日本企業の丁寧すぎる説明は海外では“不明瞭”と捉えられる理由

日本企業の丁寧すぎる説明は海外では“不明瞭”と捉えられる理由

はじめに：なぜ日本の説明は「分かりづらい」のか？

日本の製造業では「丁寧な説明」「細やかな配慮」が品質の高さとセットで評価されてきました。
顧客や取引先への報告書・プレゼン資料・仕様書においても、過剰なほど網羅的かつ慎重に言葉を選び、多義的表現を使う文化が根付いています。

しかし、こうした日本流の丁寧な説明が、いざ海外のビジネス現場に出た途端、「結論が見えにくい」「何を伝えたいのか分からない」「責任回避に読める」といった全く逆の評価を受ける事例が後を絶ちません。
欧米や新興国のバイヤーはなぜ日本の丁寧すぎる説明文を“不明瞭”だと感じるのでしょうか？
そして我々日本の製造業は、グローバルな調達購買の現場でどのように意識や表現を変革していくべきなのでしょうか。

本記事では現場体験やラテラルシンキングをベースに、「なぜ海外では丁寧が通じないのか」「どんなギャップがあり、どう埋めるか」を詳しく考察します。

日本の丁寧な説明文化の真相

現場に染み付いた“過剰な網羅性”

まず、日本の現場説明文はなぜここまで細部にこだわるのか、改めて振り返りましょう。
品質事故やクレーム対応の場面では、「事実関係・経緯・先方へのお詫び・再発防止策」といった基本フローは外せません。
こうした場数を重ねるうち、「自分の主観や見解は控えめにし、何か抜けがあることで自分や会社が責任を問われないように」とするノウハウが暗黙のうちに蓄積されていきます。

報告資料でも「念のため」「ご参考までに」「可能性のある影響」など、結論を曖昧にぼかすワードが多用されがちです。
これは“和”を重視する日本社会ならではの処世術であり、「顧客の性格や空気を読んだ表現」を高く評価する風土が強烈に根付いています。

内向き文化が生む“責任回避の美学”

加えて、製造業という長いサプライチェーンの中で「最終責任を取りたくない」という意識が強いことも、説明が回りくどくなる大きな要因です。
例えば、製品不良が出た場合でも「発生原因の推定」「社内外の調整」「再発防止策の立案」など、社内外の利害関係者が多く絡むため、あらゆる要素を網羅し、誰かが“しっぽを切られない”よう配慮する文書が好まれます。

特に昭和から続くアナログ的な価値観が根強い現場ほど、「前例至上主義」や「事なかれ主義」が色濃く、責任の所在や本音を明言しないことが“美徳”になっています。

海外バイヤーが感じる“日本の説明はなぜ分からないか”

グローバルスタンダードは「結論ファースト」

一方、海外、特に欧米や中国・ASEANなど新興国の調達・購買担当者の多くは「結論先出し」「要点主義」を重視します。
ビジネスにおいては時間はコストであり、「何が起きたのか」「何をしてくれるのか」をまず明確に伝えた上で、必要最低限の背景や根拠、リスク情報を提示するスタイルが主流です。

そのため、日本的な丁寧・網羅・配慮を重視した長い文書やプレゼン資料は、
「何を結論として伝えたいのかが分からない」
「リスク情報が多すぎて、結局どこまでが自社の責任か明示しない」
「善意や美辞麗句が多く、具体的な行動計画や納期・補償内容が読み取れない」
といった理由から“不明瞭で信頼できない”と評価されがちです。

これは品質や技術が高い日本企業の大きな損失であり、意図せず誤解を招く致命的なギャップになり得ます。

意思決定スピード重視の現場ニーズ

グローバル競争が激化する今、サプライチェーン全体のスピード感が生死を分けます。
海外バイヤーにとっては「A社は結論が明確、納期遅延時の対応もすぐ分かったが、B社（日本企業）はどこまで対応してくれるのか何度も確認が必要だった」といった小さな違いが、次回の発注先選定の決定打になり得るのです。

この傾向は新興国でますます顕著です。
例えば中国やASEANの購買現場では正論よりも「迅速な対応」「割り切りの良さ」「ルールより結果優先」といった文化が強く、丁寧すぎる説明は「逃げ腰」「弱腰」と解釈され、信頼を得にくい傾向すら見受けられます。

日本企業はどのように“説明”を変えればいいのか

結論・要求事項を最初に明示する

まず、最も重要なのは「要件定義」「結論ファースト」の意識を徹底することです。

たとえば、
・現在発生しているトラブルの本質は何か
・顧客やバイヤーが期待している解決策・行動は何か
・いつまでに、誰が、どういう手順を踏んでリカバリーするのか
この3つを、最初にシンプルに伝える姿勢が不可欠です。

その後、必要な場合だけ、背景や言い訳・事情・前置きを簡潔に加えます。
現場では「日本語脳」で原稿をまとめた後、必ず「これを10秒で説明すると？」というチェックポイントを設けると効果的です。

責任範囲を明示し、逃げない

次に大事なのは、「どこまでが自社の責任か」「顧客は何を期待できるか」を明言することです。

日本の伝統的な曖昧表現（例：「社内で検討します」「関係部門と協議します」など）は、海外では“NOだが責任回避している”と受け止められます。
「当社の対応範囲はここまで、これ以降はお客様自身でのご判断や手配が必要です」と一線を引く勇気もグローバルコミュニケーションでは評価されます。

また、補償範囲・納期調整・コスト分担については「今時点で確約できる情報」と「これから追加調査が必要な範囲」を明記し、不明点やグレーゾーンもあえて“透明性”として示すことで、信頼獲得につながります。

多義的な表現よりも、ファクトと数字で示す

日本語の「ある程度」「対応予定」「目標とする」などの表現はニュアンスに幅を持たせすぎる傾向があります。
海外向けには、「実際にいつ・何を・どのようにするか」、ファクトと数字（KPI、納入日、残件数など）で示すことが求められます。

説明資料は要点・数字・行動計画を箇条書きにし、「日本語的な曖昧語」や過剰な言い回しは極力排除しましょう。

逆に日本型“丁寧さ”が生きる領域もある

品質やコンプライアンスでは価値が発揮される

一方で、「日本の丁寧すぎる説明」が欧米流の簡素な説明を凌駕する場面も依然として存在します。
代表例が、食品や医薬品自動車業界の「トレーサビリティ」や「品質保証」の領域です。

ここでは、製品がどのようなプロセスをたどり、どんな検査・記録がなされ、どんなリスクにどう対応したかという網羅的な情報が、有事の際に企業生命を分けます。
FA（Factory Automation）分野でも、設備トラブルやリコールが起きた場合、日本メーカーの丁寧な報告書や事実関係の徹底的な掘り下げが「ここまでやるからこそ信頼できる」という高評価につながることもしばしばです。

“現場発”の生きた経験をグローバル化の武器に

重要なのは、「丁寧すぎる＝国内顧客目線」と、「要点ファースト＝海外バイヤー目線」を用途や状況で使い分ける知恵です。
決して日本の文化を否定するのではなく、現場の強みである「細やかな観察力」「全体を見る視点」と、グローバルで戦うための「シンプルな報告・責任意識」を両輪で持つことが、日本の製造業バイヤー・サプライヤーには求められます。