担当者不在で部品調達が滞るリスク

担当者不在で部品調達が滞るリスクとは

製造業の命脈とも言える「部品調達」は、意外にも属人化しやすい領域です。

部品調達の現場では、アナログな管理や担当者への依存がいまだ色濃く残る企業も少なくありません。

担当者が不在になることで調達業務が止まり、生産計画すら狂ってしまうリスクは、現場の誰しもが実感している問題でしょう。

本記事では、長きにわたり工場現場に寄り添った経験から、担当者不在による調達部門のリスクと、その背景、そして解決に向けた現場起点の取り組みについて深掘りしていきます。

なぜ部品調達は属人化しやすいのか

調達の「見えない仕事」と情報のブラックボックス化

部品調達の現場では、取り扱う部品は多岐にわたり、そのスペックや納期、価格、仕入れ先との関係等、多くの情報が個々の担当者に蓄積されます。

「A部品は納期が読みづらいから、Bサプライヤーと冗長化している」「C社の担当とは懇意でイレギュラー対応も可」など、業務の細部は口頭や属人的なメモ、時に記憶に依存します。

これこそが、「調達はややこしくてブラックボックス」「結局、○○さんしか対応できない」といった状況を生み出します。

アナログ文化と引き継ぎの難しさ

昭和時代からの名残か、調達部門にもファックスや紙の伝票、電話打ち合わせといったアナログ文化が根強く残っています。

加えて、ITツールの導入が遅れたり、システム化しても細かな運用が現場任せになったりして、ノウハウや判断基準が担当者個人に閉じがちです。

このため、担当者が不意の休職や退職、異動などで現場を離れると、情報の引き継ぎがきれいに行われず、調達プロセス全体がストップしてしまうのです。

担当者不在時に発生する具体的なリスク

調達遅延による生産計画の崩壊

一番大きなリスクは部品の確保が間に合わなくなり、生産ラインが止まることです。

必要な部品の在庫が切れた場合、後工程で作業が滞り、最悪の場合納期遅延と多額の損害賠償に発展します。

緊急時対応の遅れ・ミスの発生

突発的なトラブル時、ベテラン担当者ならではの判断や調整力が失われると、現場が柔軟に動けません。

「誰に頼めば？どうやって手配する？」「A社から緊急調達可能か？」といった臨機応変な動きができず、機会損失に直結します。

サプライヤーとの関係悪化・取引停止の引き金

取引先との密接なコミュニケーションや慣習も、担当者不在で途切れてしまいがちです。

必要な連絡やフォローを怠り、関係が悪化したり、条件交渉が後手に回ることもあります。

サプライヤーによっては「信用できない企業」と認識され、優先度を下げられてしまう場合さえあります。

製造業の現場で見られる担当者依存の実例

見積・価格交渉の属人化

例えば、長年の付き合いで値下げ交渉や納期の無理が通るケースがあり、現状それが一部担当者でしか機能していない、という実態があります。

新人が引き継いでも「前任者ほど踏み込めない」「細かな調整方法がわからない」と、現場が回らなくなる現象は実際よく起きています。

サプライヤー情報の断片化

過去案件の履歴や調達戦略、注意点などが紙のノートや個人フォルダに埋まってしまい、全社共有されていない場合もあります。

急な担当変更で過去の経緯が把握できず、効率悪化や同じ失敗の繰り返しも見受けられます。

このリスクをどう乗り越えるか？現場起点の実践策

業務手順や判断基準の「見える化」徹底

まず重要なのは、業務フロー・業務判断を図やシート、業務マニュアルとして見える形で蓄積することです。

担当者にしかわからない情報をできる限り可視化し、チームメンバーや他部門とも情報共有できる基盤を整備することが肝要です。

経験に根ざしたナレッジ（例：「この案件では納期2週間でも一声掛ければ短縮可能」など）も、定期的に洗い出し、蓄積していきましょう。

二重体制と「ローテーション」で業務の平準化

担当者とは別にサブ担当を設け、定期的に役割ローテーションを実施するのも有効な手です。

実務を通じてチーム内に担当スキルやノウハウを分散させていくことで、属人化を防ぎ、担当者不在時でも業務停滞を最小限に抑えることが可能です。

また、若手や異動者へのOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）も充実させましょう。

ITツール・システムの「現場フィット」導入で属人化脱却

最近の業界動向として、部品調達管理システムやワークフローシステムなど、業務をデジタルで一元管理できる仕組みが普及してきています。

ただし、現場で「使いこなせない」ものでは逆効果です。

紙やアナログ文化も一定配慮しつつ、「現場目線でカスタマイズできる」ツールや、スマホ・タブレットで簡単に閲覧・操作できる仕組みが理想です。

例えば、調達先の連絡履歴や過去交渉内容をクラウドで共有、緊急手配シナリオをチャットbot化する等、業務のぬけもれをシステムでサポートします。

とはいえ、現場にはアナログの良さもある

多くのベテラン担当者が「顔の見える関係」「阿吽の呼吸」など、アナログなやり取りの重要性も口にします。

本質は「人と人」であり、デジタル化だけではまかないきれない部分も残ります。

そのため、情報の見える化・IT化と、「人」の柔軟な調整力を両立するハイブリッドな現場運営を志向しましょう。

サプライヤーと直接会い、信頼構築を重ねつつ、やり取り自体は誰もが確認できる記録に残す、このバランスが令和の調達部門には求められます。

サプライヤー目線での「バイヤーの不在」リスクとは

サプライヤーの立場からすると、担当バイヤーが突然いなくなることで以下のようなリスクや落とし穴を感じやすいです。

意思決定や緊急連絡が遅れる

「注文確定の連絡がこない」「仕様変更相談の返答が遅れる」といった事態は、事業継続や生産調整まで波及します。

特に定期取引や長期的なパートナーシップの場合、信用を揺るがすきっかけになります。

取引条件がリセットされてしまう

長年の信頼や増し納期、特別単価など、阿吽の了解で合意していた条件（暗黙知）が新担当者にうまく伝わらないケースがあります。

その結果、商談が一からのスタートとなり、相手先からすれば「また関係を築き直さなければいけない」面倒さを感じます。

信頼喪失に伴う受注減や脱却リスク

個人に依存した関係が崩れることで、より安定した他社との新規取引への流出リスクも高まります。

「この会社は体制が脆弱」と判断されれば、戦略的なサプライチェーン上でも選ばれなくなる現実があります。

まとめ：担当者不在リスクをチームで乗り越え、強固なものづくり体制へ

製造業の発展には、現場知の見える化と継続的な改善が不可欠です。

担当者不在による調達の停滞リスクは、属人依存やアナログ文化が根強いほど表面化しやすいものです。

しかし、地道な情報共有、業務標準化、IT活用、チーム型の運営次第で、着実に克服することができます。

ベテランの知恵とデジタル化の力、サプライヤーとの信頼関係を掛け合わせることで、「誰かがいなくても強くしなやかな現場」を作れるのです。

最後に、調達・購買に関わる方すべてが「情報とナレッジをオープンに共有し合う文化」を根付かせ、業界全体のレベルアップと生産性向上に貢献していくことを強く願います。