受注入力の自動化はどこから始めるか——件数・様式の数・手書きの割合で入口を選ぶ

「自動化したい」の範囲が広すぎると、始まらない

FAX やメールで届く注文書を受注表に打ち直す作業を、機械に読ませたいと考える工場がある。中小企業基盤整備機構の 2025 年の調査では、DX に取り組んでいる・取り組みを検討している中小企業 391 社のうち、具体的な取り組みとして「文書の電子化・ペーパレス化」を挙げたのが 55.8％、「AI の活用」を挙げたのが 28.4％で、AI の活用は前回の調査の 14.3％から増えた^[1]。この割合の分母は調査対象の 1,000 社全体ではなく、DX に取り組んでいる（検討中を含む）と答えた企業である。

一方、総務省の令和 6 年の通信利用動向調査では、常用雇用者 100 人以上の企業のうち、デジタルデータの収集や解析のために IoT や AI などのシステム・サービスを「導入している」と答えたのは全体で 18.4％（2,330 社）、製造業に限ると 18.5％（358 社）だった^[2]。こちらは 100 人以上の企業が対象で、受注入力に限った数字でもない。2 つの調査は聞き方も対象も違うので、並べて比べることはできないが、関心はあってもまだ入れていない会社のほうが多い、という点では同じ方向を向いている。

入れていない理由の一つは、範囲の取り方にある。「受注入力を自動化したい」と言うと、全部の客先、全部の経路、全部の様式が対象になる。手書きの FAX も、30 行ある PDF も、電話のメモも一緒に考えると、何から手を付けても「これには使えない」が見つかって止まる。工場の業務の中で受注入力から始めるかどうかの選び方は工場で最初にデジタル化する業務の選び方の記事で扱った。この記事は、受注入力から始めると決めた後、受注入力のどこから始めるかを扱う。

注文書を「まとまり」に分ける

最初に、届く注文書を「客先 × 経路 × 様式」のまとまりに分ける。同じ客先でも、本社からの FAX と工場からのメール PDF は別のまとまりにする。同じ客先・同じ経路でも、様式が 2 種類あれば 2 つに分ける。

まとまりを作るのに使うのは、直近 3 か月分の注文書と、それを入力した受注表である。注文を受け付けた記録（受付簿）を付けていれば、経路と客先はそこから数えられる。受付の記録の付け方はメール・FAX・電話の受注窓口をまとめる記事に、客先ごとの様式の違いを表にする方法は取引先ごとに注文書の様式が違うときの記事に書いた。

まとまりごとに 4 つを数える

まとまりごとに、次の 4 つを数える。

1. 件数と明細の行数。月に何枚届き、1 枚に何行の明細があるか。機械で読む効き目は枚数より行数で決まる。1 枚 1 行の注文書が月 20 枚なら 20 行だが、1 枚 30 行の注文書が月 10 枚なら 300 行になる。試しに入れた期間の中で同じ操作が何度も起きるので、件数の多いまとまりほど良し悪しも判断しやすい。

2. 様式の数。そのまとまりの中で、注文書の形が 1 つに決まっているか。相手の社内の仕組みから出力される注文書は、毎回同じ位置に同じ欄がある。手で作った表を送ってくる客先は、担当者によって形が変わることがある。

3. 手書きの割合。明細の欄のうち、手書きで書かれている欄がどれくらいあるか。印字された注文書に、手書きで数量や納期を直してくる客先もある。FAX を通るとかすれも加わる。手書きの欄で何を読み違えやすいかは手書きの注文書で読み違えやすい所の記事で扱う。

4. 読み替えの多さ。注文書に書いてあることを、そのまま受注表に入れられるか。客先の呼び名を自社品番に直す、箱数を個数に直す、単価を単価表から補う、といった読み替えが要る欄の数を数える。読み替えは注文書の上には書いていないので、機械で読む仕組みでも、どこかに決まりとして持たせる必要がある。

数えた結果を並べる

次は、架空の工場で 4 つのまとまりを並べた例である。

この例なら、最初の 1 つは客先 A か客先 B になる。A は枚数が多く、手書きは数量の訂正だけ。B は枚数は少ないが行数が多く、手書きが無い。どちらも様式は 1 つで、読み替えは品番が中心である。C は件数がそこそこあるが、様式が 3 つあり、手書きが多く、読み替えも多いので、A か B で仕組みと確かめ方が回るようになってから足す。その他 12 社は、まとまりごとの件数が少ないので、しばらく手入力のままでよい。

表に点を付けて足し上げる必要はない。大事なのは、4 つを数えて並べると、「全部やる」から「このまとまりから」に話が変わることである。

手書きと様式違いから始めない理由

現場からは、手書きの FAX こそ読みにくくて困っているので、そこから機械にやらせたい、という声が出やすい。気持ちは分かるが、最初の 1 つにはしないほうがよい。

理由は、最初の 1 つでは仕組みの良し悪しと、確かめ方の良し悪しを分けて見たいからである。手書きが多く様式もばらばらのまとまりから始めると、読み違いが出たとき、それが手書きのせいなのか、様式の読み方の設定のせいなのか、読み替えの決まりが足りないせいなのか、切り分けにくい。印字された 1 様式のまとまりで先に回しておけば、手書きのまとまりを足したときに増えた読み違いは手書きによるもの、と見分けやすくなる。

機械で注文書を読むとき、何が読めて何が苦手か（様式の違い・手書き・表の行ずれ）はAI-OCR で注文書を読む記事で、読み取りの精度をどう測るかは注文書の読み取り精度の測り方の記事で扱う。最初のまとまりを選んだら、その注文書で精度を測ってから広げる。

人が確かめる所を、先に設計する

どのまとまりから始めても、機械が読んだ結果を、人が確かめずにそのまま出荷や請求に使う形にはしない。人が確かめる所を、仕組みを入れる前に決めておく。

なぜ「人が確かめる」を設計に入れるのか

総務省・経済産業省の AI 事業者ガイドラインは、AI に過度に依存するリスクとして、人間の判断や意思決定において自動化されたシステムや技術への過度の信頼や依存が生じる現象（自動化バイアス）を挙げ、注意を払って必要な対策を講じるよう求めている^[3]。対策の例として、AI のアウトプットを人間が鵜呑みにしないために、AI の欠点を含む特性を理解できるトレーニングを受けることや、AI の評価や判断を人間が承認する際には、承認する理由や根拠を自分で考えてから承認すべきことなどが提案されている、と書いている^[3]。

受注入力でいえば、機械が読み取った数量や納期を、注文書を見ずに「確認」ボタンだけ押す形が、この過度の依存に当たる。何も起きない日が続くほど、確かめる手は軽くなる。だから、何をどう確かめるかを決まりにしておく。

確かめる欄を決める

全部の欄を同じやり方で見る必要はない。間違えたときに困る欄から順に、見方を決める。読み取る欄の候補は、注文書に書かれているはずの事項から選ぶとよい。取適法の規則は、注文する側（委託事業者）が示す事項として、給付の内容、受領する期日と場所、代金の額と支払期日などを挙げている^[5]。受注する側にとっても、品目・数量・納期・納入先・単価が、取り違えたときに一番困る欄である。

• 毎回、原本の画像と見比べる欄：品番・数量・納期・納入先・備考。品番は読み替えの決まりで直した行も元の書き方と並べ、備考は「前回どおり」「至急」など決まりに無い指示が無いかを読む
• 単価表や計算と照らし合わせる欄：単価は客先ごとの単価表と、合計は数量×単価で検算する
• 印が出たときに見る欄：上の 2 つに入らない欄（客先注文番号の桁など）。客先注文番号は、重複が無いかを受付の記録とも突き合わせる

受注入力のミスの型と、二重チェックに頼らない防ぎ方（数量×単価で検算する、品目マスタと照合する）は受注入力のミスを減らす記事にまとめた。機械で読む場合も、その防ぎ方はそのまま使える。

印の付いた所だけを見ない

読み取りの仕組みが「読み違えそうな所」に印を付けてくれる場合でも、印の付いていない所が全部正しいとは限らない。だから、上の「毎回見る欄」は印の有無にかかわらず原本と見比べ、単価は単価表との検算で止める。印が出たときだけ見る扱いにするのは、それ以外の欄に限る。見比べるときは、読み取り結果に引っ張られないよう、原本の画像を先に読む。照らし合わせや後の工程で読み違いが見つかったら、その形の読み違いに印が付くよう設定を見直す。

確かめた記録を残す

確かめた人と日時、直した欄と直す前の値を残す。後で客先と数量が食い違ったとき、機械の読み違いなのか、確かめる段階での見落としなのか、注文書そのものの誤りなのかを分けられる。記録が無いと、全部が「機械が間違えた」で片付けられ、確かめ方を直すきっかけが失われる。

読み取った後も、注文書の原本は残す

機械で読み取って受注表に入れたからといって、元の注文書を捨ててよいわけではない。国税庁の一問一答は、電子取引の例として、電子メールでの取引情報のやりとりと並べて、ペーパーレス化された FAX 機能を持つ複合機を使った取引を挙げ、そうして受け取ったデータは所定の方法で保存しなければならないとしている^[4]。データで受けた FAX やメールの PDF は、読み取りに使った後もデータのまま保存する。紙で受けた FAX を読み取りのためにスキャンした場合、紙を捨ててよいかはスキャナ保存の制度の話になり、要件を満たさなければ紙を残す。スキャナ保存の要件は紙の注文書をスキャンして捨てられるかの記事に書いた。

原本は、確かめるときにも要る。受注表の行から、その行の元になった注文書（画像や PDF）をすぐ開ける形にしておくと、確かめる人が注文書と読み取り結果を並べて見られる。受注表に受付番号か原本のファイル名を持たせておくのが手軽である。

始める前に決めておくこと

最初のまとまりを選んだら、仕組みを入れる前に次を決める。

1. 対象のまとまり（客先・経路・様式）と、対象にしない注文書
2. 今の手間（1 枚あたりの入力と確かめの時間、月の入力ミスの件数）。後で比べる元にする
3. 読み替えの決まり（品番の読み替え表・単位の換算・単価表の版）
4. 確かめる欄・確かめる人・確かめた記録の残し方
5. 試す期間と、続けるか・広げるかの判定条件
6. 試している間の注文書の原本の置き場

3 の読み替えの決まりは、受注が 1 人に頼っている工場ではその人の頭の中にあることが多い。先に書き出しておく方法は受注が 1 人に頼っているときの引き継ぎの記事で扱った。5 の試し方と判定条件の決め方は、工場の試験導入を本番につなげる記事がそのまま使える。

情報処理推進機構（IPA）の製造分野向けのガイドは、業務と業務の間が紙で伝わっていると、紙を受け取った部署に電子データへの入力転記という無駄な作業が生まれ、転記の間違いも起こりうる、と書いている^[6]。受注入力の自動化が減らしたいのは、まさにこの転記である。ただし転記をなくしても、確かめる作業は残る。始める前の 2 で「今の手間」を測るときは、入力の時間と確かめの時間を分けて測っておくと、仕組みを入れた後にどちらが減ったかが分かる。

よくある質問

件数の少ない客先ばかりで、まとまりが作れません

まとまりごとの件数が少なくても、様式が同じなら 1 つにまとめられることがある。客先が違っても、同じ業界向けの決まった様式や、同じ販売管理の仕組みから出力された注文書は形が似ている。それでも数が揃わないなら、自動化より先に、受付の記録と様式の対応表を整えるほうが効く。

手書きの客先が一番件数が多い場合は、どうしますか

手書きのまとまりから始めるしかない場合は、確かめる欄を広げ（印が出たときだけ見る欄も含めて、全欄を原本と見比べる）、試す期間を長めに取る。読み違いの記録を手書きの欄と印字の欄に分けて付け、手書きの欄の読み違いが減るか、確かめる時間が減るかを見る。

読み取りを入れたら、確かめる人は要らなくなりますか

要らなくならない。見方を変えることはできても（全欄を見比べる形から、品番・数量・納期・納入先・備考は毎回、単価は検算、それ以外は印が出たときへ）、人が確かめる所は残す前提で設計する。何を見るかを決め、見た記録を残すことで、確かめる時間を短くしていく。

EDI でつないでくる客先も、同じように考えますか

EDI でデータとして届く注文は、読み取りの必要が無い。受注表への取り込みの形を決めれば足りる。EDI と FAX が混ざる工場での受注表のまとめ方はEDI と FAX の注文をまとめる記事で扱う。

まとめ

受注入力の自動化は、届く注文書を「客先 × 経路 × 様式」のまとまりに分け、まとまりごとに件数と明細の行数、様式の数、手書きの割合、読み替えの多さを数えるところから始める。最初の 1 つには、件数（行数）が多く、様式が 1 つで、手書きが少なく、読み替えの決まりが書き出せているまとまりを選び、手書きと様式違いの多いまとまりは仕組みと確かめ方が回ってから足す。どこから始めても、人が確かめる欄・確かめる人・確かめた記録を先に決め、品番・数量・納期・納入先・備考は印の有無にかかわらず毎回原本と見比べ、単価は単価表と検算し、それ以外の欄は印が出たときに見る。読み取った後も注文書の原本は保存のきまりどおりに残し、受注表の行から元の注文書をすぐ開けるようにしておく。

出典・参考資料

1. 中小企業の DX 推進に関する調査（2025 年）アンケート調査報告書（独立行政法人中小企業基盤整備機構／令和 8 年 2 月）
2. 令和 6 年 通信利用動向調査報告書（企業編）（総務省 情報流通行政局）
3. AI 事業者ガイドライン（第 1.2 版）本編（総務省・経済産業省／令和 8 年 3 月 31 日）
4. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（国税庁／令和 7 年 6 月）
5. 製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律第四条の明示に関する規則（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
6. 中小規模製造業者の製造分野における DX 推進のためのガイド 製造分野 DX 推進ステップ例（製造分野 DX で 3 つの目指す姿を実現するための秘策）（独立行政法人情報処理推進機構（IPA））

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