EDIとFAXの受注を1つの受注表にまとめる——二重入力を防ぐ鍵と、訂正・取消しの扱い

入口が混ざると、何が起きるか

受注の入口が 1 つしかない工場は少ない。取引量の多い客先とは EDI でつながり、客先が指定する画面やファイルで注文データが届く。小口の客先や、昔からの取引先からは FAX で注文書が届く。メールに PDF の注文書が付いてくることもあれば、急ぎの追加を電話で受けることもある。

入口が混ざっていると、次のようなことが起きやすい。

• EDI の注文は EDI の画面の中にあり、FAX の注文は受注表にあるので、今日出荷すべきものを 1 か所で見られない
• EDI の注文を一度印刷し、FAX の注文と同じように受注表へ打ち直している
• 同じ注文が EDI でも届き、念のための確認 FAX でも届いて、2 行入力される
• EDI で来た訂正が受注表に反映されず、古い数量のまま生産が進む
• 電話で受けた追加分が、担当者の手帳にしか残っていない

どれも「入口ごとに別々の場所で受けている」ことから起きる。直し方は、入口は複数のままにして、受け取った後の記録だけを 1 つにまとめることである。客先に入口をそろえてもらう交渉は、できる範囲で別に進めればよい。FAX の注文書を受注表に入れる作業そのものの手順はFAX の注文書を受注表に入れる手順で扱っている。

入口ごとに、届くものの性質が違う

まとめる前に、入口ごとに何が届くかを並べておく。受注側から見て違いが出るのは、転記が要るか、訂正や取消しがどう届くか、受け取ったものを何として保存するか、の 3 点である。

税務上の扱いの列は、電子帳簿保存法の一問一答に沿っている。国税庁は、特定の取引に係る EDI システムを利用する場合や、ペーパーレス化された FAX 機能を持つ複合機を利用する場合を、いずれも電子取引に当たると考えられるとしている^[1]。電子取引のデータは受け取った場合も送った場合も保存が要り、改ざん防止の措置・「日付・金額・取引先」での検索・ディスプレイやプリンタの備付けの 3 つを満たす必要がある^[5]。紙で出てきた FAX は紙の書類として扱い、わざわざデータにしなくてよい^[5]。FAX をデータで受ける形と、受けたファイルの名前の付け方はFAX を PDF で受けて保存するときで、税務上の保存の細かい要件はFAX と電話の注文は電帳法でどう保存するかで扱っている。

ここで押さえておきたいのは、「どこで受けたか」と「何として保存するか」は入口ごとに違っても、受注表の 1 行が持つ中身は同じでよい、ということである。客先・品番・数量・単価・納期は、EDI で来ても FAX で来ても変わらない。

1 つの受注表に集めるときの列

受注表に、入口を問わず共通の列を置き、そのうえで入口に関わる列を 3 つ足す。

• 入口：EDI・FAX・メール・電話のどれで受けたか
• 元の注文の識別子：EDI の伝票番号、FAX やメールの注文書番号など、客先が付けた番号
• 受信日時：その版を受け取った日時

共通の列（受注番号・行番号・客先・客先品番・自社品番・品名・数量・単価・納期・納入先など）の作り方は受注管理表をエクセルで作るときの列と決まりを参照してほしい。客先品番と自社品番の対応表は、入口が違っても 1 つを共有する。EDI 用と FAX 用で対応表が 2 つあると、片方だけ更新されて品番がずれる。

同じ注文を 2 行にしない

入口をまとめると、同じ注文が 2 回届く問題が表に出てくる。EDI で発注したうえで、念のため同じ内容の注文書を FAX でも送ってくる客先がある。電話で受けた注文に、あとから注文書が届くこともある。

これを防ぐには、受注表の 1 行を「客先コード＋客先注文番号＋行番号」で一意にする。新しく届いたものを入れる前に、この組み合わせが既にあるかを確かめ、あれば新しい行を作らず、既存の行の「確認書類あり」の欄に印を付ける。客先ごとに「正の入口はどれか」を取引先台帳に 1 行で書いておくと、迷わない。たとえば「A 社は EDI が正、FAX は確認用」と書いておけば、FAX で届いたものは照合だけに使う。

電話の注文には客先注文番号がまだ無いことが多い。その場合は仮の番号で、状態を「確認待ち」にして入れ、注文書が届いた時点で客先の番号に置き換えて確かめる。注文書が届かないまま出荷日が近づいたら、それ自体が確認の合図になる。

EDI のデータは、印刷して打ち直さない

EDI の画面から注文を印刷し、FAX の注文書と一緒に束ねて受注表へ打ち込む運用は、意外に多い。入口を 1 つにまとめたいという気持ちから来るが、せっかく項目ごとに分かれて届いたデータを、もう一度人の手で入れ直していることになる。

税務の面では、手で打ち直した表を、保存すべき EDI のデータの代わりにはできない。国税庁の一問一答は、EDI 取引で授受したデータについて、取引内容が変更されるおそれのない合理的な方法で編集したデータによる保存も可能だとし、XML 形式のデータを一覧表としてエクセル形式に変換して保存する場合は、その過程で取引内容が変更されていない限り合理的な方法で編集したものと考えられる、と説明している^[1]。そのうえで、授受したデータを手動で転記して別形式のデータを作る場合は、取引内容の変更可能性があるので合理的に編集したものに当たらないと考えられる、としている^[1]。

つまり、EDI のデータを受注表に入れるなら、機械による変換で取り込む。受け取ったデータそのものは、それとは別に要件どおり保存しておく。一問一答は、受け取ったデータをそのまま保存したうえで、自社の管理の便宜のために複製して加工して使う方法でも問題ないとしている^[1]。受注表は「加工して使う複製」の側に置き、元のデータには手を入れない、と分けておけば迷わない。客先のコードを自社のコードに置き換えて取り込むときの条件（変換表による自動の変換と、変換表の保存）は、サプライヤーポータルは要るかの EDI の節にまとめてある。

訂正は版を足し、取消しは数量を残す

入口が混ざると、訂正と取消しの届き方もばらばらになる。EDI では訂正のデータが元の伝票番号を指して届くことが多い。FAX では「訂正」と書かれた注文書が丸ごと再送されることもあれば、変更点だけが手書きで書かれて届くこともある。電話で「さっきの数量を変えて」と言われることもある。

どの入口で来ても、受注表の扱いは次の 3 つに分ける。

• 注文書（データ）として届いた変更：数量・納期・単価・品番の変更は、数量が減る場合も元の行を上書きせず、同じ「客先コード＋客先注文番号＋行番号」に版を 1 つ足し、受信日時と入口を書く。新しい版の行に「有効」の印を付け、古い版の行は有効を外して消さずに残す
• 取消し（新しい注文書を伴わないもの）：全数でも一部でも、受けた数量は残して取消数量の列に入れる。全数の取消しなら状態を「取消」にし、一部なら受注確定のままにする。版は足さない（数え方は受注残の記事）
• 自社の入力ミス：その行を直し、直した記録を残す

受注残・出荷済の数・取消数量は、有効の印がある版の行だけで数える。出荷数量と取消数量も有効な版の行に付け、古い版の行は集計から外して二重に数えないようにする。生産や出荷に使うのは、有効な版のうち、内容を確かめて受けると決め、受注確定にした行だけである。電話のように書面やデータが伴わない変更の連絡は、版を足さず、受注確定の行を確認待ちに戻すこともしない（戻すと受注残と生産の予定から消えてしまう）。数量を減らす・全部やめるという取消しで新しい注文書が来ないなら、その行に取消数量を入れる。一部の取消しなら受注確定のまま進め、全数の取消しなら状態を「取消」にし、連絡の手段・日時・相手を備考に書く。数量以外も変わり、客先が訂正の注文書を送ると言った場合は、行は受注確定のままにして備考に「訂正の注文書待ち（電話の日付・相手）」と書き、変わる部分は注文書が届くまで出荷しない。例を並べる。

この例の版 2 は、数量と納期を変える訂正の注文書である。版 2 を足した時点で版 1 の行は無効になり、受注残には版 2 の 450 個だけを数える。取消しの連絡ではないので、取消数量は 0 のままである。電話の連絡の時点では、客先が訂正の注文書を送ると言ったので、版 1 は受注確定のまま備考に書き、数量にかかわる出荷だけを止めておいた。版 2 の EDI の訂正では納期も変わっていたので、電話の内容だけで生産を動かしていたら、納期のずれを見落としていたことになる。生産や出荷を動かした後に注文が変わった場合、受注側にかかった費用の扱いは別の論点になる。客先の一方的な都合による発注内容の変更や取消しについて、取適法のテキストは、中小受託事業者に発生した費用を全額負担しなければ不当な給付内容の変更として問題になると説明している^[4]。版を残しておくことは、その話し合いの材料にもなる。

EDI で受けても、紙を求めることはできる

受注側が知っておきたい権利が 1 つある。客先が取適法の委託事業者に当たる取引で、客先が発注の内容を電磁的方法（EDI やメールなど）で示した場合、受注側から書面の交付を求められたときは、客先は遅滞なく交付しなければならない^[2]。電磁的方法には、電子メールその他の受信者を特定して情報を伝える電気通信を送る方法が含まれ^[3]、テキストは電子メール、EDI などをその例に挙げている^[4]。

ただし、書面を出さなくてよい場合がある。その 1 つが、受注側のほうから電磁的方法による提供を希望する旨を書面か電磁的方法で申し出た場合である^[3]。客先から「EDI に切り替えるので同意書を出してほしい」と頼まれて出した申出は、この「希望する旨の申出」に当たりうる。社内で紙の注文書を回して作業している工場は、申出を出す前に、紙が無くても受注表と作業指示が回るかを確かめておく。申出が出ていても、受注側の責めに帰すべき理由がないのに内容を画面で見られない場合は、この例外から外れる^[3]。

電子メールなどを送る方法で発注の内容を示す場合、求められているのは受注側の機器の画面に内容が明確に表示され、受注側が確認できる状態にすることで、受注側の機器のファイルに記録されることまでは求められていない^[4]。そのためテキストは、トラブル防止の観点から、受注側が受けた内容を自らの機器のファイルに記録し保存することが望ましいとしている^[4]。EDI の画面で見られるだけで手元に残らない作りの場合は、受け取った時点のデータを自社側に落として残しておく。発注側から見た電子化の条件は発注はメールで出してよいにまとめてある。

客先から EDI への切り替えを求められたとき

入口をそろえる方向として、FAX の客先に EDI へ移ってもらう話と、逆に客先の EDI に自社が乗る話がある。後者は受注側が求められる立場になる。受託中小企業振興法に基づく振興基準は、委託事業者が中小受託事業者に電子受発注などを行う場合に留意すべき事項を並べている^[4]。

• 導入する効果やコスト負担などの説明を十分に行うこと
• 電子受発注などを行うかの決定にあたって、中小受託事業者の自主的な判断を十分に尊重し、応じないことを理由に取引条件で不利な扱いをしないこと
• 正当な理由なく、自らが指定する機器やソフトウェアの購入・使用を求めないこと
• 自らが負担すべき費用を中小受託事業者に負担させないこと
• 双方の費用分担や取引条件などを、事前に基本契約書などで明確に定めておくこと

同じ振興基準は、中小受託事業者の側にも、事務量の軽減や事務の迅速化のために、中小企業共通 EDI などによる電子受発注に積極的に対応するよう努めることを求めている^[4]。振興基準は経済産業大臣が定める一般的な基準で^[6]、取引の両側に向けて書かれている。受注側としては、切り替えるかどうかを自社の受注件数と作業で判断し、切り替えるなら費用の分担と、EDI で受けたデータを受注表にどう取り込むかを、始める前に決めておく。EDI の利用料を代金から差し引く運用は、減額として問題になった事例がテキストに載っている^[4]。

よくある質問

EDI の客先と FAX の客先で、受注表のファイルを分けたほうが扱いやすくありませんか

入力の画面を分けるのは構わないが、受注の記録は 1 つにまとめる。分けると、出荷の予定、受注残、請求の締めを、毎回 2 つのファイルから足し合わせることになる。入口の列で絞り込めば、EDI だけ・FAX だけの一覧はいつでも作れる。

EDI の注文を印刷して紙で回しているのは、だめですか

作業の指示に紙を使うこと自体は問題ない。問題は、印刷したものを見て受注表に打ち直すことである。受注表へはデータを機械で変換して取り込み、紙はそこから出す形にすれば、打ち直しが消える。手で転記したデータは、税務上の合理的な編集に当たらないとされている^[1]。

電話の注文は、受注表に入れてよいですか

入れてよい。ただし状態を「確認待ち」にし、理由（電話で受けた・注文書待ち）を備考に書いて、出荷や請求には使わない。注文書かデータが届いたら照合し、内容を確かめて受けると決めた時点で受注確定にする。客先が取適法の委託事業者に当たる取引では、発注の内容を書面か電磁的方法で示すことが客先側の義務になっている^[2]。電話だけで終わる発注が続く客先には、注文書を送ってもらうよう頼む根拠がある。

まとめ

EDI と FAX とメールと電話が混ざる工場では、入口はそのままにして、受け取った後の記録を 1 つの受注表に集める。入口・元の注文の識別子・受信日時の 3 列を足し、「客先コード＋客先注文番号＋行番号」で 1 行を一意にする。EDI のデータは印刷して打ち直さず、機械で変換して取り込み、受け取ったデータは別に残す^[1]。注文書（データ）として届いた変更は数量が減る場合も上書きせず版を足し、受注残・出荷・取消しの数は有効な版の行だけで数える。生産と出荷が見るのは、有効な版のうち、内容を確かめて受けると決め、受注確定にした行だけである。新しい注文書を伴わない取消しでは、受けた数量は消さずに、取り消された分を取消数量の列へ書く（全部やめるなら全数を入れて状態を取消にする）。電話での変更の連絡は、確認待ちに戻さない。一部の取消しなら受注確定のまま取消数量に入れ、全部の取消しなら全数を入れて取消にし、訂正の注文書を待つなら備考に書いて変わる部分を出荷しない。取適法の対象となる取引では、EDI で受けていても紙を求めることはできるが、自分から電子で受けたいと申し出るとその例外になる^[2][3]。客先から EDI への切り替えを求められたら、費用の分担と取り込み方を先に決める^[4]。

出典・参考資料

1. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（国税庁／令和 7 年 6 月）
2. 製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律（取適法）（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
3. 製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律第四条の明示に関する規則（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
4. 中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）
5. 電子帳簿保存法 電子取引データの保存方法をご確認ください【令和 6 年 1 月以降用】（国税庁／令和 5 年 7 月）
6. 受託中小企業振興法（e-Gov 法令検索（デジタル庁））

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