FAXの注文書をPDFで受ける——複合機の転送・インターネットFAXと、名前の付け方・置き場・保存

FAX を PDF で受ける形は 2 つある

FAX の注文書が毎日何十枚も届く工場では、受信トレイから紙を集め、受注表に打ち込み、紙をファイルに綴じる作業が続いている。紙を出さずに PDF で受ければ、紙を集める手間と綴じる手間はなくなる。PDF で受ける形は、おおむね次の 2 つに分かれる。特定の製品名ではなく、形で比べる。

• 複合機で受信してデータで送る形：いまの FAX 番号と複合機をそのまま使い、受信したデータを印刷せずに共有フォルダへ保存する、または決めたメールアドレスへ転送する
• インターネット FAX の形：FAX 番号で受けたものを、事業者のサービスがメールや画面で PDF として届ける

国税庁は、ペーパーレス化された FAX 機能を持つ複合機を利用した取引を電子取引の例に挙げており、電子取引に当たる場合は、出力した書面ではなくデータを所定の方法で保存しなければならないとしている^[1]。紙で受けていたときは紙を綴じればよかったものが、データの保存に変わる。受け方による保存の扱いの違いはFAX と電話の注文を電帳法でどう保存するかの記事に詳しい。この記事は、受注の担当者が毎日使う置き場と名前の付け方を書く。

インターネット FAX のサービスは、契約が終わるとサービスの中のデータが見られなくなることがある。保存の 7 年は契約の期間より長いことが多いので、受け取った PDF は社内の置き場にも写しておく。

受ける側から見た取適法の扱い

客先と自社の取引が取適法の対象なら、客先（委託事業者）は発注の内容を書面か電磁的方法で明示しなければならない^[4]。公正取引委員会と中小企業庁のテキストは、電磁的方法の例として、明示事項を記載した書面等を、電磁的記録をファイルに記録する機能を持つ受注側の FAX へ送信する方法を挙げ、受信と同時に書面で出力される FAX へ送る方法は書面の交付に当たるとしている^[3]。自社が FAX を PDF で受けるようにすると、客先から見ればこれまでの書面の交付が電磁的方法での明示に変わる。

受注側の立場で知っておきたいことが 2 つある。1 つは、テキストが受注側に向けて、電子メール等で明示を受けた内容は受注側の機器のファイルに記録されるとは限らないので、トラブル防止の観点から、その内容を自らのファイル等に記録し保存することが望ましいとしていることである^[3]。受けた PDF を置き場に残す作業は、税法の保存のためだけでなく、取引の条件を後で確かめるためにも要る。

もう 1 つは、電磁的方法で明示を受けた受注側が、その事項を記載した書面の交付を求めたときは、発注側は原則として遅滞なく交付しなければならないことである（第 4 条第 2 項）^[4]。また明示に関する規則は、電子メール等で送る方法は、明示すべき事項が受注側の機器の画面に文字等で明確に表示されるものでなければならないとしている（第 2 条第 2 項）^[5]。届いた PDF がかすれて数字が読めないなら、送り直しを頼む理由になる。手書きやかすれで読み違えやすい所の確かめ方は手書きの注文書の読み違いの記事で扱う。

ファイルの名前は、受注表に入れるときに付ける

複合機やサービスは、受信した PDF に受信日時や連番の名前を自動で付ける。この名前のままだと、後で「○○工業の 3 月の注文書」を探せない。国税庁の一問一答は、データを保存するシステムがない場合に検索の要件を満たす方法として、ファイル名に「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」を含めて統一した順序で入力しておく方法と、表計算ソフトで日付・金額・取引先を入力した一覧表を作り、通し番号でファイル名と対応させる方法を挙げている^[1]。国税庁のパンフレットも、規則的なファイル名を付けて特定のフォルダに集約しておく方法と、表計算ソフト等で索引簿を作る方法を並べている^[2]。

名前を付ける時点は、届いた日に受注表へ「受付」の行を作るときの 1 回に決める。注文書を見て日付・客先・金額を受注表に打つのと同じ時に、同じ値で PDF の名前を直せば、作業は 1 回で済み、確認待ちや受注確定に進んでも、金額が変わらない限り名前は付け直さない。

名前の付け方は 2 通りから選ぶ

A. ファイル名に日付・金額・取引先を入れる
一問一答が挙げるこの方法は、保存するデータについて税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしておくことが前提になっている^[1]。たとえば「20261030_128000_○○工業_PO-4512.pdf」のように、注文日・合計金額・客先・客先の注文番号の順に並べる。日付は和暦でも西暦でもよいが、混在させると抽出の妨げになるので、どちらかに統一する必要があると一問一答は書いている^[1]。客先の名前は「㈱」「株式会社」「(株)」の書き方を 1 つに決めておく。表記がばらつくと、客先で絞り込んだときに漏れる。

単価が空欄で金額が入らない注文書は、A の形では仮の金額を入れず、金額の位置に「未定」と書いた名前にして確認待ちに置き、単価が確かめられた時点で金額を入れた名前に付け直す。単価が空いた注文書の扱いそのものは後で触れる記事に任せる。

B. 受注表を一覧表にして、PDF は通し番号で結ぶ
PDF の名前は「000231.pdf」のような通し番号にし、受注表に「PDF の番号」の列を足す。受注表にはもともと注文日・客先・金額の列があるので、表計算ソフトで範囲を指定したり、2 つの項目を組み合わせて絞り込んだりできれば、一覧表の役目を受注表が兼ねられる^[1]。受注表の列の作り方は受注管理表をエクセルで作る記事にある。

ただし B の形が使えるのは、注文書 1 通（受付番号）ごとの合計金額を出す列か集計シートを持つ場合に限る。受注表は 1 明細 1 行で作ることが多く、そのままでは 1 枚の注文書が何行にもなって、金額で注文書を探せないためである。どの行にも同じ PDF の番号と受付番号を入れ、受付番号ごとに合計金額を出しておく。受注表の行と PDF が行き来できることも確かめておく。

保存すべきデータについて税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしておき、そのうえで基準期間の売上高が 5,000 万円以下の事業者などは、検索の要件そのものが不要になる場合がある^[1]。自社が当たるかはシステムなしで電帳法に対応する記事で確かめてほしい。ただ、要件が不要でも、注文書を後で探せなければ受注の仕事が止まるので、名前の決まりは作っておいたほうがよい。

1 通に注文が何件も入っていたら分ける

客先によっては、1 回の FAX で別々の注文書を何枚も続けて送ってくる。1 つの PDF に別の注文が入っていると、ファイル名にどの日付と金額を入れればよいか決まらない。国税庁の一問一答は、複数の請求書等が含まれた PDF について、取引ごとにデータの同一性を保ったまま記録事項を変えずに単に分割し、分割したファイルの名前に規則性を持たせて記録項目を入れて管理する方法を挙げ、こうした分割は合理的な方法による編集の範囲内だとしている^[1]。注文書でも同じ考え方で、注文書 1 枚ごとに分け、それぞれに名前を付ける。分けるときに、ページを消したり書き込んだりはしない。

置き場は「受信箱」と「処理済み」に分ける

紙で受けていたときは、受信トレイに紙が溜まっていれば未処理だと誰でも分かった。PDF にすると、届いたかどうかが目に見えなくなる。フォルダを分けて、ファイルがどこにあるかで処理の状態が分かるようにする。

1. 受信箱
複合機やサービスが PDF を置く場所。届いた日のうちに受注表へ「受付」の状態で入れ、ここから移す。受信箱に残っているものは、まだ受注表に入っていない。

2. 確認待ち
読めない所や単価が空いている所があって、客先に問い合わせているもの。受注表の行の状態も「確認待ち」にし、問い合わせた日と理由を備考に書く。この行は、確かめが済むまで出荷や請求に使わない。単価が書かれていない注文書の扱いは単価が未記入・未定の注文書の記事で扱った。

3. 処理済み（年・客先別）
内容を確かめ終えて受けると決め、承諾の返事を出して受注表の行を「受注確定」にしたもの。年ごとのフォルダの下に客先ごとのフォルダを作る。一問一答は、取引先ごとにフォルダを分け、その中のファイル名に日付と金額を入れて管理する方法でも検索の要件を満たしうるとしている^[1]。

ファイルを処理済みに移したあとで、中身を書き換えたり消したりしない。電子取引のデータには改ざんを防ぐ措置が要り、国税庁はシステム費用をかけずにできる方法として、改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る方法を挙げている^[2]。規程の中身と他の方法は先の電帳法の記事に任せ、ここでは「処理済みのフォルダの中身を消してよい人と手順を、規程で決めておく」とだけ書いておく。

保存の年数

法人税法施行規則は、青色申告法人に、取引に関して相手方から受け取った注文書などの書類を、起算日から 7 年間保存するよう定めている。書類の起算日は、作成または受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から 2 月を経過した日である（第 59 条）^[6]。欠損金が生じた事業年度などは 10 年になるので、年ごとにフォルダを分けておけば、保存期間が過ぎたフォルダを年単位で確かめられる。年数の数え方の詳細は注文書・見積書の保存年数の記事にある。

見落としを防ぐ毎日の確かめ方

PDF で受ける形にしたあとで起きやすいのは、「届いていたのに誰も見ていなかった」である。紙のときは、FAX の音とトレイの紙で誰かが気づいた。次の 3 つを毎日の手順に入れておく。

• 朝と昼過ぎなど決まった時刻に、受信箱が空になっているかを担当者が確かめる
• 複合機やサービスの受信の履歴（受信した日時と件数）と、受信箱・処理済みに入ったファイルの数を週に 1 回突き合わせる
• 転送先のメールアドレスを個人ではなく受注の担当の共有アドレスにし、休みの日でも別の人が見られるようにする

受信の履歴と件数を突き合わせるのは、転送の設定が途中で変わったり、保存先のフォルダの容量が一杯になったりして、受信はしたのにファイルが置かれていないことがあるためである。複合機の設定を変える人が総務や情報システムの担当で、受注の担当者が知らないうちに変わることもある。設定を変えるときは受注の担当者に知らせる決まりにする。

FAX だけでなくメールや電話でも注文が来る工場では、PDF の受信箱とメールの受信箱が別々に並ぶ。受け口と記録を 1 つにまとめる手順は受注の窓口をまとめる記事で、受注全体の紙をどこから減らすかは受注の紙から始めるペーパーレスの記事で扱う。

よくある質問

PDF で受けた注文書を印刷してもよいか
印刷して作業に使うのは構わない。ただし電子取引のデータは、出力した書面を保存するのではデータの保存に代えられない^[1]。印刷した紙を綴じても、PDF は消さずに置き場に残す。

営業の案内などの FAX も同じ受信箱に入ってくる
注文書・見積書などの取引に関するものと、それ以外を受信箱の段階で分け、処理済みのフォルダには取引に関するものだけを入れる。分ける基準と、取引に関係しないものを消してよいかは、社内の規程で決めておく。

FAX をやめてメールで注文してもらえば済むのではないか
客先に頼めるならよいが、すべての客先が応じるとは限らない。FAX の番号を残したまま紙だけをなくせるのが、PDF で受ける形の利点である。

PDF の画質が悪く、数字が読みにくい
画質は送る側の機器や設定にも左右される。読みにくい注文書は、読めない所を受注表に推測で入れず、確認待ちのフォルダに置いて客先に確かめる。届いた FAX を受注表に入れる作業の手順はFAX の注文書を受注表に入れる作業の記事にまとめた。

まとめ

FAX を PDF で受ける形には、複合機から共有フォルダやメールへ送る形と、インターネット FAX の形がある。どちらもデータで受けた注文書は電子取引のデータとして保存し、取適法の対象の取引なら、受けた内容は自社でも記録して残しておくことが望ましいとされている。ファイルの名前は、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしたうえで、受注表に入れる作業の中で日付・金額・取引先を同じ順序で付けるか、注文書 1 通ごとの合計金額を出せる受注表を一覧表にして通し番号で結ぶ。1 通に複数の注文が入っていれば注文ごとに分ける。置き場は受信箱・確認待ち・処理済みに分け、受信の履歴と件数を突き合わせて見落としを防ぐ。保存は、青色申告法人なら起算日から 7 年で、欠損金が生じた事業年度などは 10 年になる。捨てる前に、保存年数の記事でその年度の年数を確かめる。

出典・参考資料

1. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（国税庁／令和 7 年 6 月）
2. 電子帳簿保存法 電子取引データの保存方法をご確認ください【令和 6 年 1 月以降用】（国税庁／令和 5 年 7 月）
3. 中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）
4. 製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律（取適法）（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
5. 製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律第四条の明示に関する規則（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
6. 法人税法施行規則（e-Gov 法令検索（デジタル庁））

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