ワークフロー承認依頼をモバイルで完結させリモート業務を加速するnewji活用

はじめに

製造業のデジタル化が叫ばれる現在でも、多くの現場ではいまだに紙やFAX、Excelファイルの手作業によるワークフローが根強く残っています。
特に昭和時代に確立された管理フローは、属人化と非効率を生み、調達購買部門をはじめとする意思決定プロセス全体のスピードを大きく損なっています。
新たな働き方として注目されるリモート業務やモバイル活用の促進は、こうした業界特有のアナログ文化に根本からメスを入れる必要があります。

この記事では、製造業の現場を知り尽くした視点から、ワークフロー承認をモバイルで完結させるメリットと課題、そしてそれらを解決するnewjiの活用方法を、深く実践的に解説します。
バイヤーを目指す方、サプライヤーの立場から調達側の動きを知りたい方にも、ご自身の現場にすぐ生かせるノウハウをお伝えします。

製造業ワークフローの実態－“昭和式”からの脱却が進まない理由

アナログ文化の根強さと現場の“安心感”

多くの工場現場では、フローそのものが“人依存”かつ“紙依存”になっています。
例えば、購買申請は稟議用紙、サイン、押印…という流れで、書類が人の机を物理的に巡るプロセスが完成されています。
現場担当者、課長、部長、工場長…と続く承認ルートの“見える化”が紙とハンコで行われてきたため、少しでもデジタル化しようとすると「これまでのやり方が安心」「不正が増えるのでは」といった抵抗感が出てしまいます。

“紙”と“Excel”が残る背景

日本の製造業では、過去の品質問題や市況変動に対応するため、複雑化・細分化した管理項目が膨大に残っています。
これらを一度にシステム化するのは現実的ではなく、部門ごとにExcelフォームやローカルルールが乱立する原因となっています。
また、ITが苦手なベテランも多いため、デジタル化推進の意図があっても、フローを現状維持したいという力が働きがちです。

コロナ禍で“現場出社必須”が変化した

2020年からのコロナ禍で、外出制限や在宅勤務が強く推奨されたことで、多くの工場でも“紙のフローが守れない”事態が生じました。
このタイミングでようやく「電子承認でいいのでは」「モバイルでもOKなのでは」といった議論が現場で出るようになりました。
しかし、従来のワークフローシステムは、PC前提・社内ネットワーク前提のものが大多数で、スマートフォンやタブレットから直感的に承認できるものは意外なほど少ないのが現状です。

ワークフロー承認の“モバイルシフト”がもたらす三つの変革

1. 承認スピードの爆発的向上

最大のメリットは「どこでも・今すぐ」承認できることです。
従来、部長や役員の外出、海外出張が重なると、承認は何日も止まっていました。
モバイル化すれば、社外や移動中でもスマホ一台で即座に承認が完了します。
これにより、調達購買のリードタイム短縮や、トラブル発生時の初動対応が格段に早くなります。

2. ペーパーレス・ハンコレスによる業務効率化

紙面での稟議・押印・保管業務は、作業工数を大幅に削減でき、資料紛失のリスクやセキュリティ課題もクリアします。
また、申請日付や承認日時は全て電子記録として残るため、内部統制の強化や監査対応もスムーズです。

3. 柔軟な対応で組織変革が進む

モバイルによる承認フローが定着すると、属人化していたプロセスを共通化・標準化しやすくなります。
メールやチャットではなく、業務アプリで一元管理することで、意思決定のブラックボックス化や「誰が悪いか探し」が減ります。
さらに“場所”や“時間”の制約が減り、多様な働き方＝人的資源の最適活用がやりやすくなります。

リモート業務を加速させるnewjiの強み

シンプルで現場目線－newjiが選ばれる理由

newjiは製造業向けに特化したワークフロー・承認システムとして設計されているため、IT初心者にも扱いやすいシンプルなUI設計が特徴です。
購買稟議や見積取得、品質改善の是正処置など、製造業特有の複雑な業務要件も標準搭載しており、「紙の稟議」をそのままモバイル化できる柔軟性があります。
現場ユーザーが直感的に操作できる設計なので、従来の「システムアレルギー」が少なく、使い始めて早期に成果が出るのもポイントです。

セキュリティ・コンプライアンス対応

製造業では、調達先との情報漏洩リスクが重大な問題となっています。
newjiはクラウド上での通信・データ管理が厳格にコントロールされ、承認記録やアクセス権限もロールベースで管理可能です。
また、監査証跡が自動で残る仕組みにより、J-SOXなどの内部統制や社内監査にも柔軟に対応できます。

多様な承認ルートを“かんたん”設定

現場に根付いた承認段階（現場→課長→部長→経理→工場長…）も、設定画面でドラッグ＆ドロップするだけで反映可能です。
また、現場や部門ごとにルールが違う場合でも、「誰が」「どのタイミングで」承認すればプロセスが進むのか、パターン登録できます。
PCが苦手なユーザーにも優しい設計なので、属人的な業務をシステム上で標準化・共通化する助けになります。

モバイルデバイス最適化で“現場主義”を実現

newjiはスマートフォンやタブレットでの利用を前提に設計されているため、“ながら作業”でもストレスフリーに承認業務が完結します。
各申請書が「見る・確認・押す」というシンプルな流れで操作でき、必要ならコメントや添付ファイルも即時アップロード可能です。
夜間や工場外の緊急承認でも、画面通知を活用したリマインドで承認漏れを最小限にできます。

バイヤー・サプライヤー視点でのメリットと課題

バイヤー目線：スピードとトレーサビリティ強化

調達部門にとって、見積取得・発注・納品・検収といった一連のフローで“承認待ち”がよく起きています。
モバイル承認で高速化すれば、案件停滞の回避とトラブル最小化につながります。
また、交渉記録や設計変更時の意思決定プロセスも電子証跡が明確に残るため、社内外からの問い合わせ対応が大幅に早まります。

サプライヤー目線：透明性と信頼性の強化

バイヤー側の意思決定プロセスが見える化されると、サプライヤーは「どこで止まっているか」「なぜ遅れているか」が把握しやすくなります。
また、稟議や発注承認がモバイル化されていれば、「担当者不在で止まる」という日本の商慣行特有の課題にもスピーディに対応可能です。
これは、品質改善提案や緊急対応のスピード感でも業界内の信頼へと直結します。

現場導入時の“人・組織”の壁と対策

システム導入時には「使い方がわからない」「紙のほうが安心」といった心理的な障壁がつきものです。
newjiは、現場での導入時に必ず“現場説明会”や“チュートリアル動画”を用意し、PC・スマホ操作に自信がない方でも迷わず使える環境を作ります。
また、部門ごとに“お試し運用”を設けて、徐々に業務フローのデジタル化を段階的に進めるのがポイントです。