工場で最初にデジタル化する業務の選び方——受注入力・検査記録・設備点検を5つの物差しで比べる

「何から始めればよいか」で止まっている中小企業は少なくない

中小企業基盤整備機構が全国の中小企業の経営者・経営幹部 1,000 人（うち製造業 500 社）に聞いた 2025 年 12 月の調査では、DX に取り組むうえでの課題として「何から始めてよいかわからない」を挙げたのは全体の 13.9％で、従業員 20 人以下の企業（522 社）に限ると 20.9％だった^[1]。この課題の数字は業種を問わない回答で、報告書には製造業だけの内訳は載っていない。同じ調査で最も多かった課題は「IT に関わる人材が足りない」（28.3％）と「予算の確保が難しい」（26.0％）である^[1]。人も予算も限られているなら、最初の 1 本を何にするかで、その後に続けられるかどうかがほぼ決まる。

情報処理推進機構（IPA）の製造分野向けのガイドは、生産活動にかかる業務をすべて対象にするのは範囲が広すぎるとして、生産活動の全体図を書き、それを見ながら仕組みを入れる範囲を決めるよう求めている^[3]。同じガイドの質問集は、どこから始めるかという問いに対し、事業の目的が決まった後は、製造装置や製造の工程からデータを集めることが最初の一歩になると答えている^[2]。どちらも「全部を一度に」ではなく、範囲を切って始めることを前提にしている。ただし質問集の答えは、工程のデータを集めて事業に生かすことを入口にした話である。この記事は、紙からの転記や探す手間を減らす業務から最初の 1 本を選ぶ話なので、後の採点例では事務の業務が上に来る。機械から自動でデータを取れる工程があるなら、物差し 4 で点を上げて同じ表で比べればよい。

この記事は、その範囲を「どの業務から」切るかを決める手順を書く。システム会社に頼む前の絞り込みと頼み方はシステム会社に頼む前に範囲を 1 つの業務に絞る記事で、選んだ業務を試しに入れてから本番に移す段取りは工場での試験導入を本番につなげる記事で扱う。

候補は「業務の単位」で書き出す

「受発注をデジタル化したい」「現場をペーパーレスにしたい」のような言い方では、範囲が広すぎて比べられない。最初にやるのは、困っている業務を、担当者と書類が 1 つに決まる単位まで分けて書き出すことである。製造業の工場でよく候補に挙がるのは、たとえば次のような業務になる。

• FAX やメールで届いた注文書を、受注の台帳や生産管理のシステムに打ち直す
• 見積書を、過去の見積と材料の単価を探しながら作る
• 検査の結果を紙の記録用紙に書き、あとで成績書や集計表に写す
• 設備の日常点検・始業点検を、紙の点検表に記録する
• 在庫と入出庫を、帳簿や表計算で付け、棚卸で合わせる
• 生産の日程を、ホワイトボードや表計算で組み、変更のたびに書き直す
• 図面・仕様書・作業手順書を、共有フォルダや紙のファイルから探す

書き出した業務は、IPA のガイドが示すやり方で 1 つずつ中身を書く。ヒアリングの基本は、①何の情報（入力情報）をもとに、②どんな行為をして、③何の情報（出力情報）を作っているかを聞き、ある業務の出力が次の業務の入力になっているつながりを見える化することである^[3]。ガイドは入力情報の例として、顧客からの紙の注文書、表計算で管理している在庫情報、前工程の完成時に記録した品質情報、部品の支給先から届いた納品書を挙げている^[3]。

この書き方をすると、課題が勝手に浮かんでくる。ガイドがよくある例の筆頭に挙げるのは、業務と業務の間が紙で伝わっていることで、紙を受け取った部署に電子データへの転記という無駄な作業が生まれ、転記の間違いも起こり、伝達に時間がかかる、としている^[3]。上流と下流で同じ作業をしている、記録した品質情報が使われていない、特定の人や設備に仕事が溜まっている、という例も並ぶ^[3]。候補を比べる前に、この 4 つの型のどれに当たるかを各業務の横に書いておくと、次の物差しで数えるものがはっきりする。

候補を比べる 5 つの物差し

物差し 1：件数——週や月に何回起きるか

同じ作業が何回起きるかを数える。注文書の打ち直しなら 1 日に何枚届くか、検査記録なら 1 日に何ロット検査するか、設備点検なら点検表が何枚あるか、である。件数が多い業務ほど、仕組みに置き換えたときに毎日効き、試しに入れた期間の中でも同じ操作が何度も起きるので、良し悪しを判断しやすい。逆に月に数回しか起きない業務は、試す期間内に慣れの影響と仕組みの影響を分けにくい。

物差し 2：1 件あたりの手間——転記と探す時間

1 件を最初から最後まで、担当者に書き出してもらう。何回別の表に写しているか、何分探しているか、誰に確認の電話をしているかを数える。「時間がかかっている気がする」ではなく、1 件で何回写すか、何分かかるかの数字にしておくと、後で比べる元の値になる。IPA のガイドも、目標を決めたら指標の現在値を調べ、仕組みを入れた後と比べるビフォーの値として押さえておくよう求めており、実態を正確につかんでいないことが多いので手間がかかる場合がある、と断っている^[3]。

物差し 3：誤ったときの影響——誰が、どのくらい困るか

転記を誤ったとき、何が起きるかを書く。受注の数量や納期を打ち間違えれば、作る数や出荷日がずれ、顧客に迷惑がかかる。検査記録を写し間違えれば、成績書の数字が実物と食い違う。在庫の数がずれれば、手配の漏れか二重の手配になる。

影響の大きさには、法令で記録と保存が決まっているかどうかも入る。労働安全衛生法は、政令で定める機械等について、定期に自主検査を行いその結果を記録しておくことを事業者に求めている^[4]。労働安全衛生規則は、動力プレスとシャーについて 1 年以内ごとに 1 回の定期自主検査を定め（第 134 条の 3・第 135 条）、その検査をしたときは検査年月日・検査方法・検査箇所・検査の結果・実施者の氏名・補修等の措置の内容の 6 つを記録して 3 年間保存するよう定めている（第 135 条の 2）^[5]。この 6 つは動力プレスとシャーの条で決まった事項で、法令で定期自主検査が決まっているほかの機械は、その機械の条で記録の事項が決まる。また、動力プレスの年 1 回の検査は特定自主検査に当たり、資格を持つ者か登録を受けた検査業者が行う（法第 45 条第 2 項・規則第 135 条の 3）^[4][5]。社内の点検表を電子にする最初の 1 本の中心には置きにくい。

社内で回す点検の代表は、プレスを使う日ごとに作業の前に行う点検である（規則第 136 条）^[5]。件数は多いが、この条には記録の事項や保存の期間は書かれていない。点検表を電子にするときは、法令で記録の事項が決まっている機械かどうかを先に分け、決まっている機械はその条の事項のどれかを持てない作りにしないようにする。持てなければ、記録が欠ける。

取引の書類にも保存の決まりがある。国税庁の電子帳簿保存法の一問一答は、ペーパーレス化した FAX 機能を持つ複合機を使って受け取った取引の書類も「電子取引」に当たり、所定の方法でデータを保存しなければならないとしている^[6]。FAX の注文書をどう受け取りどう残すかで扱いが変わるので、受注入力を候補にするなら、受け取り方を先に確かめる。紙と電子が混ざる受け取り方の整理はFAX・電話の見積依頼と電子帳簿保存法の記事にまとめてある。

影響が大きい業務ほど直す価値は高いが、最初の 1 本にすると、慣れないうちの誤りがそのまま大きな問題になる。ここが次の節の判断につながる。

物差し 4：データが既にあるか——紙だけか、表計算か、機械から取れるか

その業務の情報が、いまどの形で存在するかを見る。紙にしかないのか、担当者の表計算にあるのか、機械や既存のシステムから取り出せるのか、である。表計算に何年分かの記録があれば、仕組みに移したときに比べる元の値も取りやすい。

IPA の質問集は、手作業の多い組立工程などではデータを自動で取るのが難しいので、まず手作業の多くない自動化された工程で、データを自動で取るようにしたほうが費用に対する効果がよいと答えている^[2]。製造装置のデータを外に持ち出せない場合も、たとえば装置の表示灯をカメラで読んで色を判定し、デジタルのデータにする、といった工夫で安く集める方法を考えることから始める、としている^[2]。データの取り方に工夫が要る業務は、それだけ準備の期間を見込む。

物差し 5：現場の協力——使う人が乗ってくれるか

最後は人である。その業務の担当者が、やり方を変えることに前向きか、少なくとも試すことに付き合ってくれるか。IPA の質問集は、職人の作業手順のように明文化されていないものの見える化は難しいとしたうえで、見える化に協力してくれる職人を優先して進めるのがよいとしている^[2]。最初の 1 本で協力が得られない業務を選ぶと、仕組みの良し悪しの前に、使われるかどうかで止まる。使われない理由とその潰し方は工場にツールを入れても現場で使われない理由の記事で扱う。

候補を表に並べて比べる

5 つの物差しを、候補ごとに 1〜3 点で付ける。点の付け方は会社ごとに決めてよいが、付ける前に基準を文字にしておく。以下は基準の例である。

3 つ目の物差しだけは、影響が大きいほど点を低くしている。影響の大きい業務は価値が高いが、最初の 1 本としては扱いにくい、という意味である。この基準で、ある工場が候補 6 つを付けたとすると、たとえば次のようになる（点はこの例のための仮の値）。

この例では FAX の注文書の受注入力が合計で 1 位だが、影響は 2 点で、打ち間違いが顧客に届くことがある。合計点だけで決めず、始めるなら書式の決まった上位の得意先の分に絞り、出荷の前に注文書と照らし合わせる確認を付けて、誤りに社内で気付ける形にしてからにする。日常点検・始業点検の記録も影響が 1 点なので、移す初めの期間は紙の点検表を残す。

表の点は、どの工場でも同じになるわけではない。同じ受注入力でも、FAX が 1 日 2 枚しか来ない工場なら件数は 1 点になる。表の役目は答えを出すことではなく、「なぜその業務から始めるのか」を社内で説明できるようにすることにある。

点が並んだときに、もう一段で見ること

ほかの業務の結果を前提にしていないか

合計点だけで決めると、ほかの業務とのつながりを見落とす。在庫の数は、受注の引き当てと入荷の消し込みで動く。受注と手配が別の場所にあるまま在庫だけを先に入れると、在庫の数だけが独立して合わなくなりやすい。生産管理の仕組みをどこから入れるかを、受注から進み具合までの情報の流れで決める考え方は中小の製造業が生産管理システムで最初に入れる範囲の記事にある。在庫を候補にするなら、入出庫がどこで発生しているかを先に書き出す。在庫の見せ方を紙から段階を踏んで決める手順は在庫の見える化の記事で扱った。逆に、品目や取引先の台帳のように、ほかの業務の前提になるものは先に整えておく。購買の業務で台帳を最初にそろえる理由はExcel の購買業務を移す順番を 3 つの軸で決める記事に書いた。

例外の多さを数えたか

同じ業務でも、例外の多い業務は最初の 1 本に向かない。特急の注文、手配の差し替え、得意先ごとに違う注文書の書式、品番が書かれていない注文書——こうした例外は、件数は少なくても仕組みを作る手間を大きく膨らませる。受注入力を候補にするなら、届く注文書の書式が何種類あるか、品番の書かれていない注文書が何割あるかを数えておく。例外が多いなら、書式の決まった上位の得意先の分から始めるように範囲をさらに絞る。

「見える化」で止まらないか

目的を「見える化」だけにすると、見えたあとに誰が何をするかが決まらない。IPA の質問集は、見える化のためのデータを集めた次は、そのデータを事業に生かすために分析することだとし、分析はグラフにして経営者が課題を探るといった簡単な方法でも効果がある、としている^[2]。業務を選ぶときに、データが揃ったら誰がどの頻度で見て何を決めるのかを、1 行でよいので書いておく。

選んだら、1 枚に書いて社内で合わせる

最初の 1 本が決まったら、次のことを 1 枚にまとめる。IPA のガイドが、範囲を決めたら成果を測れる指標を選び、目標値を置き、現在値を調べるという順番を示している^[3]のに沿った形である。

1. 選んだ業務と、選ばなかった候補（理由とともに）
2. その業務の入力・行為・出力（誰から何を受け取り、誰に何を渡すか）
3. 測る値と、いまの値（1 件あたりの転記の回数、1 日の件数、誤りの件数など）
4. 法令で記録や保存が決まっている項目と、紙を残す期間
5. 担当者と、困ったときに相談する人

この 1 枚は、試しに入れる段階の判定の元にもなる。試験導入の判定条件と期間の決め方は試験導入を本番につなげる記事で扱う。購買の仕事を表計算から移すときに、どの業務を何番目に移すかの考え方は購買業務を Excel から移す順番の記事にまとめてある。

よくある質問

AI を使える業務から選んだほうがよいですか

AI が使えるかどうかを最初の物差しにしないほうがよい。IPA の質問集は、AI は手段であって目的ではないとしている^[2]。AI を使うまでもなく表計算で足りる場合があることはシステム会社に頼む前の範囲の絞り方の記事で触れた。業務を 5 つの物差しで選んだあとで、その業務の中の読み取りや判定に AI が向くかを考える順番にする。外観検査に AI を使う場合に先に決めることは外観検査を AI で自動化する前に決めることの記事にある。

小さな業務から始めると、効果が見えないのではないですか

先の中小機構の調査では、DX に既に取り組んでいる企業（189 社）でも 18.5％が「具体的な効果や成果が見えない」を課題に挙げていた^[1]。調査は効果が見えない原因までは聞いていない。この記事の見立てでは、原因は業務の大きさより、始める前に元の値を数えていないことにある場合がある。小さな業務でも、1 件の転記の回数と 1 日の件数を先に数えておけば、変わったかどうかは数字で分かる。

設備の点検記録は最初に向かないのですか

向かないとは限らない。日常点検・始業点検の点検表が多く、記録を探す手間が大きい工場なら、点数は上がる。ただし動力プレスやシャーの定期自主検査のように、記録する事項と 3 年の保存が法令で決まっている記録もある^[5]。電子に移すなら、その機械の条で決まった事項を全部持てることを確かめ、移した初めの期間は紙の記録も残し、電子の記録で欠けがないことを確かめてから紙をやめる。

候補の点がどれも低いときはどうしますか

点が低いのは、業務の切り方が大きすぎることが多い。「受注」をまるごと 1 つにせず、「上位 3 社の FAX 注文書の打ち直し」のように、得意先・品目・工程で絞って付け直すと、件数・手間・例外の点が変わる。それでも低いなら、いまは仕組みを入れずに、書式をそろえる・置き場所を決めるといった業務の見直しで済むかを先に考える。

まとめ

工場で最初にデジタル化する業務は、困っている業務を担当者と書類が 1 つに決まる単位で書き出し、入力・行為・出力で中身を書いてから選ぶ。比べる物差しは、件数、1 件あたりの手間、誤ったときの影響、データが既にあるか、現場の協力の 5 つで、影響の大きい業務は価値が高い一方で最初の 1 本には扱いにくい。点を付けたら、ほかの業務の結果を前提にしていないか、例外がどのくらいあるか、見える化のあとに誰が何を決めるかを確かめる。選んだ業務は、測る値と今の値、法令の記録、担当者を 1 枚にまとめ、試験導入の判定の元にする。

出典・参考資料

1. 中小企業の DX 推進に関する調査（2025 年）アンケート調査報告書（独立行政法人中小企業基盤整備機構／令和 8 年 2 月）
2. マンガでわかる製造分野 DX FAQ 編 52 件（独立行政法人情報処理推進機構（IPA））
3. 中小規模製造業者の製造分野における DX 推進のためのガイド 製造分野 DX 推進ステップ例（製造分野 DX で 3 つの目指す姿を実現するための秘策）（独立行政法人情報処理推進機構（IPA））
4. 労働安全衛生法（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
5. 労働安全衛生規則（昭和四十七年労働省令第三十二号）（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
6. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（国税庁／令和 7 年 6 月）

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