兼任担当が常に情報不足に陥る理由

兼任担当が常に情報不足に陥る理由

はじめに：製造業現場のリアルな悩み

製造業現場では、業務の兼任が極めて一般的です。
購買担当が生産管理を兼ねたり、品質管理担当が実際のライン監督も任されたりすることは珍しくありません。
特に、中小規模のメーカーや伝統的な企業では、限られた人員で多様な役割をこなす必要があります。

ですが「兼任担当は情報不足に悩まされる」——こうした声はあらゆる現場で聞かれます。
なぜ兼任担当は、常に情報収集や意思決定で後手に回りがちなのでしょうか。
この記事では、その原因を分解し、現場目線のアプローチで解決への道を探ります。
これからバイヤーやサプライヤーを目指す方、あるいは「昭和スタイル」が根強く残る製造業で活躍する皆さんに向けて、いますぐ使えるヒントもご紹介します。

兼任担当という働き方が生まれる背景

まず、なぜ兼任が多発するのかを考えてみましょう。
最も大きな要因は「ヒト」のリソース不足です。
日本の多くの製造業では、景気の変動や高齢化、コスト削減プレッシャーなどにより、人材のスリム化が続いています。

また、業務のシステム化や標準化が遅れている企業ほど、属人的な「なんでも屋」的なポジションが生まれやすい傾向があります。
昭和時代から続く「現場主義」「経験主義」の文化が残る組織では、ほとんど形式的な手順書やシステムがなく、「分かっている人が全部やる」状況になりやすいのです。

兼任担当が情報不足になりやすい理由

1. マルチタスクによる思考分断

兼任担当の最も大きな障害は「タスクの並列進行」にあります。
本来は一つの業務に集中して深く考えるべきところを、いくつもの役割を切り替えながら進めるために、どの業務も浅くしか関われない現象が発生します。

その結果、購買なら「なぜこの部品が高止まりしているのか」、品質なら「クレームが増えた本当の要因は何か」といった本質的な情報が頭から抜け落ちてしまうのです。
人間の脳は本来、同時に複数のことを深く考えるのが苦手であり、思考の断片化こそが情報不足の第一歩となります。

2. 業務ノウハウの可視化不足

属人的な現場では、必要な情報が個人の経験やローカルなファイルに依存していることが多いです。
兼任担当は、各業務の「専門館」や「裏技」を常に全て把握できません。
「前任者だけが知っていたあのデータはどこ？」
「正しい手配方法は結局どうするんだっけ？」
など、情報がブラックボックス化しやすくなります。

これが、知らず識らずのうちに「担当なのにろくに情報が集まらない」「必要な決定ができない」となる大きな要因です。

3. 人脈・ネットワークの限界

ベテラン専任者なら「Aさんに聞けば最新情報が手に入る」「この業者なら裏話を教えてもらえる」といったネットワークをフル活用できます。
しかし、兼任の場合は一つひとつの業務に時間が割けず、社内外のキーマンとの信頼関係を構築する余裕がありません。

特に、生産ラインと品質保証、購買とサプライヤー管理のように領域が分かれている場合は、「誰に聞いていいかすら分からない」状況となり、情報が関所や壁で止まってしまいます。

4. 旧態依然とした情報伝達方法

未だにFAXや紙の回覧、口頭伝達が現役という会社も少なくありません。
情報共有のデジタル化が進んでいない場合、兼任担当は常に「最新情報がどこにあるか」に振り回されます。

たとえば、朝の会議で口頭伝達されたトラブル連絡が紙一枚でしか残っていない、重要な調達情報が「メールで流した」だけで終わっている、など現場では情報があちこちに散乱しています。
このアナログ体質が、兼任担当にいっそうの情報不足リスクをもたらします。

兼任担当が情報不足を乗り越える現場発のヒント

ここからは、20年以上の管理職・現場経験から、「昭和的アナログ」現場でもすぐに活用できる解決策を提示します。

1. 情報の「スナック化」を意識する

深い専門知識を瞬時に身につけるのは不可能です。
そこで、各業務の最重要ポイントを「おつまみ」的に抽出して可視化しましょう。

私は現場で「明日の朝、何から手を付ける？」という小さな疑問に答えるため、「三行メモ」戦略を導入しました。
各業務のキモを、要点3つにサマリーし、手帳やLINE、Excelで手元に残すだけ。
これだけでも、いざという時の「何から調べれば良いのか分かる」心理的な安心感が生まれます。

2. 社内の「情報小屋」を設ける

昭和体質の会社は、情報共有の場が決定的に足りません。
ネットワークフォルダやWiki、掲示板など、オンラインでなくても「紙ファイル」「ホワイトボード」など“みんなが立ち寄れる場”を作ることを勧めます。

たとえば、購買の発注履歴やサプライヤーの評価情報、クレーム事例などを共有するだけで、「自分が何を知らないか」「誰に聞けばいいか」が一目瞭然となります。
週１回、10分だけ「情報交換タイム」を設けるのもおすすめです。

3. 積極的に「知らない」を認めて聞く

兼任を任されると「全部分かって当たり前」という無言のプレッシャーがあります。
しかし、全てに精通するのは不可能です。
むしろ、「知らない疑問」をリストにして、関係者に聞いて回る方が何倍も効率的です。

社内でも「兼任の分、調べものは倍かかります」と正直に伝えた方が、サポートや情報の引き出しも得やすくなります。
「無知の知」は現場でも強力な武器になります。

4. 必要最小限のデジタルツールを導入する

アナログ体質が根強い現場でも、情報整理には最低限のITを使うべきです。
スマホの写真、Googleカレンダー、SlackやLINEグループでも構いません。

私の経験上、「Excelの共有ファイル」や「クラウドメモ帳」だけでも、業務ミスや聞き逃しは激減します。
まずは一部の業務から、小さなデジタル化を始めることが大切です。

バイヤーやサプライヤーが知っておきたい現場の事情

バイヤーを目指す方、あるいはサプライヤー側でバイヤーの思考を知りたい方に、ぜひ知っておいてほしいのは「バイヤーは実はものすごく情報に飢えている」という点です。

購買は「最適コスト」「納期厳守」「品質安定化」が至上命題ですが、兼任体制下では自分だけで全てを追いきれません。
サプライヤーにとっては「バイヤーも現場事情がわからず手探り」状態が当たり前だと理解し、積極的に技術資料や改善案、他社動向などの“橋渡し情報”を提供することでグッと信頼が高まります。

また、バイヤーに求められるのは「地区横断的な情報収集・活用力」。
業界標準や海外価格トレンド、サプライチェーン全体のリスクといった俯瞰的な知見を持つ人材こそが、これからの製造業では価値を生みます。

今後ますます問われる「情報編集力」

兼任担当の情報不足は、個人の努力だけでなく、組織文化やマネジメント・業務インフラの遅れとも深く関わっています。
これからの製造業では、担当者一人ひとりが「黙って与えられた情報を受け取る」のではなく、「現場の知恵・ノウハウを自ら編集・再発信していく」役割がますます重要になるでしょう。

まとめ：兼任担当の「情報飢餓」を武器に変えよう

最前線の製造業現場で働く皆さんは、今日も情報不足と戦っています。
しかし、情報が足りないという苦悩は、見方を変えれば「自分なりの視点や編集力を磨くチャンス」だとも言えます。

小さな工夫を重ね、現場で得た知見やノウハウを分かち合えば、兼任担当でも「情報を生み出す側」になれるはずです。
自分自身の疑問と不足を率直に受け止め、同僚や上下流とつながりながら、昭和の壁を一つずつ超えていきましょう。

製造業の未来は、現場一人ひとりのラテラルな思考からきっと切り拓けるはずです。