受発注データ二重入力防止で残業時間を月30時間削減した工場のデジタル化施策

はじめに：昭和型工場の“二重入力地獄”とは

製造業の現場に長らく身を置いてきた方なら、一度は「受発注データの二重入力」による手間やミス、それに伴う残業の増加を経験したことがあるはずです。

たとえば、生産管理担当がサプライヤーからFAXやメールで届いた発注データを手作業でExcelに転記し、その後、会計システムや自社基幹システムに再入力する――。
この“昭和型”のアナログな現場運用が、いまだに多くの工場で根強く残っています。

デジタル化が騒がれ続ける令和の時代に、なぜ二重入力のような無駄が解消できないのか。
本記事では、二重入力防止のために実際の現場で取り組み、月間30時間分もの残業削減を実現したデジタル化施策を、実例や業界動向を交えて解説します。

なぜ受発注の二重入力が発生するのか

アナログ文化が根深く残る日本の製造業界

日本の製造業、とくに中堅・中小企業では、かつて導入したレガシーシステムと紙・FAX文化が共存しているケースがよく見られます。

しかも、基幹システムや生産管理システムは大手ITベンダーのカスタマイズに頼ることが多く、現場が自由にデータ連携やフォーマット変更できないことが二重入力問題を助長します。

現場独自の“改善と属人化”の積み重ね

現場で「もっと効率を上げよう」と独自の管理ツールやExcelマクロを作ると、一時的に便利にはなりますが、公式なシステムとの連動がないため、結局はどこかで手打ちによる重複作業が発生します。

現場改善の積み重ねが、逆に属人化の温床になり、根本解決から遠ざかるというパラドックスが起きています。

二重入力削減の道は「システム連携」にあり

API連携やRPAの活用がカギ

近年、API連携で各業務システムをつなげたり、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）が現場の手入力業務を代行したりすることで、二重入力防止に成功する事例が増えてきました。

とはいえ、最新ITの知識が不足していたり、過去の運用を変える“痛み”を避けたりしたい現場が多いのも実情です。

現場目線での“すぐできる”二重入力対策

すべての業務システムをAPI連携で統合するのが理想ですが、初期投資やスキル面でハードルが高いのも事実です。

現場でまず着手できるのは「現状の情報入出力の棚卸し」「Excel等の共通フォーマットを用いたデータ流通」など、既存ツールの工夫による“アナログデジタルブリッジ”です。

たとえば、
– FAXや紙注文書はスキャン＋OCR変換して直接Excelに落とし込む
– Excelで標準フォーマットを作り、そのまま各システムへコピペ、もしくはCSVとしてインポート
– データ連携できる簡易RPA（UiPath、Power Automateなど）の限定活用

といった“つぎはぎ型”でも効果的なアプローチは可能です。

【事例】月30時間もの残業時間を削減した現場の工夫

実際の取り組み：二重入力ゼロへ向けた布石

私が携わった工場では、資材発注～納品～検収～支払処理の各段階で発生していた二重入力・転記業務に着目しました。

労働時間のムダだけでなく、「どこかで転記ミスがある」「バイヤーが何度もサプライヤーに確認」といった負の連鎖が発生していたのです。

システム統合なし、“橋渡し機能”の構築

当時は現場担当者の業務Excelファイルによるデータ管理が主流でした。

ここに以下のような改善を加えました。

1. 発注書作成ExcelをVBA（マクロ）で自動化。発注内容を入力後、仕入れシステム用のCSVと、納品確認用リストを自動生成
2. 納品書データもExcelの標準フォーマットへサプライヤー側に入力協力を依頼。納品時はデータ取り込みのみで済む仕組み
3. 検収から会計へのデータ連携にも、受け渡し専用フォルダを作り、ダブルチェックを減らす

結果的に、月あたりの時短効果は平均30時間。何より、現場作業者や間接部門のストレスも大幅に減りました。