シェアードサービスセンター設立でグループ企業の発注業務を集中処理した効率化手法

シェアードサービスセンター設立の背景と製造業界特有の課題

製造業において、発注業務や購買業務は長年、各工場や事業所ごとに独立して実施されてきました。

特に昭和の時代から残るアナログ的な習慣や属人化した業務プロセスは、なかなか一掃されず、非効率の温床となっています。

近年、グローバル競争やコストプレッシャー、デジタル化といった外部環境の変化を受けて、発注業務の効率化と生産性向上は待ったなしの経営課題です。

その打開策として、多くの製造業が注目しているのが「シェアードサービスセンター（SSC）」によるグループ企業全体の発注業務の集約・標準化です。

本記事では、実務経験に根ざした現場目線で、シェアードサービスセンターの構築手法とその効果、導入時の壁、さらには今後の発展可能性について解説します。

なぜ今、シェアードサービスセンターなのか──その目的とメリット

発注業務の非効率が招く全体最適の遅れ

製造業の現場では、多品種少量生産への対応や系列会社ごとの特色による独自運用が根強く、「調達・発注業務＝現場の知見が不可欠」とされてきました。

しかし、結果としてさまざまな課題が表面化しています。

たとえば、重複購買によるコスト増、データの分断化による業務進捗の見える化不足、ベテラン担当者の定年退職によるノウハウ消失などです。

この状況を打破するためには、グループ横断での業務プロセスの標準化やノウハウの継承、デジタル化推進が不可欠といえます。

シェアードサービスセンターがもたらす三つの大きな変化

1つ目は、業務の標準化による属人化からの脱却です。

ベストプラクティスに基づいたプロセス整備で、各社・各工場のバラつきをなくし、誰が担当しても一定品質の業務を実現できます。

2つ目は、購買ボリュームの統合によるコストダウン効果です。

グループ全体で価格交渉力を高め、取引先との関係強化やコスト最適化が図れます。

3つ目は、デジタル技術活用による業務効率化です。

EDIやRPA、AI自動発注、電子承認などの仕組みとSSCを組み合わせることで、ペーパーレス化・省人化が加速します。

シェアードサービスセンター設立ステップ〜現場視点の実践フロー

現状分析と業務棚卸し

まず取り組むべきは、各グループ会社・工場の発注業務プロセスの徹底的な棚卸しです。

どの工程で間接部門が何時間かかっているか、帳票の種類や頻度、システムの有無、現場とのコミュニケーションの実態まで詳細に把握します。

棚卸し結果をもとに、共通化できる業務、独自性が必要な業務、そして将来的に自動化できそうな業務を分類します。

この作業は、現場出身者や業務経験者が主導することで、形だけの改革に終わらず、実効性ある設計が可能です。

標準プロセスとガバナンスの設計

SSC設立の肝は「標準プロセス策定」と「ガバナンス（管理ルール）」です。

全国に拠点を持つ大手製造業では、地域・慣習の違い、サプライヤー事情などを考慮しすぎて標準化が骨抜きになる恐れがあります。

重要なのは、「80%は全社共通化、20%は各社調整」といったメリハリある設計です。

発注品の分類（汎用消耗品、専門部品、固定資産、物流など）によりSSC対応範囲を明確にし、最終承認ルートや不明点発生時の一次窓口など、判断フローも明文化しましょう。

段階導入と現場巻き込み

一気に移行すると現場混乱や業務停滞につながります。

まずは比較的共通性の高い間接材などからSSCでの集中処理に着手し、並行して成果や改善点をフィードバック、徐々に範囲拡大を進める「段階導入（フェーズアプローチ）」が効果的です。

とくに従来担当者や現場リーダーには早い段階から参画してもらい、「自分ごと化」してもらうことが成功のカギです。

デジタル化との連携とRPA導入

SSC構築にあわせて、業務デジタル化も進めましょう。

たとえば、発注データの自動転記や定型帳票作成にRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を使えば、人出依存の業務量を劇的に減らせます。

また、EDIのような外部とつなぐ仕組みや、紙書類の電子化、クラウド文書管理など、最新技術を積極的に活用します。

シェアードサービスセンター導入で得られる経営効果と現場メリット

直接的なコストダウンと取引先との関係向上

最も分かりやすいのは、購買ボリュームの束ねによる価格交渉力の強化です。

グループ全体としてサプライヤーと長期的にWin-Winの関係を構築しやすくなり、安定調達にも寄与します。

また、多重交渉や重複購買を防ぐことで、不正やミスの予防にもつながります。

業務の属人化排除と人材流動化

業務が標準化され、SSCで集中処理することで、現場一人ひとりの負荷・責任が軽減します。

属人化した「●●さん流のやり方」から脱却でき、異動や退職があってもリスクを最小化できます。

同時に、SSCスタッフはさまざまな資材や部品、購買先情報に精通するため、バイヤーとしてのスキルも磨かれ、キャリアパスが広がる点も魅力です。

データの一元化による経営判断の迅速化

従来は各工場バラバラだった購買データを一元集中でき、調達コスト分析や業務プロセス改善の根拠として活用できます。

経営層がKPIやコスト構造をリアルタイムで把握しやすく、「見える化の推進」に役立ちます。

また、グループとしての調達戦略も立てやすくなります。

導入時にぶつかる壁──昭和的アナログ業界のリアル

現場との摩擦と心理的抵抗

現場目線で正直に言えば、SSC導入は歓迎されるものばかりではありません。

「仕事が奪われる」「現場の実情を知らない人間に任せられない」「上から目線の統制強化ではないか」といった声が必ず起こります。

とくに昭和から続く人間関係を重視する文化や、「俺が帳簿を手書きでつけているから安心」といった根強いアナログ志向が根深い場合、プロジェクト推進は困難を極めます。

システム連携と現場固有要件の複雑化

工場ごとに独自の購買管理システムや表計算ツールが乱立していたり、特殊部品の手配方法が違ったりすると、SSC標準化の妨げになります。

現場業務の「抜け漏れ」が後から発覚すれば、クレームや業務停滞にも直結します。

「なぜ現行フローがその形になっているか」まで掘り下げ、抜本的な再設計と丁寧な現場ヒアリングが必須です。

バイヤー志望者・サプライヤー担当者へのアドバイス

SSCで求められるバイヤー像とは

SSC体制下でバイヤーを目指す方にとって、これまでの「値下げ交渉の職人」から、「俯瞰的な購買戦略立案者」への進化が求められます。

複数工場の調達案件を束ねて分析し、最適サプライヤーの開拓やリスクマネジメント、多様な調達手法の提案ができる力です。

また、さまざまな社内要望を調整し、合意形成するファシリテート能力も重要です。

サプライヤーから見たSSCの狙いを知る

サプライヤーの立場では、従来のバイヤーと個々に長年築いてきたパイプがSSCによって「数値化・最適化」の土俵に変わる可能性があります。

しかし逆に考えれば、SSCの購買戦略やベンチマーク力を意識し、より効率的・付加価値の高い提案をすれば、大きな商機をつかむことも可能です。

SSCのキーパーソンや購買方針に目を向け、どんな協力体制が求められているか、先手で理解しに行く姿勢が重要です。

今後の展望〜SSCとデジタルトランスフォーメーション（DX）の融合

SSCは、単なるアウトソーシングや業務集中化ではありません。

むしろ製造現場に根差したノウハウとテクノロジーの融合による、次世代の調達・発注プロセスの礎です。

AIによる発注自動化や、需要予測と連動したサプライチェーン管理、さらにはグループ外のパートナー企業まで巻き込んだオープンなプラットフォーム構築など、「製造業調達DX」の中核としてSSCは進化します。

現場を知る者こそ、SSCの運営に実装感と現実感が出せます。

製造業のバイヤーやサプライヤーの皆さんには、単なる効率化にとどまらず、業界全体の競争力強化・持続可能性向上の視点をもってSSCに取り組んでいただきたいと強く願っています。