受発注システム導入で調達購買の入力作業を70%削減する製造業DX事例

受発注システム導入で調達購買の入力作業を70%削減する製造業DX事例

はじめに：なぜ今「受発注システム」なのか

日本の製造業は、長らくアナログな方法が現場に根付いてきました。

特に調達購買現場では、電話・FAX・メール、時には紙の伝票や発注書が日常的にやり取りされています。

デジタル化が叫ばれて久しいものの、「うちの会社には関係ない」「現場が混乱する」「ベテランが手作業でしたほうが早い」という声も根深く残っています。

しかし、2020年代に入り、DX（デジタルトランスフォーメーション）の波はますます大きくなっています。

その大きな要因は
１．人手不足
２．取引先・サプライチェーン全体のデジタル対応要請
３．コロナ禍による非接触・リモート化ニーズの高まり
といった社会的要請の変化です。

このような背景の中、受発注システム導入は「やらなくては損」「導入した企業こそが生き残る」重要な投資領域になっています。

本記事では、実際に調達購買部門の入力作業を約70%削減し、生産性を飛躍的に向上させた事例を現場目線でご紹介します。

現場の実態：なぜ「入力作業」に苦しむのか

調達購買業務の多くは、膨大な伝票・発注書の入力、確認、納期調整に追われています。

昭和から続く製造業現場に共通するのは、サプライヤーごとに異なるフォーマットや慣習が存在することです。

例として、ある大手部品メーカー（従業員1,000名）は、主要サプライヤー数が150社以上。

月間の発注件数は10,000件を超え、メール・FAX・電話でのやり取りが7割を占めていました。

入力ミスによる再発注や納期遅れ、伝票紛失によるトラブルは後を絶ちません。

数字の誤入力、納品日やロット番号の打ち間違い、サプライヤー側の確認漏れ——こうした「人間のミス」がボトルネックとなってきました。

現場スタッフの多くは、「入力作業のために、本来するべき調整業務やコストダウン提案まで手が回らない」と、疲弊しています。

デジタル化の突破口、受発注システムの基本とトレンド

近年、クラウドベースの受発注システムが普及し始めています。

特徴は以下の通りです。

・Webブラウザから24時間アクセス可能
・発注書、納品書、請求書の自動発行＆管理
・サプライヤー・バイヤー間の進捗共有や納期アラート
・自社ERPや生産管理システムとのAPI連携

さらに、デジタルネイティブ世代への接続性強化、チャット型UIの導入、モバイル対応により、現場スタッフが使いやすい設計になっています。

2024年時点においては、中小〜大手まで１ライセンス1,000円/月〜と安価に始められるサービスも多数登場。

システム導入の敷居は格段に下がっています。

現場の抵抗と、どのように乗り越えたか

実際、システム導入プロジェクトでは「ベテラン社員の抵抗」「サプライヤー側のシステム未対応」「過去データの移行」など多くの壁が立ちはだかります。

この事例企業では、トップダウンだけでなく現場の課題も丁寧に拾い、次のアプローチを取りました。

1. 現場リーダーを巻き込んだ小規模の実証実験（PoC）を実施
2. 想定される失敗や「アナログでしかできない作業」を洗い出し、可能な限りシステム上で再現
3. サプライヤー主要10社に対する説明会と共同テスト運用
4. 1ヶ月ごとに効果測定し、データで進捗を可視化

また、システム会社・SIer任せにせず、「現場ユーザーが困った時に誰が何をサポートするか」を内製化したことで、心理的ハードルを大きく下げることができました。

受発注システム導入の効果測定：70%の入力削減を実現したポイント

システム導入後の変化は、数値で明確に現れました。

・1件あたりの発注処理時間：従来（平均12分）→システム導入後（平均3分35秒）
・発注書／納品書の二重入力：ほぼゼロ
・入力作業に割いていた人員：全体で約3分の1に縮小

本プロジェクトの大きなポイントは、単に「紙をやめてデジタル化」しただけではなく、
– 重複した入力項目の削減
– よく使う発注パターンのテンプレート化
– サプライヤーと進捗ステータスをリアルタイムで共有
の3つでした。

たとえば、自動入力サジェスト機能・QRコード連携（納品時の自動受領）も、削減効果に大きく貢献しています。

バイヤー視点での「価値創出」：本来業務へリソースを集中する

システム化によって、「調整」「交渉」「値決め」「新規取引開拓」といった、本来バイヤーが注力すべき価値創出業務に時間を割けるようになりました。

常にミスやトラブル対応に追われていた現場も、「問題の先手を打つ」「新しいサプライヤーの選定基準を深掘りする」余裕が生まれています。

また、全てのやり取りが履歴として残るため、トレーサビリティや内部統制の観点からも取引透明性が向上しました。

これは、近年グローバル調達/CSR調達の要請が厳しくなっている現代において、企業としての競争優位にもなります。

サプライヤー側のメリットと変わる取引慣行

サプライヤー（供給側）は、「新しい受発注システム？また手間が増える」と抵抗する場合が多いです。

ですが、導入後の現場では
– 納期調整・回答がオンライン化（電話/メール対応が70%カット）
– 注文内容の誤読・確認ミスが激減
– 過去の履歴検索や見積もり頻度の把握など、データを取引拡大に活用
といったメリットを享受しています。

また、リアルタイムの在庫共有や、AIによる需要予測を活用する取引先も増えています。

昭和型の「親会社からの電話で慌てて出荷」「FAXの解読間違い」から脱却し、フェアかつ効率的な取引関係に近づいています。

現場リーダーが語るDX成功の勘所

筆者自身、複数回のDXプロジェクト経験から断言できるのは、
「システムを入れただけでは現場は変わらない」
という教訓です。

重要なのは、
– 現場のやり方や思考パターンは一朝一夕では変わらない
– トラブル発生時に「すぐ対応できるサポート体制」を整備する
– 成果をデータで可視化し、経営・現場が継続的に成果をレビューする
ことです。

現場のベテランが自ら「この工程はシステムのほうが早い」と実感できてこそ、真の定着化が図れます。

今後の展望：生成AIとシームレスな受発注の未来

今後は生成AIやロボティックプロセスオートメーション（RPA）と連携し、
– 見積取得の自動化
– 仕入先のリスク検知
– 受発注から入金までの一気通貫自動化
など、次世代型の購買業務が現実味を帯びてきます。

また、サプライチェーン全体の統合的管理、環境・人権リスクの可視化（サステナブル調達）も、受発注システムの強化で可能になります。

まとめ：現場発、着実なDXで未来を切り拓く

製造業の最前線では、単なる「ペーパーレス」や「IT化」を越えた、本質的な業務変革が始まっています。

受発注システムの導入は、調達購買現場に劇的な効率アップと、従来のアナログ慣行からの脱却をもたらします。

大切なのは、現場の知恵と力を活かし、着実な運用で「誰もが使いこなせる仕組み」を定着させることです。

デジタル技術は、導入した企業と現場に新たな地平線を切り拓きます。

今こそ、あなたの現場でも70%の効率化、その先の価値創造を実現してみませんか。