国際安全規格に適合した取扱説明書の作成法とテクニカルライティングのポイント

はじめに

国際安全規格への適合は、製品が世界市場で受け入れられるために欠かせません。
特に取扱説明書は、製品の安全性や効率的な使用を確保するため、ますます重要な役割を果たしています。
本記事では、テクニカルライティングの視点から、国際安全規格に適合する取扱説明書の作成方法について詳しく紹介します。
特に、製造業の現場で役立つ実践的なポイントを中心に解説します。

国際安全規格とは

国際安全規格は、製品やプロセス、サービスが安全性を確保し、市場での受容性を高めるために設定された基準です。
主要な規格としては、ISO（国際標準化機構）、IEC（国際電気標準会議）、UL（アンダーライターズ・ラボラトリーズ）などがあります。
これらの規格は、国際的に調和された基準を提供し、製造業者が異なる国の規制に対応することを支援します。

ISOの重要性

ISO規格は、世界中の製品とサービス、システムの安全性と性能を向上させるための枠組みを提供しています。
製造業においては、品質管理、環境マネジメントシステムなどの分野で広く採用されています。
製品安全に関しては、ISO 12100「機械の安全性−設計のための一般原則―リスクアセスメント及びリスク低減」が基本的なガイドラインを示しています。

IECと機械電気製品

IECは特に電気・電子機器に関わる安全基準を提供します。
例えば、IEC 60204-1は機械の電気機器に関する安全規格で、電機設備の設計や保護、制御についての重要な指針となります。
この標準に準拠することで、製品の国際市場での競争力を強化できます。

取扱説明書作成の基本方針

製品取扱説明書は、ユーザーが製品を安全かつ効果的に使用するための情報を提供するものです。
国際安全規格に準拠し、必要な内容を網羅することが求められます。

簡潔で明確な言葉遣い

説明書の文章は簡潔で明確であるべきです。
専門用語や難解な表現を避け、一般的な語彙を使用しましょう。
また、短い文を使用して、一文一義を心掛けることで情報が伝わりやすくなります。

視覚的要素の活用

視覚的要素、特にイラストや図解は、複雑な情報を直感的に理解しやすくします。
部品の取り付け方や操作手順などは、図解を用いると効果的です。
これにより、言語の壁を越えて情報を伝達できます。

ユーザーを意識した構成

説明書はユーザーの視点に立った構成が求められます。
例えば、初心者ユーザーに向けた基礎的な操作説明と、熟練者向けの詳細手順を分けるなど、ターゲットに応じた情報提供が必要です。
また、クイックスタートガイドを冒頭に配置することで、初めてのユーザーが容易に製品を使用開始できるようにします。

テクニカルライティングのポイント

テクニカルライティングは、専門的な情報を誰にでも理解できる形で提供することを目的とします。
特に取扱説明書においては、その技術とスキルが製品の評価に直結します。

一貫性のある用語使用

用語の一貫性は、ユーザーが混乱しないために重要です。
製品に関する名称や操作に関する用語のリストを作成し、それに基づいて説明書全体を統一します。
これにより、ユーザーは特定の用語が何を指すのかを容易に把握できます。

ユーザーフィードバックを活用する

ユーザーからのフィードバックを取り入れることは、取扱説明書の改善に欠かせません。
実際の使用経験をもとに情報を補完し、説明を分かりやすくすることで、ユーザー満足度を高めます。
アンケートやレビュー、サポート問い合わせなどから貴重な意見を取得することが可能です。

法規制対応の徹底

各国の法規制への対応は、リスク管理の一環として必須です。
取扱説明書は、その製品が法規制を遵守していることを示すためのツールです。
定期的な規制チェックとドキュメントの更新を行い、新しい法的要件に適応します。

事例：成功する取扱説明書作成プロセス

成功する取扱説明書作成のプロセスは、計画、作成、レビュー、そして改善というフェーズに分けられます。

計画フェーズ

まず、取扱説明書の目的と範囲を明確にします。
ユーザー層の特定、製品の詳細な分析、必要な規制要件を確認し、書式や言語、デザインガイドラインを設定します。

作成フェーズ

計画に基づき説明書を作成します。
ライティングとデザインチームが共同で、コンテンツを生成し、視覚要素とテキストの整合性を確保します。
プロトタイプを作り、関係者のフィードバックを得るのも効果的です。

レビューと改善フェーズ

説明書を完成したら、その内容を詳細にレビューし、校正します。
チェックリストに基づき、内容の正確性、整合性、一貫性などを確認し、必要に応じて修正を加えます。
最終的にユーザーテストを通じて実際の使用感を検証し、さらなる改善点を見つけ出します。

デジタル時代の取扱説明書への適応

技術の進化に伴い、デジタルプラットフォームを活用した取扱説明書の作成が進んでいます。
オンラインマニュアルや動画を組み合わせることで、ユーザーエクスペリエンスを向上させることができます。

オンラインマニュアルの活用

オンラインマニュアルは、常に最新の情報に更新できるという利点があります。
ユーザーは必要な情報にすぐにアクセスでき、インタラクティブなコンテンツを通じて理解を深められます。
また、環境に配慮したペーパーレスソリューションとしても注目されています。

動画コンテンツの導入

動画コンテンツは、特に製品の組み立てやトラブルシューティングにおいて有効です。
視覚的な手法により、具体的な操作手順を簡単に理解させることができます。
また、字幕を用いることで多言語対応も容易です。

まとめ

国際安全規格に適合した取扱説明書の作成は、製品の安全性とユーザーの信頼を高める基本です。
テクニカルライティングの基本に忠実でありながら、ユーザー視点を持ち、デジタル技術を巧みに取り入れることで、より効果的な取扱説明書を作成できます。
製造業の皆様が、このガイドを参考に世界に通用する取扱説明書を作成し、製品のグローバルな競争力を強化されることを願っています。