システム運用コストを過小評価して予算不足に陥ったDX失敗談

はじめに：DX推進の壁―「運用コスト」という見えない落とし穴

製造業におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）は、競争力を高める大きなチャンスとして各社がこぞって取り組んでいます。
特に調達購買、生産管理、品質管理、工場自動化などの現場では、「業務効率化」「人的ミス削減」「コストダウン」「働き方改革」がDX導入の主な目的です。

しかし、華やかなDX先進事例が喧伝される一方、その裏で泥沼化する失敗事例が少なくありません。
なかでも意外と見逃されやすいのが、「導入後のシステム運用コストの過小評価」による失敗です。
地方の中堅メーカーからグローバルサプライヤーまで、この“予算不足転落パターン”は昭和時代のアナログな体質が根深く残る現場でこそ頻発しがちです。

本記事では現場経験者の視点から、実際に起こりがちな「システム運用コスト」の見誤りパターンと、その背景・防ぐための具体策について深掘りします。
これからDXを進める方、またサプライヤー側・バイヤー側双方の視点で「真のコストとは何か」を再考するきっかけとしてもらえれば幸いです。

本質的なコスト算出不足の原因

1. 導入＝ゴールという思い込み

システム導入プロジェクトでは、“システムが稼働すればDXは完了だ”という誤解が少なくありません。
実際、多くの企業がパッケージ費用や初期構築費、初年度のランニング費しか予算化しません。

しかし、システムは設備や工場ラインと同じく「導入＝運用開始＝そこから人生が始まる」のです。
導入時は現場社員も気を張っていますが、半年も過ぎれば「保守アップデート対応」「追加要望対応」「トラブル対応」「属人化対策」といった多様な運用課題が次々と現れます。

特にクラウドサービスの場合は、毎月の利用料やアカウント増加、データ連携などに対する追加料金が膨らむ構造です。
また、システム操作変更やトラブル対応のための教育・マニュアル整備・ユーザーサポートなど、“目に見えないコスト”も積み重なります。

2. アナログ業務の実体を軽視

昭和から引き継いだ紙やFAX、口頭指示、Excel管理が現場に残る理由は、「これしか回らない現実」があるからです。
新システムの設計時、現場オペレーションの“例外”や“属人的な暗黙知”が十分に吸い上げられないままプロジェクトが進行します。
結果として、システム標準機能で対応できないグレー領域が大量に残り、それらを補う追加開発や運用フローが後から必要となります。

調達購買や品質管理の現場では、「例外は月100件中2件だから気にしなくていい」という判断が致命傷になることがあります。
その2件対応のために、従来のアナログ運用も“結局残る”二重投資が発生し、運用コストと現場の混乱が増幅します。

3. 業者依存によるブラックボックス化

SIerやシステム開発パートナーへの丸投げ、“ITに詳しい人材がいないからベンダーさん推奨プランにお任せ”という体制も失敗要因です。
本来、予算化すべき運用保守・追加改修費用や有事のサポート体制について、見積もり段階で曖昧なケースが多く見られます。
月々定額の「謎サポート費」の中には、“どこまで対応するのか”が明文化されていないことも珍しくありません。

ベンダー側視点でも「運用設計はユーザーの希望に応じて都度見積もり」「業務手順の変化や現場課題まで面倒を見きれない」と本音を抱える場合が多々あります。

典型的な運用コスト過小評価の事例

ケース1：調達購買のシステム導入でERP連携の壁

中堅化学メーカーA社は、調達購買業務のDXを目指して発注・見積り・仕入連携のクラウドシステムを導入しました。
従来のFAXや電話・メール運用から脱却し、取引先もプラットフォームに登録してネットワーク化。
初期見積・導入工事・基本月額利用料までは順調に進行し、予算内で稼働しました。

しかし半年後、社内ERP（在庫・会計連携）がマスタ受け渡しや伝票更新に必須となる特殊処理が発生。
ベンダーとの調整で「想定外の追加開発費」「諸経費の増額」「取引先追加登録費用」「現場マニュアル作り直し費用」で、導入費の2倍以上の運用コストが数年にわたり発生することとなりました。
その間、現場では新旧運用の併存や突発的なトラブル対応に追われ、現場工数も膨らみました。

ケース2：生産現場の自動化ラインデータ収集システム

自動車部品メーカーB社は、「IoTで生産現場の可視化と品質トラブルの早期検知」を目指しセンサーとデータ可視化システムを導入。
しかし、現場ラインの全設備が同じ仕様ではなく、一部工程でアナログ計測や旧式PLC（制御装置）が混在していました。

システム会社の「一括で収集可能」という提案通りには進まず、旧PLC分のアダプター設置や現場調整に予想外の初期費用がかかりました。
さらに、収集データの整理・統合・出力フォーマットの不一致で毎月特注プログラムの改修が必要となり、運用・保守費、社内IT担当の工数が想定の倍に膨らみました。

ケース3：サプライヤー側のWeb受発注対応

大手バイヤー企業への納品で「Web受発注システム必須」となり、サプライヤーC社は初期導入・月額費用を合意してスタート。
しかし、バイヤー側仕様変更やAPI連携要件の追加で、その都度追加開発とサポート費が発生。
現場社員の使い方質問やイレギュラー発注への問い合わせが多発し、社内アナログ運用から完全移行できないまま毎年保守費用が増加する体質となりました。

なぜ昭和体質の現場がDX運用コストの落とし穴にハマるのか

現場目線vs経営目線の乖離

現場のオペレーターや購買担当にとって「システムは動くことが最重要」です。
一方、経営サイドは「ROI（投資対効果）」や「コスト削減スピード」にばかり目が行き、導入前の効果シミュレーションが過度に楽観的に見積もられがちです。

また、アナログ運用に甘んじていた現場には、「システム運用に必要なリソース」や「保守運営ノウハウ」が根付いていません。
既存業務＋システム運用が“二重の負荷”となり、負担感から部分的にアナログに戻る事例も多発します。

ベンダー・サプライヤーとの契約・責任範囲が曖昧

日本のものづくり現場は、「長らく付き合いのあるベンダー」や「前任担当者からの引継ぎで曖昧な契約書」など、属人的関係が色濃く残っています。
契約やSLA（サービスレベルアグリーメント）の厳密な設定、「イレギュラー時の追加費用規定」「サポート範囲の開示」などが曖昧なまま運用に突入するケースが目立ちます。
この体質は、昭和時代からの「阿吽の呼吸」文化と密接に関係しています。

失敗から学ぶ—現場主導で「システム運用コスト」を見積もる方法

1. 現場オペレーションの実態を徹底的に「棚卸し」する

DX導入前、現場ヒアリング・業務フロー見える化・例外業務の洗い出しデータ化を徹底しましょう。
調達購買・生産管理・品質管理すべてについて、「紙運用」「Excel」「現物移動」「口頭伝達」を一件一件棚卸しし、「これは新システムでどう置き換わるのか？」「例外対応はどうするのか？」を現場レベルまで潰して見積もります。
アナログ運用を知り尽くした現場社員の意見は最重要です。

2. システム運用コストをパターン分解して仮設費用を試算

運用コストを「見積りやすい固定費」だけでなく、「想定外トラブルの発生頻度」「追加変更があった場合のエスカレーションルール」「教育・マニュアル改訂」「定期的な業務最適化会議」「現場サポート体制」など、あり得るパターンごとに分解して積み上げ試算します。

3. ベンダー・サプライヤーとの契約は“コスト項目ごとに見える化”して曖昧さを無くす

契約段階で「運用保守」と一言にまとめず、
– 月次サポートの内容と上限
– イレギュラー時の追加改修/追加費用ルール
– 品質改善・システム追加要望への対応フロー
– SLAに基づくペナルティ・報告義務

など、具体的なコスト項目・体制・責任分界点を文書化しましょう。
これはサプライヤー側にとっても“明確な事前合意”で後出しコスト請求リスクを抑えるメリットがあります。

4. DXは「段階的展開」と「現場の意思決定参加」でコスト肥大を防止

大規模な全社一斉導入ではなく、パイロットラインや一部署単位での“現場主導検証”を実施し、不具合や予期せぬ運用コストを先に「見える化」してからロールアウトすることが大切です。
現場キーマンの“コスト目線”と“使い勝手目線”を両立することで、運用後のトラブルやコスト膨張の芽を早期に摘むことができます。

まとめ：システムは「使い続けて初めて力を発揮する」

DXの成否は“導入よりも運用”で決まります。
システム運用コストの過小評価は、結局あとから現場負担と費用の肥大化という形で、製造業の現場に重くのしかかります。

経営者の皆様には、短期ROIやシステム導入費ばかりに目を奪われず、現場目線での「運用コストのリアリズム」を持ったPDCAサイクルを確立していただきたいと思います。
また、調達購買部門・サプライヤー双方にとっても、“表に出にくいコスト”を「見える化」することが、お互いの信頼性と持続的な業務改善への最短ルートです。

昭和型アナログ運用を知る現場の知恵と、ラテラルシンキングによる柔軟な未来志向、そして“システム運用コスト”の徹底的な掘り下げが、これからの日本の製造業を支えるカギとなります。