古い発注体質が調達コストを押し上げる問題

はじめに：なぜ調達コストは「見えないところ」で膨らむのか

製造業の現場で働く人にとって、「コスト削減」は永遠のテーマです。

にもかかわらず、多くの企業、特に昭和から続く伝統的な発注体質の現場では、「無駄」に気づきにくい仕組みが根強く残っています。

見積書の数字だけを見て安い調達先を求め続ける、古き良き時代のルールにしたがって「去年と同じメーカー、同じ発注書」で済ませてしまう。

こうした現場作業に潜む「慣れ」によって、実は調達コストが大幅に膨らんでいるのです。

本記事では、20年以上の現場経験をもとに、なぜ古い発注体質がコストを押し上げてしまうのか。

そして、その「見えないコスト」をどうやって可視化し、合理的にコスト削減に結びつけるヒントをお伝えします。

製造業に勤めている方はもちろん、これからバイヤーを目指す方やサプライヤーの立ち位置でバイヤーの考え方を知りたい方にも役立つ内容となっています。

古い発注体質はなぜ温存されるのか

「変えないことが安心」という習慣

ベテラン従業員が多い現場ほど、「前例踏襲」の意識が強くなります。

同じ材料を同じ業者から買い続けることで、万一のトラブル発生時に「責任の所在」が明確だからです。

発注内容や仕様の変更にはリスクがともない、不安感を嫌う現場責任者や経営層ほど「前年踏襲」に大きな安心を感じてしまう。

結果として、数年前から一切見直していないサプライヤーリスト、何度もコピーされた発注書があふれています。

帳票文化がもたらす“ブラックボックス”

Excelや紙の帳票で運用されている現場では、実際にいくら調達にかかっているのか、そのコスト構成を把握するのが非常に困難です。

「伝票を作成する人」「確認のハンコを押す人」「発注連絡をする人」がそれぞれ別の担当者となり、各工程で発生する手間や時間のコストは、計上もされないまま積み重なっていきます。

見直されることなく「当たり前」と化した発注フローこそが、知らぬうちにコスト高体質を生み出しているのです。

“目に見えないコスト”の正体

手間・時間の人件費が膨らむ

帳票を手書きまたはExcelで作成し、上司のハンコを何度ももらい、さらにはFAXで発注先に送り、電話やメールで問い合わせて確認する。

こうした「間接的な業務プロセス」は、一見すると材料費や外部調達コストとは無関係に見えます。

しかし、それぞれの工程に関わる人材の人件費が積み重なると、年単位・全社規模で考えたとき、多額のコスト増要因となります。

特に、現場や間接部門でベテラン社員を多く雇用している場合、彼らの人件費は“目に見えない”調達コストとして跳ね返ってくるのです。

リードタイムの延長による損失

アナログな発注フローには「リードタイムが延びる」という大きなデメリットもあります。

また、見積もり依頼から受注、納品までに手間も日数もかかるため、急な需要変動や生産計画の変更に柔軟に対応できません。

在庫を多めに持たざるをえず、倉庫コストや管理コストの増加に直結し、結果として全体のコストが押し上げられています。

サプライヤーへの発言権の低下

「去年と同じ業者・同じ価格で良い」という姿勢が、サプライヤーに無言のメッセージを送ります。

「この会社は毎年見直しをしない」「値下げ交渉もされない」と判断されると、サプライヤー側の価格も下がりにくくなります。

これがいわゆる“なあなあ“取引の温床となり、結果として十分な競争原理が働かず、調達コストが高止まりしてしまうのです。

コスト構造の可視化が未来を変える

調達プロセスの「全部乗せ」コスト分析

本当にコストを下げるためには、材料単価や購入費だけを比較するのではなく、“全部乗せ”でコスト構造を分析することが必要です。

たとえば、A社の材料は少し高いが発注・納品・請求までが一括でシームレスに進み、専用Webシステムで無駄な問い合わせが不要――

これと、従来のアナログベンダー（帳票・電話・FAX中心）を単価だけで比較すれば「従来ベンダーの方が安い」という結論になりがちです。

しかし、発注担当者の工数、人件費、やり直し作業の生産性損失、余分な在庫による保管費用まで“全部乗せ”で試算してみると、デジタル化したA社の方が明確にトータルコスト削減につながるケースも多いのです。

「現場工数×年間時間＝コスト」の視点

業務プロセスごとに“1回あたり何分かかるか”を洗い出し、年間何回発生しているかを掛け算してみて下さい。

それを各担当者の時給に換算すれば、具体的な「業務コスト」が浮かび上がります。

このように“現場の手間”を見える化することで、上層部にも現場目線での改善の提案が説得力を持つはずです。

業界ごとに異なる「現状維持バイアス」の正体

完成車メーカー（自動車）に多い厳格発注文化

日本の自動車業界では、品質第一・安全最優先で、調達担当者が厳格なプロセスを守る傾向があります。

サプライヤー選定・認定プロセスが複雑かつ長期化しやすいため、「現状維持」が自然とコスト増加の温床になることも多いです。

調達コストの見直しには、業界特有の“安定志向”を理解したうえで、段階的なデジタル化や選定基準の再構築が必要です。

中小製造業・下請け企業の「忙しさの罠」

リソースが限られている中小製造業やサプライヤーでは、現場作業に人手をとられ、「調達フローの見直し」に手が回らないことがよくあります。

現場の声を吸い上げやすい体制を整え、全員参加型で改善を考える仕組み作りが肝心です。

また、デジタル化・業務自動化の導入が大きく進むことで、こうした「見えないコスト」にメスを入れる機会が生まれてきます。

古い発注体質から脱却するための実践方法

1. 調達業務の棚卸しと可視化

まずは現場で行っている調達業務の全体像を洗い出し、各工程にかかる人員・時間・コストを見える化することが重要です。

実際に担当者とヒアリングを行いながら、細かな手間や二度手間になっている業務を抽出します。

2. デジタル発注システムの導入検討

現代では、クラウド型の調達プラットフォームやEDI（電子データ交換）サービスが普及しています。

部品リストの自動見積もり、与信審査管理、納品・入庫管理まで一元化できるシステムを導入すれば、紙やFAX文化から大きく脱却できます。

3. バイヤー教育・意識改革

過去の慣習から脱却するのは容易ではありません。

現場のバイヤーや調達担当者に対し、「なぜこの発注フローなのか」「どうすれば総合的なコスト削減につながるのか」といった研修やワークショップを定期的に実施することが効果的です。

現場の声を定期的に吸い上げる仕組みを設け、トップダウン＋ボトムアップ両輪で現場の意識変革を促しましょう。

4. サプライヤーとの関係再構築

取引先サプライヤーにも「価格だけでなく業務効率も評価する」という新しい基準を共有し、協力体制を明確に打ち出すとよいでしょう。

単なる値下げ交渉だけでなく、発注プロセスの効率化やデジタル連携の要望を伝えることで、サプライヤー自身の業務改善にもつなげることができます。

バイヤー・サプライヤー双方にもたらす未来像

付加価値提案型のバイヤーが生き残る

「安い材料を仕入れればOK」ではなく、「調達全体の無駄を省き、サプライチェーンを最適化する」バイヤーこそ、今後の製造業で求められる人材となります。

そのためには、古いアナログ発注体質から抜け出し、プロセス全体・コスト全体を俯瞰して考えられる“新しいバイヤー像”を目指す必要があります。

サプライヤーは「ビジネスパートナー」へ進化

サプライヤー側も単なる納品業者ではなく、顧客と一体となって業務効率・コスト削減を進めるパートナーとしての姿勢が求められます。

「いかに安く納入するか」だけでなく、「いかに顧客の業務をサポートできるか」といった付加価値も評価ポイントとなるはずです。

こうした“攻めの関係性”が業界全体の生産性向上につながります。

まとめ：見えないコストと向き合い、業界の未来を切り拓こう

古い発注体質は、知らず知らずのうちに調達コストを押し上げ、現場の競争力を低下させています。

「前例踏襲」やアナログな帳票文化による“目に見えないコスト”が温存されている現場こそ、デジタル化・業務自動化による業務改革の余地が大きいのです。

調達プロセスの全部乗せコスト分析から始め、バイヤー・サプライヤー双方で新しい価値観を共有しながら、「本当のコスト削減」を目指しましょう。

その一歩一歩の改善が、ひいては日本の製造業全体の競争力向上、SDGs達成、サステナブル経営の実現につながります。

あなたの現場から、未来を変える「新たな地平線」に向けた改革が始まります。