newjiデータアーカイブ検索フィルタで監査対応を迅速に行う方法

はじめに：製造業と監査対応の現状課題

製造業が直面する大きな課題のひとつに「監査対応」があります。

ISOやIATFといった品質マネジメントシステムの監査、顧客監査、内部監査など、監査対応の機会は増加の一途をたどっています。

一方、多くの現場では未だに「紙の帳票」や「エクセル台帳」に頼ったアナログ管理が主流で、必要なデータを即座に検索・抽出することが困難です。

データ要求に迅速に応えられず、監査官の前で慌てて資料をかき集めたり、「その書類は○○課に…」「担当者が休暇で…」といった言い訳が現場でよく見受けられます。

こうしたアナログな管理体制では、リードタイムの長期化、ヒューマンエラーの増加、監査評価の低下が発生し、最終的には顧客信頼の喪失にも繋がりかねません。

今回は、こうした課題に対し、近年注目を集めている「newjiデータアーカイブ検索フィルタ」というツールを用いた、監査対応の迅速化ソリューションをご紹介し、現場目線・バイヤー目線の双方からポイントを詳しく掘り下げていきます。

newjiデータアーカイブとは何か？

newjiデータアーカイブは、製造業の現場で発生する様々なデータ（品質記録、購買記録、工程管理表、設備保全履歴など）を一元管理し、高速かつ柔軟に検索できるクラウド型のアーカイブシステムです。

検索フィルタの設計においても、バイヤーやサプライヤーそれぞれの利害・業務フローに配慮したUI・機能になっている点が特徴的です。

このシステムを導入することで、
– 紙からデジタルへ
– 属人的ノウハウから組織知へ
– 過去データも迅速検索

といった、昭和的なアナログ管理から一気に抜け出す足がかりとなり、監査対応の質・スピードが飛躍的に向上します。

なぜ製造現場にnewjiデータアーカイブが必要なのか

（1）バイヤー目線で見る監査リスク

バイヤーは常にサプライヤーの選定と評価を行っています。

現場監査で調達・購買書類、部品トレーサビリティ、過去の品質不良記録などの提出が求められるのは当たり前のことです。

ですが、「●●のロットはどこ？」「この納入品、不良発生時の処理は？」などの問いに即答できないサプライヤーは信頼を失います。

バイヤーとしては「透明性」「追跡性」を重視するため、高精度なデータ管理と迅速なレスポンスを求めています。

（2）サプライヤー現場に根付く“アナログ体質”の壁

サプライヤーや下請け中小企業では、熟練者が頭で仕事を回し、「見れば思い出す」「ファイルを漁れば出てくる」式の暗黙知が根強く残っています。

そのため、データ要求が発生した際に「担当者の記憶頼み」「紙データの山から手作業で探索」という旧態依然の運用となり、監査の現場で大きなロスやストレスになっているのが現実です。

これを打破するには、newjiデータアーカイブのような「いつでも、誰でも、一発で」目的情報にアクセス可能なインフラが必須です。

newjiデータアーカイブ検索フィルタの仕組みと使い方

（1）きめ細かな検索条件設定

このアーカイブの最大のポイントは、細かな検索フィルタを自在に設定できることです。

たとえば「品番」「ロット番号」「仕入先名」「作業日付」「担当者」「検査結果」など、あらゆるタグ・属性でデータを絞り込むことが可能です。

「2022年7月に納入されたXX製品の品質記録だけ」「A商社から仕入れたロットの不良対応履歴だけ」といった“監査でピンポイントに問われがちな条件”も即時に絞り込めます。

（2）履歴の自動リンク

あらゆる記録データが「工程表」「購買記録」「品質検査票」などと自動的にリンクされます。

監査官から「このロットのすべての経緯を見せて」と求められても、該当ロットを指定するだけで、関連する全情報がワンクリックで一覧化されるため、人為的な抜け漏れや曖昧な記録によるトラブルを防げます。

（3）権限管理と変更履歴の可視化

監査では「誰が、いつ、どのデータを変更・確認したか」といった記録も重視されます。

newjiデータアーカイブは、ユーザーごとのアクセス権限管理や、変更履歴の自動記録機能を搭載。

これにより、「誰のどんな作業記録か」「不正な編集がなかったか」といった厳しい追跡監査にも耐えうる管理体制を確立できます。

監査対応フローをどう変革するか

（1）監査準備の“見える化”と事前シミュレーション

従来は監査直前に大慌てで資料集めをするのがあたり前でしたが、newjiデータアーカイブ導入後は「直近1年間の全監査項目をシステム上で可視化」「抜けがあれば即アラート」となるため、日ごろから安心して監査準備ができます。

また、自社独自の監査リストを検索条件としてあらかじめ作成しておけば、実地監査の“模擬訓練”として役立ちます。

（2）実地監査で「データ即時提出」を実現

現場で監査官が「この工程の過去6か月間の不良率データを見せて」と要望した場合でも、newjiの検索フィルタを使えば、担当者がすぐにスマホやタブレットで該当データを検索・表示可能です。

これにより「資料が出ない」「時間がかかる」といった不信や減点リスクを根絶でき、現場担当者のストレスも大幅に軽減されます。

（3）監査後のフィードバックや改善提案にも活用

監査後、課題指摘や改善要求事項に対しても、データの根拠を瞬時に説明・抽出できるので、エビデンスに基づく対策立案・報告が可能となります。

現場改善やクレーム対応でも、担当者の記憶頼りではなく、アーカイブされたデータから「どこでミスが発生したか」「再発防止策は有効に運用されているか」を明確に追えるため、PDCAサイクルを組織的に回す土壌が確立します。

アナログからデジタルへの現場変革事例

たとえば、ある自動車部品メーカーでは、1000件以上の品質記録を紙保管していました。

監査時は倉庫から台帳・バインダーを手作業で探して提出しており、ほぼ1日がかりの作業でした。

newjiデータアーカイブ導入後は、
– 全過去データをデジタルアーカイブ化
– 検索フィルタで条件指定し、約3分で必要資料全て抽出
– 監査対応工数が90%削減
– 監査官から「管理レベルが格段に向上」と高評価

など、現場の「働き方そのもの」が大幅に効率化されました。

デジタル化＝コストだけの負担と誤解されがちですが、「工数削減」「ヒューマンエラー撲滅」「企業イメージアップ」といった定量・定性的なメリットが多く、昭和的な“保守的人材”にも説得力のある成果を実現しています。

バイヤーから見た“選ばれるサプライヤー”の条件

バイヤーの多くは「属人的管理」から「透明なシステム管理」へのシフトを求めています。

newjiデータアーカイブ導入は、
– 監査リスクの低減
– 取引先評価の向上
– トラブル発生時の迅速な報告・調査

といった、バイヤーの信頼獲得のための武器となります。

「データを出せる＝信頼できるサプライヤー」の時代において、newjiのようなツール利用が、競争力の源泉として注目されています。

まとめ：業界のDX推進と自社ブランド向上

製造業は今、業界全体としてDX（デジタルトランスフォーメーション）への転換期を迎えています。

アナログ管理から脱却し、監査対応力を高度化することは、単なる“監査対策”や“働き方改革”の域を超え、バイヤーおよび業界全体に対する“自社信頼度とブランド力”を高める施策でもあります。

newjiデータアーカイブ検索フィルタは、単なるITツールを超えた「現場改善のパートナー」として、バイヤー・サプライヤー双方に新しい価値をもたらします。

もしあなたが「今の監査対応、正直つらい」「紙の山から脱却したい」「顧客・バイヤーから選ばれるサプライヤーになりたい」と考えているなら、今日からnewjiデータアーカイブの活用をぜひ検討してはいかがでしょうか。