調達プロセスの属人化が業務継続性を脅かす本音

はじめに：属人化が招く調達業務のリスク

製造業の調達・購買部門は、企業活動を支える生命線です。
しかし現場では「この仕事はあの担当者しかできない」「ベテラン担当者の頭の中にしかノウハウがない」といった属人化が根強く残っています。
特に中小メーカーや、昭和からの方法論が色濃く残る業界ではこの傾向が強いです。

一見すると、調達担当者が現場を熟知し、仕入先と太いパイプを持つことは大きな武器です。
ですが、ベテラン社員の退職や病気、「突然の引き抜き」などで、その大きな武器が一夜にしてリスクへと転じる場面を何度も目にしてきました。
現場で生き抜くためには、属人化の罠にはまらない、組織的な仕組み作りが不可欠です。

本記事では、調達プロセスの属人化が生む本当のリスクと、現場目線の解決策、業界動向や現代的な視点まで、徹底的に掘り下げていきます。

なぜ調達プロセスは属人化しやすいのか？

現場の複雑さと「人に頼る文化」

製造現場の調達業務は、単にモノを買うだけではありません。
必要な部品・原材料の仕様や納期、コスト、歩留まりなど多くの要素が絡み合い、「現場しかわからない事情」「先方とだけの暗黙のルール」「試作品開発時の裏技的な交渉」など、教科書に載らないノウハウが求められます。

こうしたノウハウは、経験のある担当者の頭の中で、文字通り資産として積み上がっていきます。
担当者が仕入先の営業マンと阿吽の呼吸で進める暗黙知の世界が、いまだ業界の隠れた実情です。

アナログ業界ならではの「属人ネットワーク」

また、多くの中小メーカーや下請けサプライヤーでは、「昔から贔屓にしている取引先」「OB同士の横のつながり」など、人のネットワークが大きくものを言う世界です。
最近のデジタルツールやSaaSの普及に出遅れている製造業では、人と人、過去と今とを結ぶ“暗黙の橋渡し”役が、調達担当者に求められています。
こうした背景が、調達プロセスの属人化を加速させています。

属人化すると何が困るのか？～業務継続性の本当の意味

ブラックボックス化が招く機会損失と危機

調達担当者の異動、退職、急病、最悪は事故や不祥事…。
「仕事の段取りや発注ルール、調整ノウハウが全てその人だけのオリジナル」となっている組織では、これが発生するとたちまち業務が止まってしまいます。
現場では“引き継ぎファイル”が形だけ残されていても、そこに本当に大事な「誰と誰がどう話をしているか」「どんな小技を使って納期を詰めているか」といったことは往々にして書かれていません。

結果として、
– 緊急時のトラブル解決が遅れる
– 新任者がサプライヤー的に信用されない
– 不利な条件での購買が生じコスト上昇
– 最悪の場合部品供給が止まる

といったリスクが日常的に潜んでいます。

標準化・見える化を妨げる「属人の壁」

属人化が進んだ現場では、業務フローの標準化や見える化が進みません。
同じミスが何度も繰り返されたり、改善提案さえ担当者ごとの個人技になってしまいます。
実際、海外進出や他工場展開をする場合、現場ルールや調整法が分散・秘匿されていることでスムーズな立ち上げができない、といった苦い経験も多々目にしてきました。

「バイヤー」の立場と属人化リスク

バイヤーに求められる本質的な役割

そもそも調達・購買を担うバイヤーの本質は、企業価値を最大化するために最適なサプライヤーと健全な関係を築き、安定的かつ合理的な資材調達を実現することです。

経験値は武器ですが、「自分にしかできない仕事」や「自分のさじ加減で決まる判断」が多いほど、組織としてのリスクが高まります。
また、バイヤー自身も、
– 役割の属人化によるプレッシャー
– 休みが取りにくい環境
– 新しいアイデアや外部の視点が入りにくい閉塞感
に悩まされがちです。

サプライヤーの立場から見た属人化の落とし穴

一方、サプライヤーの立場で考えても、調達先の担当者が頻繁に変わったり、担当者ごとに条件や交渉ルールが違うと大きなストレスになります。
「せっかく信頼を築いたのにある日突然新人担当者に…」という経験は、サプライヤーのやる気や品質維持にも直結します。

また、サプライヤーとしては、調達先の業務継続性が危ういと長期的な投資（新規設備や品質改善）へのコミットが鈍ります。
「現場の人しかルールを知らない」「誰でも交渉できる窓口がない」といった独自色の強すぎる現場は、サプライヤーからも敬遠されがちです。

業界動向：属人化脱却の最新トレンド

デジタル化とサプライチェーンの可視化

昨今、大手メーカーをはじめ多くの製造現場では、属人化脱却に向けてIT・デジタルツールの導入が急速に進んでいます。
特にSaaS型購買管理システムの普及によって、
– 見積・発注・納期管理の一元化
– サプライヤー情報や履歴の見える化
– トラブル時のリアルタイムな共有
などが可能となり、「人の頭の中にしかなかった情報」がクラウド上に残る時代になりました。

また、グローバル化やサステナブル経営の視点からも、サプライチェーン全体の透明性（トレーサビリティ）確保が必須です。
そのためにも、属人化は過去の遺物にしなければなりません。

バイヤー育成と「知識の共有」文化

現場で重要なのは、単なるITツール導入だけでなく、
– ナレッジ管理
– ローテーションによる人材育成
– 業務フローそのものの標準化
といった現場負荷が大きくならない工夫です。

たとえば、大手メーカーではOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）に加え、定期的な引き継ぎ会議や部門内の書面マニュアル運用、社内ポータルサイトによるベストプラクティス共有などを導入。
こうした「知識のオープン化、見える化」によって、個人技から組織力への転換が進んでいます。

現場目線で考える属人化脱却の実践策

小さな“見える化”から始める

属人化解消は、一気に全てを仕組みに載せるのではなく、小さな“見える化”から始めること。
たとえば、
– 取引先との主なやりとりを記録する「交渉履歴」ノート
– 発注ルールや緊急時の判断基準をまとめる1枚マニュアル
– 時系列のメールやチャット履歴の定期的な整理・共有
など、現場で手軽に始められる仕組みから手を付けるのが現実的です。