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注文書を受け取ったら確かめる項目——見積・図面と照らす順番と、食い違いの返し方

調達購買ノウハウ

投稿日：2026年10月30日

注文書を受け取ったら確かめる項目——見積・図面と照らす順番と、食い違いの返し方

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この記事のポイント（結論先出し）

注文書を受け取ったら、その日のうちに受注表に「受付」の状態で入れ、出荷や請求に使う前に 3 つの問いで確かめる。客先に問い合わせている間は「確認待ち」にし、内容を確かめ終えて受けると決めたら「受注確定」にする。①必要な項目がそろっているか、②見積・図面・取り決めと合っているか、③自社が守れるか。項目は品番・図番と版・数量と単位・単価と金額・納期・納入場所・検査・支払条件・支給材・付帯条件などで、客先が中小受託取引適正化法（取適法）の委託事業者に当たる取引では、その多くは発注のときに客先が示すべき事項として規則に並んでいる^[2]。食い違いを見つけたら、何が・何と・どう違うかを 1 行ずつ書いて返し、客先の訂正を書面かデータで受け取ってから受注確定にする。こちらが条件を変えて受けると、民法上は新たな申込みとみなされ^[5]、相手の返事を待つことになる。いつも取引している客先から自社の営業の部類に属する注文を受けたのに返事をしないでいると、承諾したとみなされる規定もあるので^[4]、確認と返事には社内の期限を決めておく。

確かめる順番は、3 つの問いで分ける

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届いた注文書は、受け取った日に状態を「受付」にして受注表に入れておく。客先に照会したり書面を待ったりしている間は「確認待ち」にし、内容を確かめ終えて受けると決めた時点（承諾の返事を出す時点）で「受注確定」にする。入力が原本どおりかを照らしただけでは受注確定にしない。出荷や請求に使うのは受注確定にした行だけである。注文書の確認というと、品番や数量の打ち間違いを探す作業を思い浮かべやすい。それは受注表に入れるときの入力ミスの話で、受注入力のミスと、二重チェックに頼らない防ぎ方で扱っている。この記事で扱うのはその手前、届いた注文書そのものが、受けてよい内容になっているかの確認である。

確認は次の 3 つの問いに分けると、抜けにくい。

そろっているか：作って納めるのに要る項目が、注文書に書いてあるか
合っているか：書いてある内容が、出した見積・渡された図面・基本契約の取り決めと一致しているか
守れるか：その数量・納期・仕様で、自社が作って納められるか

1 つ目は注文書だけを見れば分かる。2 つ目は見積書や図面の台帳と並べないと分からない。3 つ目は生産や材料の担当に聞かないと分からない。順番どおりに進めると、1 つ目で足りない項目が見つかった注文を、2 つ目・3 つ目まで調べてから差し戻す無駄が減る。

確かめる項目の一覧

受注側が確かめる項目を、照らす相手とよくある食い違いとともに並べる。

項目	照らす相手	よくある食い違い
宛先・発注元	取引先台帳	別の事業所あて、グループ会社名での発注
発注日・注文番号	受注表（同じ番号の有無）	番号なし、既に受けた番号の再送
品番・品名	客先品番と自社品番の対応表	旧品番、対応表に無い品番
図番と版・仕様書	見積時の図面、図面の台帳	版の記載なし、見積後に版が上がっている
数量と単位	見積の数量の前提	個とセット・m と本の違い、見積の数量帯より少ない
単価・金額	見積書、単価の取り決め	古い単価、税抜と税込の取り違え、金額の計算違い
納期・分納	生産の予定、材料の手配日数	見積の回答納期より早い、分納の指定が無い
納入場所	取引先台帳	いつもと違う工場、他社への直送
検査	基本契約、検査基準書	検査の有無や完了期日の記載なし
支払条件	基本契約	支払の日が特定できない書き方、取り決めと違うサイト
支給材	支給の取り決め	品名・数量・引渡日・対価の記載なし
付帯条件	見積の前提条件	見積に入れていない成績書・梱包・荷姿の指定

12 項目すべてを毎回同じ重さで見る必要はない。新規の品番、初めての客先、見積から時間がたっている注文、金額の大きい注文は全部を見る。毎月同じ品番を同じ条件で受けている注文は、前回の注文との差分（数量・納期・版）だけを見る、という分け方でよい。

1 つ目の問い：必要な項目がそろっているか

客先が取適法の委託事業者に当たる取引では、客先は発注をしたら直ちに、給付の内容・代金の額・支払期日及び支払方法などを、書面か電磁的方法で示さなければならない^[3]。示す事項は規則に並んでおり、当事者の名称、委託をした日、給付の内容と受領する期日・場所、検査をする場合は検査を完了する期日、代金の額と支払期日、支給材を買わせる場合はその品名・数量・対価・引渡しの期日と決済の期日・方法、などが含まれる^[2]。受注側から見ると、この並びがそのまま「そろっているか」の確認表になる。注文を受けてから出荷指示までの流れの中での位置づけは受注処理の流れにある。

そろっていないときに、受注側が気をつけたい点が 3 つある。

図番と版。公正取引委員会と中小企業庁のテキストは、給付の内容について、受注側が見て理解でき、指示に即した給付を作れる程度の情報を示す必要があるとしている^[1]。注文書の参考例でも、品名・規格・仕様の欄は内容が十分に理解できるように書き、仕様書・図面・検査基準などを別に渡している場合はそのことを付記する、とされている^[1]。図番だけで版が書いていない注文書は、どの版で作るのかが決まらない。見積をしたときの版と、今の版が違えば、作るものが変わる。振興基準も、客先が発注に際して示すべき設計図・仕様書などの内容を明確にするものとし、発注した後に設計や仕様を変えるときは、その変更による追加のコストを客先が負担するものとしている^[1]。

支払期日の書き方。テキストは、支払期日は具体的な日が特定できるように定める必要があり、「〇月〇日まで」や「納品後〇日以内」は支払の期限を示しているだけで認められない一方、「毎月末日納品締切、翌月〇日支払」は具体的な日が特定できるので認められる、と説明している^[1]。基本契約で決めた支払条件と違う書き方の注文書が来たら、どちらによるのかを確かめる。

単価が無い。単価欄が空いている、「前回と同じ」と書いてある、「別途協議」となっている注文書は、扱いを分けて考える必要がある。詳しくは単価が書いていない・単価未定の注文書が来たときで扱う。

2 つ目の問い：見積・図面・取り決めと合っているか

そろっていても、中身が見積や取り決めと違うことはよくある。照合で見つかりやすいのは、見積書との違いである。例を並べる。

項目	自社の見積書	届いた注文書	判断
図番と版	B-2207 版 C	B-2207（版の記載なし）	版を照会
数量	500 個以上の単価	240 個	数量帯が違う。単価を照会
単価	412 円（税抜）	412 円（税の記載なし）	税抜か確認
金額	—	99,880 円	240×412＝98,880 円。1,000 円違う
納期	受注後 25 営業日	受注から 15 営業日	守れるかを生産に確認
成績書	見積に含めず	「検査成績書添付」	費用と様式を照会

この例では 6 項目すべてに確かめることがある。とくに数量帯の違いは見落としやすい。500 個以上を前提にした単価を 240 個の注文に当てはめると、1 個あたりの段取りの費用が回収できない。見積書に数量の前提を書いておくと、ここで照会する根拠がはっきりする。金額の 1,000 円の違いのように、注文書の中で数量×単価と金額が合わないものは、どちらが正しいのかを客先に決めてもらう。受注側が勝手に片方へそろえて受けると、請求のときに食い違いが再び出る。

成績書・ミルシート・梱包の指定・荷姿・ラベルといった付帯条件は、見積のときに話に出ていないことが多い。作業も費用も増えるので、見積に含めていなかったなら、受ける前に照会する。どんな書類が求められうるかは、EN 10204 の検査証明書を出せない仕入先の見分け方のような発注側の記事を読むと、客先が何を気にしているかが分かる。

3 つ目の問い：自社が守れるか

3 つ目は、注文書の内容が正しくても、自社が守れない場合である。納期が生産の予定に入らない、材料の手配が間に合わない、指定の検査ができる設備が無い、などがこれに当たる。見るのは主に納期と数量である。

材料は在庫にあるか、取り寄せなら何日かかるか
同じ設備・同じ工程を使う他の受注と、時期がぶつからないか
外注に出す工程があるなら、外注先の納期は間に合うか
分納の指定がある場合、各回の数量と日付を守れるか

守れないと分かったら、「守れる条件」を書いて返す。ここで受けてから遅れるより、受ける前に納期を相談するほうが、客先の生産計画にとっても都合がよい。客先から先に内示が来ていた注文なら、内示の段階で手配していた材料との関係も見る（内示と確定注文の違い）。

食い違いを見つけたときの返し方

見つけた食い違いの返し方は、3 つに分かれる。

照会する（どちらが正しいかを客先に決めてもらう）

版の記載が無い、税抜か税込か分からない、金額の計算が合わない、のように、注文書の中身が決まっていない・矛盾している場合は、受ける前に照会する。照会の文は、項目ごとに「注文書の記載」「こちらの理解」「確かめたいこと」を 1 行ずつ書く。

ご注文番号 PO-1184 について、受注の前に 3 点お教えください。
1. 図番 B-2207：版の記載がありません。弊社見積は版 C で行っています。版 C でよろしいでしょうか。
2. 単価 412 円：税抜の単価として承ってよろしいでしょうか。
3. 金額 99,880 円：240 個×412 円は 98,880 円です。正しい金額をお知らせください。
お手数ですが、訂正がある場合は訂正後の注文書をお送りください。お受けするかどうかは、ご回答をいただいてからお返事いたします。

番号を振って 1 項目 1 行にしておくと、客先の回答も「1 は版 C、2 は税抜、3 は 98,880 円」と番号で返ってきて、受注表に入れるときに迷わない。

条件を付けて返す（こちらの条件で受けてよいかを聞く）

納期を守れない、数量帯が違うので単価を変えたい、のように、こちらが条件を変えて受ける場合である。民法は、承諾する側が申込みに条件を付けたり変更を加えたりして承諾したときは、その申込みを拒絶したうえで新たな申込みをしたものとみなす^[5]。つまり、こちらの条件を書いて返した時点では、まだ注文は成り立っていない。客先がその条件を受け入れたという返事を、書面かデータで受け取ってから受注確定にする。注文請書に条件を書いて返す形の例は注文請書とはにある。

そのまま受ける（確認したことを記録する）

3 つの問いをすべて通った注文は、そのまま受ける。受けたことを客先に返す方法（注文請書・受注確認のメール・EDI の応答など）は客先との取り決めによる。注文請書を紙で交わす場合の印紙の要否は注文請書の記事の印紙税の節で扱っている。注文書の側の印紙は注文書に収入印紙は必要かにある。

どの返し方でも、受注表には「確認した日」「照会した日と内容」「回答を受けた日と回答者」を残す。後で納期や単価でもめたときに、何を確かめて何で合意したのかが分かる。

返事には社内の期限を決めておく

確認に時間をかけすぎることにも注意が要る。商法第 509 条によれば、平常取引をする相手から自社の営業の部類に属する契約の申込みを受けた商人は、受けるか断るかの通知を遅滞なく出す義務を負い、その通知を怠ると申込みを承諾したものとみなされる^[4]。いつもの客先から届いた注文書を、受付や確認待ちのまま返事をせずに置いておくと、照会したかった点を残したまま受けたことになりかねない。

そこで、社内で期限を決める。たとえば「受け取った当日中に 1 つ目の問いを済ませ、足りない項目があれば照会を出す」「2 つ目と 3 つ目は翌営業日までに済ませ、受けるか、条件を返すか、照会するかのどれかを客先に伝える」といった形である。照会を出すときは、受けるかどうかは回答をいただいてから返事をする、と照会の文に明記しておく。照会を出しただけで諾否の通知をしたことになるとは限らないので、受けない可能性がある注文はその旨をはっきり書く。照会中の注文は受注表で「確認待ち」の状態にし、理由（照会中・回答待ちなど）を備考に書いて、出荷や請求には使わない。

口頭で済ませない

照会への答えを電話で受けることは多い。「版は C で、単価はそのままで」と言われ、その場で受注表を直して進める。これは早いが、注文書の記載は直っていないので、記録の上では古い内容のまま残る。客先が取適法の委託事業者に当たる取引では、発注の内容を書面か電磁的方法で示すのは客先の義務で^[3]、内容が決まった後に示す場合も書面か電磁的方法による^[3]。テキストは、口頭による発注は取引条件が不明確でトラブルが生じやすく、トラブルが生じた場合に受注側が不利益を受けることが多いことを、この規定のねらいとして挙げている^[1]。

電話で答えを聞いたら、「本日お電話で、版 C・税抜 412 円・金額 98,880 円と伺いました。訂正後の注文書をお送りください」とメールで返し、訂正された注文書かデータが届いたら内容を確かめ、受けると決めた時点で受注確定にする。この例のように単価や金額が変わる場合も、数量・納期・品番が変わる場合も、訂正の注文書で内容が変わったら元の行を上書きせず版を足し、新しい版の行を有効にする。客先が電磁的方法で示した内容について書面での交付を求めることも、受注側からできる^[3]。ただし、受注側のほうから電磁的方法で受けたいと申し出ている場合などは、客先は書面を出さなくてよいとされている^[2]。

よくある質問

毎月同じ注文が来る客先でも、全部の項目を見る必要がありますか

前回の注文と比べて変わった所だけを見る運用でよい。ただし、図番の版、単価、納期の 3 つは、前回と同じでも変わっていないかを確かめる。版が上がったことを客先が注文書に書き忘れる例は珍しくない。

注文書の金額と、数量×単価が 1 円違います

消費税の端数処理の違いか、単価の小数点以下の扱いの違いのことが多い。どちらにしても、客先に正しい方を確かめる。受注側が片方にそろえて受けると、請求のときにまた合わなくなる。

照会したまま返事が来ません

照会した日と内容を受注表に残したうえで、納期に影響する日を示して再度照会する。返事が来るまでは確認待ちのままにし、その注文を生産や出荷には使わない。納期の都合でどうしても先に材料の手配や生産を始める場合は例外として扱い、どの条件で始めるかを客先に伝え、書面かデータで了承を得てから始める。

まとめ

注文書を受け取ったら、受注表に「受付」で入れ、照会中は「確認待ち」にして、出荷や請求に使う前に、そろっているか・合っているか・守れるかの 3 つの問いで確かめる。項目の目安は、客先が発注のときに示すべきとされる事項の並びで^[2]、図番と版、数量帯と単価、付帯条件は見積と照らす。食い違いは、照会する・条件を付けて返す・そのまま受ける、の 3 つで返し分け、条件を付けて返したら客先の承諾を受けるまで確定させない^[5]。いつもの客先からの自社の営業の部類に属する注文は、返事を怠ると承諾したとみなされることがあるので^[4]、確認と返事に社内の期限を決める。電話で聞いた答えは、訂正された注文書かデータで受け取ってから受注確定にする。

出典・参考資料

中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）
製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律第四条の明示に関する規則（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律（取適法）（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
商法（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
民法（e-Gov 法令検索（デジタル庁））

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