変わるために

残るアナログ文化、変わりゆくサプライチェーン

多くの現場ではまだ
・FAXでの受発注依頼
・電話口での納期調整
・紙帳票との一部併存
など「昭和レガシー」が残っています。

しかし、
・前例ができれば同業他社にも水平展開しやすい
・データの一元管理でサプライヤー選定や価格交渉が高度化
・IT活用スキルを持つ若手人材の獲得・定着
という風土が徐々に生まれています。
今後は、業界界隈での情報交換やシステム共通化、API連携によるサプライチェーン全体の最適化がより進むでしょう。

「現場目線」のプロフェッショナルが価値を生む時代へ

どれだけAIやIoT、RPAが進化しても、「現場の業務フロー」「物流/工程/調達といった複雑な工場ルール」「社内外の担当者間関係」の深層を知っている人の価値は高まっています。

バイヤーを目指す方、現場での改善や受発注管理の業務を担う方、サプライヤーとして取引先ニーズを知りたい方。
どの立場でも、「自分の現場を俯瞰して、全体最適と細部最適を回す力」が不可欠です。

この事例が、貴社の現場改善や次世代システム導入、および現場知見のアップデートのヒントとなれば幸いです。

まとめ

アジャイル開発型の受発注システム導入を通じて、現場主体での改善サイクルを半減できたことは大きな成果です。
成功のポイントは、「現場の声を徹底的に聞いて反映」「手触り感のあるプロトタイプで実地対話を重ねる」「データとプロセスの見える化」であり、そこには昭和時代のアナログ運用で苦労してきた「生々しい知恵と経験」が活かされました。

デジタル化・DXの波は待ったなしです。
ぜひ、現場から新しいイノベーションを生み出す仲間となり、日本の製造業を共にアップデートしていきましょう。