現場がシステムに振り回され本来の業務効率が下がる課題

はじめに：現場がシステムに振り回される“現実”

製造業の現場に従事していると、数多くのシステム導入に直面するものです。
生産管理、在庫管理、品質保証、調達購買…。
さまざまな領域でデジタル化が進み、便利になるはずだった現場ですが、現実には「システムに振り回されて本来の業務効率が下がっている」と感じる方も少なくありません。

特にバイヤーや購買担当者の方、またサプライヤーの立場でバイヤーとやりとりをする現場の方にとって、この課題は他人事ではないでしょう。
本記事では、昭和から続くアナログな体質を持つ製造業の現場視点から、なぜこのような“逆転現象”が起きているのか。
そして、どう向き合い、改善に向けて何を考えるべきなのかを実践的な観点から深掘りします。

システム導入の「理想」と「現実」

理想：業務の自動化と効率化

DX（デジタルトランスフォーメーション）や工場の自動化推進は、業務効率の飛躍的な向上を目指して打ち出されました。
「人の手を減らし、無駄な作業を省き、ミスを防ぐシステムを入れて省力化しましょう」、経営層はそう語ります。
確かに、ルーチンワークの自動化やデータの可視化など、実際に効果が出ている場面もあります。

現実：使い勝手やオペレーションの複雑化

しかし、現場目線では「システム入力に時間を取られ、本来やるべき調達交渉や品質検証の時間が減った」「現場で確認すれば1分で済むことが、システムだと10分以上かかる」といった声も多いのです。
アナログでも俊敏に動いていたフットワークが、システムによりかえって重たく、仕事が遅くなってしまうという本末転倒な事象が起きています。

システム導入時、“理想”と“現実”のギャップはなぜ生まれるのでしょうか。

なぜシステム導入が逆効果になるのか

1. システム主導の「業務フロー改変」

システムベンダーの標準テンプレートやパッケージ型のプロセスに既存業務を合わせるケースはよくあります。
ところが、現場特有の“あうんの呼吸”や「重要な抜け道」「必要な人間同士の確認」が反映されず、むしろ効率が低下します。

例えば購買業務では、納期短縮や突発対応に対し、アナログなら電話一本・社内調整だけで即時対応できていたものが、システム経由だと承認フローや入力項目が多重化し「待ち時間」の山となることもあります。

2. 多機能化の飲み込み不足

導入時、「どうせなら、多機能に対応できるように」との意識で、さまざまな要望を詰め込む傾向も見られます。
が、結果として複雑すぎて現場が使いこなせない、覚えきれないといった弊害が目立ってきます。
「エクセルの方が早い」「伝票の手書きが一番わかりやすい」と回帰する理由は、複雑さと現場のスキル・運用が合っていないからです。

3. 現場へのヒアリング不足と“使い手”不在

導入プロジェクトでは、現場の実担当よりも管理部門やIT部門が主導となり、
「現場で本当に何に困っていて、どんな業務がボトルネックになっているのか」
「何を優先すべきか」
という深いヒアリングや現場の巻き込みが不足しがちです。

結果として「机上の空論」のシステムが現場に降りてきてしまい、“使い手”である現場の納得や使い勝手の面でミスマッチが生じています。

現場が感じる課題例：こんな声に心当たりありませんか？

調達・購買担当者の声

– 承認フローが複雑化し、発注までに時間がかかる
– アカウント管理や権限申請作業が煩雑で、本来の購買交渉の時間が減る
– 予算管理システムと現場調達システムの二重入力が発生し、どちらも中途半端になる

生産管理・品質管理の声

– トレーサビリティデータの取得がシステムに依存し、現場では本来の異常処置判断が後手に回る
– マスター登録や変更依頼のハードルが高く、現場での柔軟な対応が失われる

サプライヤーの声

– 発注方式や納品方式がシステム化され、以前のように“ちょっとした調整”がしづらい
– Webポータル入力や各社ごとの手続きが煩雑で、人的ミスが増加

このように「本来的な熟練や現地現物」が薄まり、逆に非効率が生まれる例が多々報告されています。

「昭和的現場力」のメリットも見直したい

新しいシステムの導入により、手作業や伝票文化は淘汰されつつあります。
これは大きな時代の流れだとも言えます。

しかし昭和の現場に根付いている「現地現物主義」「直接対話での課題解決力」「属人的な調整スピード」には、今でも捨て難いメリットが存在します。

例えば
– 異常発生時、即時に関係者が現場で一致協力して解決策を出す
– マニュアル化しにくい微妙な調整や“ひと手間”で生産性向上を成し遂げる
– 過去の経験と勘でヒヤリ・ハットを予防

これら“無形の資産”を安易に切り捨て、すべてをシステム管理に置き換えては、かえって業務全体の俊敏性や総合力が落ちるリスクがあります。

現場を「真の効率化」につなげるには

1. システムは「現場の実務と一体」であるべし

システムに現場を合わせるのではなく、現場のオペレーション、現場の意思決定、現場が肌で感じている課題感とどう噛み合わせるか。
本当に現場に合ったシステムをつくるためには、現場“目線”の徹底的な理解と、生産管理・調達購買・サプライチェーン担当の生きた声を取り入れたプロセス設計が不可欠です。

2. アナログな“抜け道”や現場ノウハウをシステムの中にどう織り込むか

たとえば承認フローでも「緊急対応用ボタン」や「イレギュラー処理の簡素化」を組み入れる余地を持たせたり、“現地現物”での現場対話を補助するような機能設計を心がけることです。
トレーサビリティやマスター管理などは、逐一システム完結を目指すより、「必要に応じて現場手続きも許容する」「現場が例外対応しやすい運営フローを明文化する」ことも大切です。