サンプル評価を一回で通すための試作依頼書テンプレート

はじめに：サンプル評価と試作依頼書の重要性

製造業において、新製品や新規部品の開発過程で避けて通れないのが「サンプル評価」です。

サンプル評価を一発でクリアし、量産立ち上げまでスムーズに進めるためには、的確な「試作依頼書」の作成が極めて重要です。

しかし多くの現場では、依頼内容の曖昧さや伝達ミスによって、サンプルが仕様通りに仕上がらず、何度もやり直しになるという非効率な状況が繰り返されています。

この記事では、20年以上現場で実務と管理を経験してきた目線から、サンプル評価を一発で通すための試作依頼書テンプレートの構築法を解説します。

また、古くからの慣習が根強く残るアナログな製造業界においても実践できる、業界動向や現場のリアルな課題も盛り込みつつ、 SEO観点でも配慮した実践的な内容をお届けします。

試作依頼書の役割と失敗あるある

なぜ試作依頼書が重要なのか

試作依頼書とは、バイヤーや開発者がサプライヤー/製造現場に対して、求めるサンプルの仕様や評価目的、納期、注意事項などを的確に伝えるための公式文書です。

この依頼書の品質次第で、サンプルの仕上がりのみならず、評価結果、調達・開発スケジュール全体に多大な影響を及ぼします。

ことにBtoB取引では、相手先の製造現場や設計部門へナレッジや意図が正確に伝わらなければ、本来獲得できるはずの信頼や利益を損なう原因にもなりかねません。

ありがちな失敗と現場の実情

「図面は添付してあるから分かるだろう」

「いつもの取引先だから仕様は通じているはず」

といった曖昧なコミュニケーションが横行するのが、昭和から続くアナログな製造業界の一面です。

実際の現場では、

– 試作品の材質が違った
– 仕上げや表面処理の条件を聞き違えた
– 検査基準が読み取れない
– 評価用途が分からずサンプル側の工夫が足りなかった

などの「形式だけの依頼書」にまつわるトラブルが、いまだに頻発しています。

試作依頼書テンプレート：押さえるべき7つの必須項目

ここからは、サンプル評価を一発でクリアしやすくなる試作依頼書のテンプレートに必要な7つの必須項目を紹介します。

1. 目的・用途の明示

まず「なぜこのサンプルが必要なのか」「どのような評価を想定しているのか」といった背景・目的を書きましょう。

たとえば「量産前の強度確認用で、組立時の干渉を確かめたい」など、最終的に達成したい評価ポイントまで含めて明示することが肝心です。

これにより、サプライヤー側でも評価基準に合致する品質づくりや、必要な工夫（材料選定や勘所の補強など）を反映しやすくなります。

2. 仕様（図面、規格、技術要件）

基本となる機械図面や3Dデータ、素材指定、寸法公差・表面処理・色など技術的なスペックを一覧化しましょう。

口頭や感覚的な伝達ではなく、根拠となる資料（図面番号やリビジョン、規格票など）を必ず添付し、変更があれば履歴も残してください。

また、国内外サプライヤーとのやり取りでは、「単位」や「温度条件」「規格ラベル」などの表現も共通化が必須です。

3. 製作上の重点ポイント・注意事項

「ここだけは絶対に守ってほしい」「この工程だけは指定通り実施してほしい」など、特に重要な点・落とし穴になりやすい箇所を強調しましょう。

仮加工や省略工程の可否、今回限定で許容する仕様など、イレギュラーな要素こそ紙面で明示するとトラブル回避になります。

4. 数量と納期

「何個いつまでに必要か」を明確に書くのはもちろん、緊急性の有無や分納希望（例：初回納品分と残り分など）も具体的に記載しましょう。

繁忙期や休暇シーズンを挟む場合は、サプライヤー側の生産計画や人員手配の観点でも事前連絡が重要です。

5. 検査・評価基準の明記

どんな尺度で合否判定をするのか、合格基準や検査方法、必要書類（検査成績書・測定データなど）を明記します。

納品時点で「使えない」や「再測定が必要」という手戻りが起きないように、品質の判断材料を事前に共有しましょう。

6. サンプル返却／廃棄の取扱方針

多くの現場で忘れられがちなのが、試用後サンプルの返却条件・廃棄可否です。

「リバースエンジニアリング防止のため返却必須」「試験で破損するため返却不要」など、後工程の情報セキュリティや法令対応にも直結するので、必ず依頼書に反映させましょう。

7. 問い合わせ窓口・連絡先

依頼内容に疑義やトラブルが発生した場合の、現場向け問い合わせ先を明示することも非常に大切です。

メールや電話番号、担当者名を明記し、誰が責任を持ってやり取りをするかを可視化しましょう。

これにより、無駄な中間ミスや伝言ゲームを防げます。

サンプル評価一発合格を叶えるラテラルシンキング的なコツ

相手の現場をイメージして依頼する

「この依頼書を受け取った工場側の担当者は、どんな工程・どんな苦労で形にしているだろうか？」

「何を見落としやすいのか？」
「どの工程に時間がかかりそうか？」

納入側・サプライヤーの気持ちに立ち、いくつもの「もしも」のリスクを先回りして記載する（想像力を働かせる）ことが、まさにラテラルシンキング型の依頼書づくりになります。

例えば、「今回だけは短納期要求だが、検査工程をどう省略すべきか」「似た部品と取り違えやすいため、特別なマーキングを施してほしい」などは、現場経験者こそ気付きやすいポイントです。

昭和的な「暗黙知・現場頼み」からの脱却

古い業界体質では「ベテランが読めば分かる」「図面に書けない部分は現地に聞く」という暗黙知がまかり通っていました。

しかし、これでは人材流動性が高まる現代のものづくり現場や、グローバル調達では致命的なミスにつながりかねません。

誰が読んでも同じ行動ができる、標準化された依頼書テンプレートをもとに、無駄な阿吽の呼吸から卒業しましょう。

デジタルツール×アナログのハイブリッド化

DX（デジタルトランスフォーメーション）化が叫ばれて久しいですが、いまだにFAXや手書き依頼書が主流の現場は少なくありません。

本質的には「確実に伝わる」「抜け漏れがない」仕組みづくりが大切なので、テンプレートをExcel・Wordに落とし込みつつ、添付ファイルのバージョン管理やコミュニケーション履歴の一元化は地道に進めましょう。

アナログだからこそできる「電話や直接訪問で意思を確認する」「参考サンプルや類似品を現物で共有する」なども、まだまだ有効な手段です。

大切なのは「両立型の情報伝達」でミスを最小限に抑えることです。

おすすめ試作依頼書テンプレート例（サンプル）

下記に、誰でもアレンジして使える試作依頼書のテンプレート例を掲載します。

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【試作依頼書（サンプル評価用）】

1. 依頼日：2024年●月●日

2. 依頼先：◯◯製作所　担当：◯◯様
連絡先： TEL 123-4567-8900 / Mail sample@example.com

3. サンプル名称（型番）： ◯◯試作品（品番：xxxxx-yyy）

4. 目的・用途：
　例）新規モデル開発用、強度・組立性の初期評価目的

5. 希望納期・数量：
　例）2024年●月●日納入希望　5個

6. 仕様（図面/技術要件）：
・ 添付図面 NO：xxx/ Version：v1.0
・ 材料：SUS304
・ 寸法公差：JIS B0401 微細部±0.05mm
・ 表面処理：黒色アルマイト／指定無し
・ その他：組立時に段付き有無要確認

7. 製作時の特記事項・注意点：
・ 組立干渉リスクが高いため、仮組立を推奨
・ 試作のため、一部手仕上げ許容
・ 必要なら先行品をご提示可能

8. 評価方法・検査基準：
・ 部品寸法・外観検査（添付チェックリスト参照）
・ 強度試験は別途実施（評価結果フィードバック予定）
・ 検査成績書提出要

9. サンプル返却／廃棄：
・ 評価終了後、返却希望

10. その他・備考：
・ 不明点は担当（◯◯）までご連絡ください

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まとめ：伝える力が現場を動かす

サンプル評価を一発で通すためには、依頼内容の明確化と抜け漏れのない伝達が不可欠です。

「見れば分かる」「現場で聞ける」という昭和的な感覚から卒業し、標準化された試作依頼書テンプレートを駆使して、サプライヤー・バイヤー双方が納得できる“伝わる依頼”を目指しましょう。

社内・社外・海外や新興国のパートナーにも使える「型」を作り、アナログ現場もデジタルも両立した地道な改善が、これからの製造業を支えます。

ぜひ本記事を参考に、自社流テンプレートをアップデートしてみてください。