該非判定書の保管年限をルール化して監査指摘を未然に防ぐドキュメント管理

はじめに：該非判定書の管理はなぜ重要か

製造業の現場では、日々多岐にわたる書類を取り扱っています。
その中でも、輸出に関わる「該非判定書」の管理は年々重要性を増しています。
一方、昭和の時代から根強く残るアナログ管理の文化が、ドキュメントの散逸や保管年限の曖昧さをまねき、監査指摘につながるケースは後を絶ちません。

では、なぜ該非判定書の保管年限が課題となるのでしょうか。
それは、国内外のものづくりを取り巻く法規制や取引要求が年々厳格化し、法的根拠や審査対応力の有無が、ビジネスの信頼と機会損失に直結するからです。
この記事では、製造現場での実践例や最新動向を織り交ぜつつ、「該非判定書の保管年限」ルールの策定・運用のポイント、監査対策の考え方について解説します。

該非判定書とは何か？基本を正しく再確認

該非判定書の役割

該非判定書とは、製品や技術が外為法（外国為替及び外国貿易法）において「輸出貿易管理令等の規制対象（＝該当）」か「対象外（＝非該当）」かを証明し、取引先や監督官庁に提出する公式文書のことです。

この書類は、すべての輸出者が「該非判定責任」を負うことを証明すると同時に、安全保障輸出管理の適正実施や、違法輸出を未然に防ぐ手段となっています。

なぜ保管年限が問題なのか

該非判定書の保管年限が重要視される理由は三つあります。

1. 法律（外為法）上の保存義務
2. カスタマーレビューや監査に対応できる証拠力
3. 紛争・トラブル時の証拠保全

しかし多くの現場では、「法律で何年保存が必須なのか」「自社ルールではどうあるべきか」が曖昧なまま運用されてきたのが現実です。

該非判定書の保管年限、どんなルールが求められているか

法律で定められる年限と現場運用のギャップ

外為法上では、該非判定書を含む輸出関連書類は5年間保存が義務付けられています（外為法施行令第59条）。

しかし、実態はバラバラです。
法定5年を下回る短期保存（3年など）や、逆に「いつまでも処分できずオフィスが書類だらけ」など、曖昧な判断が現場に混乱をもたらしています。

なぜ保管年限ルールを徹底できないのか

1. 部署ごとの属人的な運用
　現場・調達部門それぞれが独自にルール化。全社統一がなされていない。
2. データと紙の二重管理混在
　電子保管に移行しきれず、データ管理と紙保管が混在し手間が増大。
3. 法律だけでなく顧客要求との齟齬
　顧客から「10年以上」の保存を求められるケースも増加。

こうした背景のもと、「全社で共通化し、監査に耐えうる保管年限ルール」を策定することが急務です。

実践的！該非判定書ドキュメント管理ルールの作成手順

1. 社内フロー見直し＆現状把握

まずは現状、現場の実態把握から始めましょう。

– 該非判定書はどこで、誰が、何を根拠に作成しているか
– どの部署が過去書類をどのように管理しているか
– 紙、データ、両方でどのように保管・削除しているか

「分かる人しか分からない」ブラックボックス状態が往々にしてあります。
5Sや業務棚卸しなど、アナログ的見直しも重要です。

2. 法令・輸出相手国の要求事項を整理

海外顧客との取引が増える中、外為法だけでなく、欧州・北米等の取引先が独自の保存要件を求めてくることも珍しくありません。

例：EU REACH規則由来のドキュメント7年間保存要請、米国輸出管理法との整合

自社と取引先双方の要求ギャップを把握し、どちらもクリアできる年限を基準化しましょう。

3. 保管年限ルールの明文化と運用基準づくり

【参考ルール例】
– 最低保存年限は外為法に基づき「5年間」必須
– 顧客要請が6年以上の場合はその指示に従う
– 紙文書はスキャン保存のうえ電子化
– 電子書類は退避・クラウド保管で管理

併せて「定期棚卸し・廃棄ルール」や、「廃棄時の記録管理」も義務づけることで、証跡がしっかり残ります。

4. 教育・周知・運用徹底

ルールをせっかく作っても、現場に浸透しなければ意味がありません。
定期的な教育、マニュアル化、現場巡回での実態把握、改善のサイクルを根付かせることが成功のポイントです。

アナログ業界に根付く“属人管理”の壁と乗り越え方

失われない「昭和」的アプローチ

多くの工場や部品サプライヤーでは、「紙で残し、ダンボールにしまい、誰かが覚えている」という文化が根強くあります。

この「人頼み」の属人管理こそ、監査時の指摘・事故リスクの最大要因といえるでしょう。

属人管理をどう変えるか？現場目線のヒント

– 担当者個人でなく、チームや部門で管理責任を明確化
– スキャンやPDF化による“紙→データ”移行。「電子帳簿保存法」も追い風
– サーバやクラウド上で、製番ごと・取引先ごとのフォルダ名統一

現場の反発は必ず出ますが、「監査で困らない」「手間が減る」という“小さなメリット”に落とし込むことがコツです。

監査で指摘されやすい “該非判定書管理の落とし穴”

よくある監査指摘事例

– 古い該非判定書が正しい保管年限を過ぎても廃棄されていない
– 最新判定書がどこに保管されているか担当しか分からない
– スキャン保存の際、改ざん防止やタイムスタンプが未対応
– 顧客要請で過去10年分が必要なのに、5年で廃棄→過去証跡が出せない

これらはすべて「保管年限の運用ルール不徹底」から生じる問題です。

監査で慌てないための実践ポイント

– 「いつ・誰が・どの文書を、どこで管理」の一覧化
– 年度末・半年ごとの定期棚卸し、期限切れは手順に沿い廃棄記録まで残す
– 「電子データは全部サーバに入れておけば安心」はNG。アクセス権や改ざん防止の仕組みを明示

監査担当者は抜き打ちや意図的な質問で“運用の綻び”を見抜きます。
書類管理の“見える化”こそ、最大の監査対策です。

バイヤー・サプライヤー視点で知っておきたい該非判定書管理

バイヤー（購買担当）が重視する理由

バイヤーがサプライヤーを評価する際、該非判定書の保管・証跡管理は重要な調達評価基準の一つです。
IFRSやSDGs時代、サプライチェーン全体が法令順守・証跡性を求められる流れにあります。

– 安心して輸出可能な証明がすぐ揃うか
– 過去文書の開示要請に迅速にこたえられる体制か
– 不正・ヒューマンエラーが起きない運用設計か

「ドキュメントがグダグダのサプライヤー」は、発注リスクが高いとみなされがちです。

サプライヤーが押さえておくべきポイント

– 最新の判定書フォーマット、保存ルールをアップデートする
– 顧客の要請に“できません”ではなく、“こういう管理で対応可能”と示す
– 新規取引や監査で即提出できる体制・訓練の徹底

「うちは昭和スタイルです」では、21世紀のバイヤーには選ばれません。
納品品質と同じように、該非判定書の“証憑品質”も徹底しましょう。

最後に：製造業の未来にドキュメント管理が果たす役割

該非判定書は、単なる貿易手続きの書類にとどまりません。
グローバルサプライチェーンを守り、事故や違反を未然に防ぐ「会社の信用簿」そのものです。

現場に根付くアナログ文化と、新しいDXの波。
この二つをうまく融合させ、「誰でも分かる・誰でも探せる・監査も怖くない」ドキュメント管理へ、今こそ一歩踏み出しましょう。
製造現場から、管理職、バイヤー、サプライヤーまで一体となった取組みが、企業価値を守り、真の“安全・安心ものづくり”を実現します。

現場目線で一歩ずつ始めれば、監査ももう怖くありません。
貴社の該非判定書管理が新しい“信頼の商材”となることを、現場経験者として心から願っています。