newji通知とHubSpot連携で顧客対応を一気通貫にするCRM統合

はじめに：製造業における顧客対応の壁

製造業の現場では、BtoB取引が主流であり、取引先や顧客ごとの要望や仕様対応、納期管理など、複雑な顧客対応が日常業務となっています。

特に、調達購買や生産管理の担当者は、取引先からの問合せ対応や、進捗報告、品質面での調整依頼など、常に大量の情報をやりとりしなければなりません。

ところが、昭和の時代から続くアナログな運用が色濃く残る現場では、電話・FAX・Excel・紙の伝票など、情報が断片的かつ非効率に管理されがちです。

こうした業務フローは、どれほどデジタル推進が叫ばれても、根付いた文化や過去のシステム投資・業界特有の習慣から大きく変革するのは簡単ではありません。

その結果、顧客からの問い合わせ対応に時間がかかったり、担当者が不在時に情報が抜け落ちたり、さらにはクレームやトラブルが未然にキャッチできずに大きな損失につながる――そんな危うさが今も実際に多く見受けられます。

課題を明確に：現場が抱える顧客対応の“もどかしさ”

分断された情報が非効率を招く

例えば、ある自動車部品メーカーの購買部門では、サプライヤーからの納期変更や追加注文依頼、各種品質証明書の提出など、1日に数十～数百件ものやりとりが発生します。

ところが、情報の入り口が多岐にわたるため、やりとりの記録がバラバラに管理され、同じ内容の問い合わせが複数回繰り返される、伝言ミスが頻発するなどの「無駄」が日々業務を圧迫しています。

また、営業部門や生産管理部門、調達部門など組織横断で情報を追いかける仕組みがなく、ある担当者の異動や休職によって、一気に業務がブラックボックス化してしまうという現象も珍しくありません。

製品不具合や納入トラブルが発生した際も、初動対応が遅れ、結果として顧客満足度が下がり、商談や取引の打ち切りという最悪の事態に発展してしまうことも現場では起きています。

変化に追いつけないレガシー文化

デジタル技術の進展は著しいものの、昭和の時代に確立された「紙ベース」や「属人的な業務分担」が根強く残り、なかなか効率化が進まない業界の現状もあります。

コンプライアンスやトレーサビリティの要請が厳しくなる中、エビデンス管理や問合せ記録の残し方について、社内外で意識ギャップが生じ、より一層の情報混乱を生んでいるケースも見受けられます。

答えの一つ：Newji通知とHubSpot連携によるCRM統合

こうした製造業特有の課題に対して、近年注目されている解決策が「CRM（顧客関係管理）システムの活用による情報集約」と「社内外のコミュニケーション一元管理」です。

中でも、「Newji通知」と「HubSpot」を組み合わせて一気通貫の対応体制を実現するCRM統合が有効なソリューションとして導入企業が増えています。

Newji通知とは？

Newji通知とは、製造業のためのコミュニケーション＆業務自動化ツールで、「取引先とのやりとり」や「社内の情報共有」をリアルタイムで集約・記録できるプラットフォームです。

メールやチャット、ワークフロー通知、ダッシュボード連携など、多種多様な通知方式に対応しており、従来の“見逃し”や“情報の属人化”を大幅に軽減することができます。

定型化しにくい現場対応や、突発的な対応依頼も、Newji通知上で履歴管理・担当者割当て・進捗監視までスムーズに行えるため、社内外の関係者がいつでも必要な情報にアクセスできる点が強みです。

HubSpotとは？

HubSpotは、世界中で利用されているクラウド型CRM（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）プラットフォームです。

顧客ごとの問い合わせ履歴・商談情報・工程進捗・契約管理など、営業やマーケティング活動で発生するあらゆる情報をワンストップで管理できる特長があります。

さらに、API連携によって既存の業務システムやWebサービスとの連携も容易であり、部門横断・グループ企業間の情報共有もシームレスに実現可能です。

Newji通知とHubSpot連携の実践効果

情報の属人化がなくなる

Newji通知で集約した現場のやり取りや対応履歴が、HubSpotの顧客情報と連携することで、「どの商談・どの工程で、誰がどんな対応をしたか」が一目で分かるようになります。

これにより、担当者が変わっても対応履歴が正確に引き継がれるため、トラブルやクレームへの初動レスポンスが格段に向上します。

例えば、特急での納期短縮依頼や、工程変更の申出が入った際でも、過去の経緯とセットで“今、誰が何をすべきか”が明確になります。

一元的なダッシュボード管理

工場長や管理職として気になるのは、「現場で何が起こっているのかを正確に俯瞰・把握したい」というニーズです。

HubSpot側のダッシュボードには、Newji通知経由で随時更新される問い合わせ状況やクレーム発生件数、対応進捗などが自動表示されるため、モニタリング・早期リスク検知・対策判断がスピードアップします。

特に、部門の垣根を越えて複数の現場・複数工場・サプライヤーにまたがる案件でも、一画面で関係者をつなぐことができるため、意思決定やアクションが迅速化されます。

業務自動化・定型業務の省力化

製造業の業務プロセスは、見積依頼・受注登録・納期回答・検収・品質連絡など、多くの定型業務が繰り返し発生します。

Newji通知とHubSpot連携を活用することで、「見積依頼→回答→契約締結」という一連の流れを自動通知＆ワークフロー化し、担当者ごとにタスクを自動配分できます。

これにより、確認・転記・エクセル添付といった手作業が大幅に削減され、人為的なミス・抜け漏れも減少します。

日本の製造業特有の複雑で多段的なサプライチェーンにおいても、業務ナレッジが社内に蓄積・検索できるようになり、調達・生産・品質部門の連携強化が推進されます。

サプライヤーとバイヤー双方にうれしい“利点”

バイヤー（発注側）のメリット

バイヤー側から見ると、問合せ状況や過去履歴がすぐに参照でき、リアルタイムで状況把握ができるため、商談・発注・納期管理・クレーム対応の全てで抜け漏れが防げます。

また、社内関係者への共有も容易となるため、「属人化の壁」を超えて、品質・納期・コスト競争力を高める活動につながります。

サプライヤー（受注側）のメリット

一方でサプライヤーは、顧客の情報が明確に管理されていることで、「なぜ・誰が・いつ・何を」求めているのかを常時把握可能です。

要望への対応も可視化され、スピーディな回答や是正対応につながるため、信頼度や“再受注”の確率向上にも大きく貢献します。

納期遅延や品質問題が発生した場合も、履歴が重層的に残るため、再発防止・改善活動に役立つナレッジベースが形成されます。

昭和的アナログ業務からの脱却を実現する方法

ラテラルシンキングによる“現場イノベーション”

現場の実情に即したデジタル改革を推進する際、必要となるのが「ラテラルシンキング＝既存枠組みを超えた発想」です。

たとえば、“紙でやるのが慣れているから変えられない”という現場には、いきなり100％デジタル化を強制するのではなく、「まずはNewji通知＆HubSpotで紙の申請・記録も画像としてアップロードし、最終的に自動化フローへ移行する」といった緩やかな導入ステップが功を奏します。

現場を巻き込むプロセスデザインが肝

IT導入を絵に描いた餅で終わらせないためには、「現場ニーズの拾い上げ」と「段階的な運用ルール設計」がカギとなります。

業務フローを見直しながら、「どんな問合せを、誰が、どのタイミングで、どこまでHubSpotに記録したら良いのか」をワークショップ形式で整理することで、現場当事者の“納得感”と“使いこなせる実感”が浸透していきます。

今、製造業が変革すべき理由

世界規模で調達・生産拠点が多様化し、サプライチェーンのレジリエンスが求められる時代。

顧客対応・問合せ管理・トラブル対応などのレベルがいっそう経営の命運を左右します。

DX（デジタルトランスフォーメーション）は単なるIT投資ではなく、「人と人の働き方・つながり方」を抜本から改革し、競争力を未来につなぐ手段です。

Newji通知とHubSpotの連携による顧客対応の一気通貫化は、現場目線での“ちょっとした変化”から始まりつつ、次の成長への大きな一歩になるはずです。

終わりに：製造業の新しい地平へ

現場で働く方・バイヤーを目指す方・サプライヤーサイドで顧客ニーズを知りたい方。

皆さま一人ひとりが、「情報の見える化」「一元化」を旗印に、新しい業務オペレーションに挑戦することが、製造業全体の底上げとなります。

Newji通知とHubSpotという現代のデジタルツールを活用し、昭和的アナログ慣習から脱却しましょう。

顧客満足の最大化、ひいては日本のものづくりの持続的成長……その担い手となるべく、今こそ現場主導のCRM統合を実践してみてはいかがでしょうか。