仕様書の文言解釈が人によって違い齟齬が生まれる調整負担

はじめに：製造業で起こる「仕様書トラブル」の実態

製造業において、「仕様書」は製品づくりの最も基本的で重要な文書です。

しかしながら、現場では「仕様書の文言解釈を巡るトラブル」が絶えません。

例えば、同じ仕様書を読んだ場合でも、設計者、バイヤー、製造現場、サプライヤー、それぞれで解釈が微妙に異なることがあり、仕様齟齬や認識違いに発展します。

その結果、想定外の手戻りや追加工数、納期遅延、最悪の場合は品質事故やクレームへと繋がるリスクが高まります。

なぜ、仕様書という「一枚の紙」が現場に大きな調整負担をもたらすのでしょうか。

この問題の本質を探り、現場レベルの具体解決策も含めて深堀りします。

なぜ仕様書で齟齬が生まれるのか

多層的コミュニケーションと情報の断絶

大手製造業では、設計部門が作成する仕様書が、調達部門へ、そしてサプライヤーや生産現場へと受け渡されます。

このとき、伝言ゲームのように、それぞれの担当者の「理解」と「解釈」が入ってしまい、本来の意図が薄まってしまうことが珍しくありません。

特に、部門間異動が少なくなり、縦割り体制が色濃い日本の製造業では、「仕様書に書いてあるから」となる一方、「こうした背景でこうした仕様にした」という思考過程までは、書類やメールには反映されません。

工場長や現場ベテランは「設計の言うスペックと現場で作れるものにはギャップがある」と繰り返し感じてきたはずです。

曖昧表現や業務慣習の違い

仕様書には「十分な強度を確保すること」「適切な表面処理を行うこと」など、一見わかりやすいですが“受け取り方”によって異なる表現が多くみられます。

設計意図や過去トラブル事例を知らない現場サイド、サプライヤーは「あえて余裕を見て対応」したり、逆に「仕様の最小限を追求」したりします。

加えて、組織や取引先によって「適切な公差」「通常の検査方法」など、業務慣習の違いや常識のズレが、解釈の歪みや誤解を生みます。

昭和から続く「何となくこれでOK」という許容文化も、リスクの温床となっています。

調整負担の現場実態とそのコスト

度重なる質疑応答、手戻りの嵐

新しい部品や構成品を調達する際、調達購買やバイヤーは「この記載で本当に要求仕様を満たしますか？」と何度も社内外に確認します。

それでも仕様の“行間”は埋めきれず、サプライヤーとの試作や初回品検査の段階で「ここの仕上げが違う」「この材質では強度不足」などの発覚につながります。

調達・生産技術・品質保証など複数部門が何度も集まり、追加の質疑や修正指示・現場立ち合いなど、本来不要であったはずの工数が積み上がります。

これが「調整負担」の大きな正体です。

納期・コストの隠れたロス

仕様齟齬対策で「一度で決まらない見積」「何度もする技術会議」「二度手間のサンプル評価」が常態化すれば、納期の遅延やコスト増加は避けられません。

サプライヤー視点では「追加対応や設計変更工数」を見込んだ見積もりを出すようになり、バイヤーは“安く調達したつもり”でも、結局サプライチェーン全体のコストは下がらず、最終製品の競争力に響きます。

最終的に、手戻りコストを誰が負担するのかで揉め、組織間・企業間の信頼性まで傷つくケースも見られます。

なぜ「アナログ」な業界で仕様解釈トラブルは根強いのか

紙・PDF文化と「人頼り」伝承の弊害

多くの製造現場では、今なお紙媒体やPDF仕様書のやり取りが続いています。

設計変更や最新改版情報も「紙保管」「バラバラの管理」です。

このため「前回と何が変わったのか」「この大事な注記の意図は何なのか」が後工程・サプライヤーに伝わらないままです。

また、現場教育も“OJT頼り”が主流で、「◯◯さんに聞かないと分からない」「昔からこうしている」という属人化体質も解消されません。

デジタル化が急務と言われますが、現場では「現物重視」「急ぎの対応」「口頭確認優先」が未だ主流です。

徹底した標準化の難しさ

仕様書を徹底的に標準化しようとしても、実際には現場毎・案件毎で“余地”を残すことが求められます。

多品種少量・カスタマイズ生産を志向する日本の製造業では、全てをコード化したりシステマチックに割り切ったりすることがなかなか進みません。

「困ったら現場で吸収する」「柔軟対応が日本らしさ」とされてきたことも、アナログ文化の温存につながっています。

バイヤー・サプライヤー・現場が今すぐできる実践策

一、仕様書の「WHY」にこだわる

仕様書に「なぜこの要求が必要なのか」という“背景理由（WHY）”を必ず記載するようにします。

例えば「表面粗さRa1.6以下」とだけ書くのではなく、「摺動部で摩耗低減のため」「密封性向上のため」など目的まで踏み込んで明示します。

これによってサプライヤーも「目的達成のために別工法を提案できる」「現場の制約から調整提案ができる」といった、建設的なディスカッションが可能になります。

二、全文書化＋定期レビューの徹底

「現場ではこう解釈していた」「サプライヤーは昔からこうだった」という属人ノウハウを、FAQやガイドライン形式で文書化し、部内・パートナー間でレビューします。

定型化できないとされてきた“グレーゾーン”も、「過去トラブル例」「調整履歴」「特記事項」に残すことで、連鎖的な認識違いを防げます。

また、定期的な「仕様書読み合わせ会」の開催も有効です。

三、サプライヤーとバイヤーの現場視点ワークショップ

サプライヤーとバイヤーが一堂に会し、「現場ではこう見えている」「こういう制約がある」と率直に出し合う場を設けます。

設計部門も交えて、「最適な落としどころ」「新たな調達ルール」などを擦り合わせることで、調整コストの大幅な削減と、仕様トラブルの未然防止が期待できます。

この「リアルコミュニケーション＋現場体験」が、昭和的なものづくり現場では特に有効です。

デジタル時代の新たな「仕様コミュニケーション」の潮流

オンライン共同編集・トレーサビリティの強化

最近では、クラウド共有型の仕様書管理ツールや、改版履歴が自動で記録されるSaaSの導入も進みつつあります。

誰が・どこを・なぜ変更したのか、全工程で可視化できることで、「どのバージョンが正しいのか」「どこが追加ポイントなのか」が即座に分かるようになります。

また、AIを活用した過去トラブルの自動通知や、ヒューマンエラー防止のアラート機能など、「次世代の仕様書マネジメント」が現場レベルで始まっています。

暗黙知から形式知への転換が鍵

これからの製造業バイヤー・サプライヤーには、個人技能・現場勘頼りの“暗黙知”を、できる限り“形式知”に変換し、皆でアップデートできる組織へ変わることが求められます。

「うちの現場はこうやってきた」ではなく、「なぜそうしてきたのか？」「それはどう共有できるか？」を問い続けましょう。

これは日本のアナログ業界が昭和から抜け出す革新のキーポイントとなります。

まとめ：新時代の「強いものづくり」には、仕様書の深化が不可欠

仕様書の文言解釈の違いによる調整負担は、工数・コスト・品質・納期すべてに影響します。

これは、単なる“文書の書き方”の話ではなく、「現場と設計」「バイヤーとサプライヤー」「過去と未来」すべてをつなぐものづくりの基盤です。

現場のリアルな課題感と、時代の変化への対応力の両立が、日本の製造業がグローバルで持続的に勝つための条件です。

ぜひ本日から、「仕様書の書き方・伝え方・使い方」の見直しに取り組んでみてください。

小さな変化の積み重ねが、仕様トラブル知らずの“強い現場力”につながると信じています。