受注管理表をエクセルで作るときの列と決まり——1行1明細・状態の値・番号の付け方

最初に決める 3 つの決まり

エクセルの受注管理表は、作った人の頭の中にある決まりで回っていることが多い。作った人がいる間は困らないが、担当が替わったり 2 人で入力するようになったりすると、同じ注文が別の書き方で入り、集計が合わなくなる。列を考える前に、次の 3 つを決めて表の 1 枚目に書いておく。

決まり 1：1 行に 1 明細

1 枚の注文書に品番が 3 つ書いてあれば、受注表は 3 行にする。1 行に「品番 A ほか 2 点」とまとめると、品番ごとの数量・納期・出荷が追えない。分納で品番 A だけ先に出荷したときに、どの行の何個が残っているかが表から読めなくなる。1 行 1 明細にすると行数は増えるが、並べ替えと集計がそのまま使える。

決まり 2：状態は決めた値から選ぶ

「出荷済」「出荷ずみ」「済」「完了」と書き方が揺れると、フィルターで抜き出せない。状態の値を 8 つ程度に決め、エクセルの入力規則でリストから選ぶ形にする。値の決め方は後の章で書く。

決まり 3：自社の番号と客先の番号を分ける

客先の注文番号は客先ごとに桁も書き方も違い、書いていない注文書もある。表の中で 1 行を指す番号は、自社で振る受注番号にして、客先の注文番号は別の列に客先が書いたとおりに入れる。

列の一覧——注文書に来る項目と、請求書に出す項目から決める

列を決める目安は 2 つある。1 つは客先が注文書に書いてくる項目である。自社が取適法の中小受託事業者に当たる取引では、発注側が明示すべき事項を規則が列挙している。受注表の列に置き換えると、客先と自社の名称、客先が注文した日、品目と数量、納める期日と場所、客先が検査をするならその完了期日、代金の額と支払期日にあたる^[1]。給付の内容としては、品目、品種、数量、規格、仕様等を明示することとされている^[2]。もう 1 つは、こちらが後で出す請求書に書く項目である。国税庁の説明では、インボイスとして交付する請求書・納品書等には、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率、税率ごとの消費税額等などを記載する^[3]。この 2 つを満たす列を並べると、次の表のようになる。

表の中で特に揉めやすいのは 3 つある。1 つ目は納期で、客先が指定した納期と、こちらが回答した納期を 1 つの列に上書きすると、どちらの都合で変わったのかが後で分からない。2 つの列に分ける。2 つ目は備考で、「数量 100 は 80 に変更」のように数字を備考に書くと、集計の数字と合わなくなる。数字は備考ではなく数字の列で扱い、直し方は次の 3 つで分ける。取消し（新しい注文書を伴わない、取消しの連絡だけのもの）は、全数でも一部でも、受けた数量を残したまま取消数量の列に入れる。客先から注文書として数量・納期・単価・品番を変える注文が届いたときは、数量が減る場合も元の行を上書きせず、同じ受注番号・明細番号に版を足し、新しい版の行に受けた数量を入れて、古い版の行から「有効」の印を外す。出荷済数・取消数量・残数は、有効の印がある版の行だけで数える。電話のように書面やデータが伴わない連絡のときは、受注確定の行を確認待ちに戻さない（戻すと受注残と生産の予定から消える）。電話で取り消すと言われたら、状態はそのままで取消数量の列に数を入れ、誰からいつ何で受けたかを備考に残す。納期や単価まで変わる話で、訂正の注文書を後から送ると言われたときも状態はそのままにし、備考に注文書を待っていることと電話の日付・相手を書いて、変わる部分は書面が届くまで出荷しない。書面が届いた時点で版を足す。自社の入力ミスを直すときだけ、その行を直し、直した記録を変更履歴のシートに残す。3 つ目は税率で、請求の段でまとめて調べるのではなく、受けた時点で行に入れておく。

注文書に無い項目は空欄にして印を付ける

単価が書いていない、納入先が書いていない注文書は珍しくない。空欄を「いつもの値」で埋めず、空欄のまま状態を「確認待ち」にする。単価が書いていない・未定の注文書の扱いは単価が書いていない・単価未定の注文書が来たときで扱う。取適法のテキストは、具体的な金額を明示することが困難なやむを得ない事情がある場合に、金額を定める算定方法を明示することを認めている^[2]。算定方法で受けた行は、単価の列とは別に算定方法を書く列を持つと、後で金額が決まったときに迷わない。

番号の付け方

受注番号は、年（または年月）と連番を組み合わせ、1 度使った番号は取消になっても使い回さない。取消の行を消して番号を詰めると、過去にその番号で出した請書や指示書と表が合わなくなる。明細番号は、同じ注文書の中の行の順番を 1、2、3 と振る。客先の注文番号に行番号が書いてあるなら、それも別の列に入れておく。

FAX やメールで届いた原本には受付番号を振り、受注表の行にも同じ番号を書く。これで行から原本へ、原本から行へたどれる。受付番号の振り方と置き場はFAX の注文書を受注表に入れる手順で書いた。

表を、検索のための一覧として使う

メールやデータで受けた注文書は、電子帳簿保存法の電子取引のデータとして保存する必要がある。国税庁の一問一答は、保存するシステムが無い場合でも、表計算ソフトで取引年月日、取引金額、取引先を入力した一覧を作り、範囲指定や 2 つ以上の項目を組み合わせた条件で検索できる状態にしておけば、検索機能の確保の要件を満たすと考えられる、としている^[4]。ただし受注表は 1 行 1 明細なので、金額は明細ごとで、注文書 1 通の金額とは単位がずれる。受付番号（注文書 1 通）ごとに合計金額を出す列か集計のシートを持ち、注文日・客先とあわせて受付番号から原本のデータにたどれるようにしておけば、この一覧の役目を受注表に持たせられる。原本の受け方と保存はFAX と電話の注文を電帳法でどう保存するかに詳しい。

状態の値を決める

状態の値は、受注処理の段ごとに 1 つずつ置くと決めやすい。例として次の 8 つを挙げる。

1. 受付：届いて受注表に行を作った。
2. 確認待ち：読めない・書いていない・食い違う所があり、客先に問い合わせている。
3. 受注確定：内容を確かめ、承諾の返事を出した。
4. 生産指示済：製番を付けて生産に渡した。
5. 一部出荷：分納で一部を出荷した。
6. 出荷完了：全数を出荷した。
7. 請求済：請求書に載せた。
8. 取消：客先から全数の取消し（新しい注文書を伴わないもの）を受けた（行は消さず、受けた数量を残して取消数量に入れる）。

値を増やしすぎると選ぶのに迷い、少なすぎると「どこで止まっているか」が分からない。迷ったら、「その状態の行を誰が見て、何をするか」が言えるかで決める。言えない状態は要らない。出荷済数と残数の数え方、とくに分納・一部出荷・取消が混ざったときの受注残の数え方は受注残の数え方と、納期回答・生産計画への使い方で扱う。受注処理の段そのものは注文を受けてから出荷指示までの受注処理の流れにまとめた。

シートを分ける

1 枚のシートにすべてを入れると、列が増えて横に長くなり、入力の場所を探す時間が増える。受注明細のシートのほかに、次の 4 つを分けて持つと、明細の列を減らせる。

1. 客先の一覧。客先コード・正式な名称・納入先・締め日・支払条件・日付の書き方の癖。明細には客先コードだけを入れ、名称は一覧から引く。

2. 品目の一覧。自社品番・客先品番・品名・受ける単位・入数・税率・標準の単価。品番を入れれば品名と単位が引けるようにする。

3. 記号の対応表。客先が納入先や支払条件を記号で書いてくる場合の、記号と意味の対応。取適法のテキストは、記号の意味をあらかじめ示しておけば、書面や FAX でも記号で明示してよいとしている^[2]。

4. 変更履歴。自社の入力ミスを直した記録。受注番号・明細番号・直した日・直した人・直した列・直す前と後の値・理由（読み違い・打ち間違いなど）。客先からの変更は履歴ではなく版で持つ。

客先の品番と自社の品番の対応をどう持つかは、発注側から書いた記事だが自社品番と相手品番をどう紐づけるかの考え方がそのまま使える。

入力を助けるエクセルの機能

決まりを紙に書いておくだけでは、忙しい日に崩れる。エクセルの機能で、決まりから外れた入力が目に入る形にしておく。

1. 入力規則のリスト。状態・単位・税率・客先コードは、リストから選ぶ形にする。自由に打てる列が減るほど、表記の揺れが減る。

2. 条件付き書式。残数がマイナスになった行、注文書の金額と式の金額が合わない行、指定納期を過ぎても状態が「出荷完了」になっていない行に色を付ける。毎朝、色の付いた行だけを見れば済む。

3. 見出しの固定とテーブル化。見出しの行を固定し、範囲をテーブルにしておくと、行を足しても式と書式が自動で伸びる。式を手でコピーし忘れて、新しい行だけ金額が空いている、ということが無くなる。

4. 入力する列と式の列を分ける色。手で入れる列と式で出る列の見出しの色を変え、式の列は保護しておく。式を数字で上書きしてしまう事故が防げる。

受注表は、次の業務の入力になる

情報処理推進機構（IPA）の製造分野向けのガイドの概念図では、受注の業務が「注文情報」を入力に「受注情報」を出力し、その受注情報を入力にして生産計画の業務が動く形で描かれている^[5]。受注表は受注事務のための表であると同時に、生産計画・出荷・請求の担当が読む表でもある。列を決めるときは、自分が入れやすいかだけでなく、次に読む人が自分の仕事に使えるかを確かめる。生産側に渡す項目は、受注生産の工場の場合を受注生産の工場で、受注から生産指示までの情報の流れで扱う。

エクセルの受注表には、2 人が同時に開くと片方の入力が消える、ファイルの写しが増えてどれが最新か分からなくなる、という弱点もある。どれが正のファイルかを決める考え方は、購買の側から書いた「どれが最新の購買ファイルか分からない」を無くすが参考になる。

よくある質問

テンプレートを探してそのまま使ってもよいですか

使ってよいが、列の名前と状態の値は自社の業務に合わせて書き換える。とくに、1 行に 1 明細になっているか、指定納期と回答納期が分かれているかは最初に確かめる。

金額の列を手で打ったほうが、注文書と合わせやすくないですか

手で打つと、数量や単価を直したときに金額だけ古いまま残る。金額は数量×単価の式で出し、注文書に書かれた金額は別の列に入れて、2 つが合わない行を目立たせるほうが、読み違いも見つかる。

販売管理のシステムがあるのに、エクセルの受注表も作っています

紙の注文書をいったんエクセルに入れ、それをシステムに打ち直しているなら、手で写す回数が 2 回になっている。どちらを正にするかを決め、もう片方は正から出す形にする。

まとめ

受注管理表をエクセルで作るときは、1 行 1 明細・状態は決めた値から選ぶ・自社の番号と客先の番号を分ける、の 3 つを先に決める。列は、客先が注文書に書いてくる項目と、こちらが請求書に書く項目の両方から決め、金額と残数は式で出す。原本には受付番号を振って行と結び、受付番号ごとの合計金額を出す列か集計シートを持てば、受注表を日付・金額・取引先で検索できる一覧として使える。取消し（新しい注文書を伴わないもの）は受けた数量を残して取消数量に入れ、客先からの変更の注文書は版を足していま有効な版に印を付けて有効な版の行だけで数え、自社の入力ミスを直した記録は変更履歴のシートに残す。

出典・参考資料

1. 製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律第四条の明示に関する規則（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
2. 中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）
3. No.6625 適格請求書等の記載事項（国税庁）
4. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（国税庁／令和 7 年 6 月）
5. 中小規模製造業者の製造分野における DX 推進のためのガイド 製造分野 DX 推進ステップ例（製造分野 DX で 3 つの目指す姿を実現するための秘策）（独立行政法人情報処理推進機構（IPA））

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