一部社員しか使えないシステムが事業継続を妨げるリスク

はじめに：属人化したシステムのリスクを見逃すな

製造業の現場には、長年にわたって使われ続けてきた独自システムや、特定社員しか操作できない業務ツールが数多くあります。
これは、職人技や現場の知恵が集積した結果とも言えますが、実は事業継続にとって大きなリスクにもなり得ます。

近年、後継者問題や人材の流動化、さらにDX（デジタルトランスフォーメーション）の流れの中で、「一部社員しか分からないシステム」に依存している企業の脆弱性が浮き彫りになってきました。
その影響は、調達購買、生産管理、品質管理、工場の自動化など、製造業の核となる部門ほど深刻です。

本記事では、この問題を現場目線で徹底的に掘り下げ、解決に向けたヒントとこれからの製造業で求められる発想転換についてラテラルに考察していきます。

「一部社員しか使えないシステム」とは何か？

昭和から続くアナログDNAと独自進化の現実

多くの製造業の現場では、システム化が進んでいるように見えても、その中身は担当者のカスタマイズや手作業の“補完”に依存しています。
例えば、
・帳票出力の順序や設定は、担当者だけが知っているEXCELマクロ
・特定の社員しか触れない独自開発のAccessデータベース
・マニュアル化されていない業務フローを自作したツール
こうした「何となく現場が回っている仕組み」は、現場社員の粘りと献身で維持されています。

ひとたびこのキーパーソンが休職・退職・異動となった瞬間、他の社員が業務を引き継げない、トラブル時に復旧できないといったリスクが一気に可視化します。
特に中小企業や、現場至上主義が根付いている昭和型組織では、このリスクが今日でも日常的に存在します。

キーパーソン依存の危うさ

現場で最もありがちなのが、
「〇〇さんがいないと、このシステムは動かせない」
「××の修正は△△君しか分からない」
という状況です。
帳票のひとつ、データ更新の1ステップにも、担当者の長年の経験が詰まっています。
しかし反面、これはその人の退職や体調不良と同時に、企業の業務継続が停滞・停止する「地雷」を抱えていることなのです。

実際、私の現場経験でも、調達発注システムの一部が前任者の“クセ”だらけの仕様に依存していたため、引継ぎミスで納期遅延や材料欠品が発生した例が少なくありません。
こうした属人化は、「現場力」の裏に潜む、見えざる危険信号です。

なぜシステムの属人化が進むのか？

現場主義の功と罪

製造業は現場でしか分からない“肌感覚”が重視されがちです。
特に中堅以上のベテラン社員は、自ら工夫し、細部にまでこだわった道具やシステムを手作りしてきました。

こうした“現場の自治”が短期的には成果に繋がる一方、ノウハウの標準化・継承を妨げているのも事実です。
さらにIT部門や経営層が現場の事情を十分に理解せず、持ち込まれる標準システムが“使えない”ことで、ますます自前開発・カスタマイズの温床となる場合も少なくありません。

アナログ文化と「伝承」の壁

日本の製造業に根強く残るのが、OJT（On the Job Training）による“口伝”です。
操作手順やシステムの注意点が暗黙知のまま受け継がれるため、マニュアル化・共有化が進みません。
例えば、メンテナンス記録の入力方法やトラブルシューティングのコツが、現場ノートや口頭でしか残っていないケースは非常に多いです。
その結果、現場の“長老”的社員と、新人・転職者のギャップが日々広がっていきます。

事業継続計画（BCP）の観点から見た属人化リスク

BCP・サプライチェーンへの影響

一部社員しか理解できないシステムや仕組みに頼ることは、BCP（事業継続計画）の観点では重大な赤信号です。
自然災害やパンデミック、サイバー攻撃、あるいはキーパーソンの突然の不在で、核心業務が停止・混乱する事態は、今や“想定外”ではありません。

特に調達購買や生産管理といったサプライチェーンの中枢は、多様なパートナーとの連携・情報流通が生命線です。
その業務が属人化し、ブラックボックス状態になっていると、取引先への納期約束やクレーム対応が致命的に遅れるリスクがあります。

DX時代の“現場×デジタル”融合への足かせ

最近は、多くの企業がDX推進やERP導入、IoT化に乗り出しています。
ですが、現場に“属人化の壁”が残ったままでは、その導入効果は限定的です。
手作業にのったExcel管理や、個人依存の自作ツールがある限り、真のデジタル化による業務標準化・効率化は実現しません。

また、属人化したノウハウを取り込めないがゆえに、「現場の知恵」がシステムに反映されず、現場と経営層のDXへの温度差だけが広がるという事態にもなりかねません。

解決へのアプローチ：今すぐできる実践策

① 標準化・共有化プロジェクトの始動

まずは、現場業務やシステム運用手順の“見える化”が不可欠です。
担当者ごとに分散しているノウハウや操作ルールを、「なぜこうしているのか」まで掘り下げて棚卸することから始めましょう。

これには、現場ベテランだけでなく、IT担当や経営層が協力する体制づくりが肝要です。
いきなりIT化せずとも、まずは紙やExcelでも良いので、“誰が何をどうやっているか”を図解・手順書として残すことが大切です。

② 交代可能な「2人1業務」体制の徹底

どんなにシステムが高度化しても、人が対応しなければならない場面は必ず出てきます。
そのため、重要業務には必ず「2人以上が操作・運用できる体制」を敷きましょう。

定期的なジョブローテーションや、業務OJTに第三者が立ち会うなど、“引き継げる日常”を仕組み化するのがポイントです。
このシンプルな運用だけでも、万一に備えた事業継続力が大きく向上します。

③ システム導入・刷新の際は「現場代表」を巻き込む

新システム導入や業務改革では、現場の“使える”社員＝キーパーソン目線の要求定義を徹底することが重要です。
仕様決定の場には、実際に現場で使う社員を参加させ、「現状の属人化要素をどう標準化するか」を中心に設計する姿勢が求められます。

また、教育・研修プランを計画的に組み込み、導入後も全員が同じレベルで活用できる状態を目指しましょう。

④ デジタル化と現場の知恵の“すり合わせ”の重要性

単なるIT導入ではなく、現場の知恵をデジタルシステムに反映することで、属人化解消と業務効率化、品質向上を同時に目指す発想が必要です。
ベテラン社員の持つ暗黙知を“見える化”し、AI・RPA・ERPの仕組みづくりに活かす取組みこそ、DXの真の成功事例と言えるでしょう。

サプライヤー・バイヤーの皆様への提言

サプライヤーの立場から見るバイヤーの“キーパーソン依存”リスク

サプライヤーとしては、バイヤー企業の担当者が変わった途端に発注方法が不明瞭になったり、契約フローがブラックボックス化するケースを多々経験します。
これもバイヤー側に残る“属人システム”の実態です。

信頼性の高い取引を継続するには、発注～納品～支払いまでの手続きやルールが明文化・標準化されていることが不可欠です。
また、属人化した業務プロセスを改善する提案こそが、サプライヤー自身の価値向上にも繋がります。

バイヤー志望者やキャリア形成へのヒント

バイヤー職を目指す方には、発注・購買のオペレーションを標準化し、誰でも担える業務設計力が強く求められています。
“高い交渉力”だけではなく、“属人化を解消する仕組みづくり”のスキルや、現場と管理部門・IT部門を巻き込んだ横断的なプロジェクト推進経験が、これからのバイヤーには必須です。

まとめ：属人化を「伝統」ではなく「リスク」として認識せよ

製造現場で脈々と受け継がれてきた現場独自システムや職人技は、日本のものづくりの強さの源泉である一方、今や事業継続にとっての重大なアキレス腱にもなりかねません。
特定社員しか使えない・分からない仕組みにメスを入れることは、短期的には現場の“反発”や“負担増”もつきものです。

しかし、これを先送りすればするほど、想定外の事態で企業の屋台骨そのものが揺らぎます。
だからこそ、現場の知恵を大切にしながらも、「属人化＝事業リスク」という視点で標準化と業務改革に着手する。
これが現代製造業で“サバイブ”する最も確かな道です。

「伝統」と「変革」は相反しません。
両者を融合させてこそ、令和時代の強い工場・強い組織が生まれるのです。

現場のリアルを見つめ、未来へつながる仕事の仕組みを、あなたの手で築いていきましょう。