紙の注文書をスキャンして捨てられるか——スキャナ保存の要件

まず「やらなくてもよい制度」であることを押さえる

電子帳簿保存法には、性格の違う仕組みが同居している。混同されやすいので先に分けておく。

紙でやりとりしたものをデータ化しなければならないわけではない^[4]。スキャナ保存は、書類自体を保存する代わりに読み取った電子データを保存できるという選択肢である^[1]。始めるための特別な手続きは原則として必要なく、任意のタイミングで始められる^[1]。

したがって判断は「対応しなければならないか」ではなく、ファイリングの手間と保存場所を、要件を満たす手間と交換する価値があるかになる。

スキャナ保存できる書類

対象は、決算関係書類を除く国税関係書類である。国税庁は例として契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書などを挙げている^[1]。

つまり調達購買が扱う書類はほぼ全部が対象になる。逆に、棚卸表・貸借対照表・損益計算書といった決算関係書類は対象外である^[1]。

重要書類と一般書類で要件が違う

ここがこの制度でいちばん実務に効く分岐である。国税庁は書類を 2 つに区分している^[1]。

注文書と見積書が一般書類側にあるのは、実務上とても大きい。国税庁の一問一答は、入力期間の制限なく適時に入力できる書類として、棚卸資産を購入した者が作成する検収書・商品受取書、注文書、見積書及びそれらの写し、自己が作成した納品書の写しなどを挙げている^[2]。

入力期間の制限がないということは、受け取ってから何か月も経った注文書でもスキャナ保存に切り替えられるということである。実際、一般書類であれば、要件に沿って保存できる限り、過去に受領した書類についてもスキャナ保存ができるとされている^[2]。

一方、重要書類を過去にさかのぼって読み取る場合は、あらかじめ税務署に届出書を提出する必要がある^[1]。ここが一般書類との差になる。

共通して満たす要件

区分にかかわらず必要なものを並べる^[1]。

1. 解像度　200 ドット相当以上で読み取ること。

2. タイムスタンプ　入力期間内に、総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプを、一の入力単位ごとのデータに付すこと。ただし入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、この付与要件に代えることができる。

3. ヴァージョン管理　訂正・削除の事実やその内容を確認できるシステム等、または訂正・削除を行うことができないシステム等を使うこと。

4. 見読可能装置等の備付け　14 インチ以上のディスプレイとプリンタ、および操作説明書を備え付けること。

5. 速やかに出力できること　整然とした形式で、書類と同程度に明瞭に、拡大または縮小して出力でき、4 ポイントの大きさの文字を認識できる状態にすること。

6. システム概要書等の備付け　システム概要書、システム仕様書、操作説明書、保存の手順や担当部署などを明らかにした書類を備え付けること。

7. 検索機能　取引年月日その他の日付・取引金額・取引先で検索でき、日付または金額の範囲を指定でき、2 以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること。ただし税務職員によるダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、範囲指定と組み合わせの要件は不要になる。

3 と 7 が、市販のソフトを使う理由になる部分である。国税庁も、様々なルールを満たして保存するためには対応ソフト等を使用することが一般的だとしている^[1]。

読み取る機器はスマートフォンでもよい

「スキャナ」とは、紙の国税関係書類を電磁的記録に変換する入力装置をいい、スキャナや複合機として販売されている機器が該当する。スマートフォンやデジタルカメラ等についても、この入力装置に該当すればスキャナに含まれる^[2]。

紙で受け取った領収書などをスマートフォンで読み取って経理担当に送れば、書類の受け渡しから保存までをデータだけで済ませられる^[1]。現場で受け取る納品書が多い会社では、この点が導入の理由になりやすい。

紙はいつ捨てられるのか

この記事の主題である。結論から書くと、読み取ってすぐ捨てられる。

国税庁は、令和 4 年 1 月 1 日以後に保存を行う国税関係書類については、スキャナで読み取り、最低限の同等確認を行った後であれば即時に廃棄して差し支えないとしている^[2]。ここでいう最低限の同等確認とは、電磁的記録の記録事項と書面の記載事項とを比較し、同等であることを確認することをいい、折れ曲がり等がないかも含む^[2]。

以前は違った。令和 3 年度の税制改正で適正事務処理要件（紙段階での改ざん等を防止するための仕組み）の規定が廃止され、令和 4 年 1 月 1 日以後に保存を行う書類については定期的な検査を行う必要がなくなった^[2]。「検査が終わるまで紙を置いておく」という運用は、現在は不要である。古い解説を読んで倉庫を借り続けている会社は、ここを確認する価値がある。

例外は、入力期間を経過した場合である。この場合は電磁的記録と合わせて紙も保存する必要がある^[2]。裏を返せば、入力期間の制限がない一般書類ではこの例外に当たりにくい。

収入印紙を貼った文書も捨てられる

印紙税の納税義務は課税文書を作成したときに成立するため、スキャナ保存される書類についても、課税文書であれば収入印紙を貼付しなければならない。ただし収入印紙を貼付した後にスキャナで読み取って最低限の同等確認を行った後であれば、収入印紙が貼付された書面を即時に廃棄しても差し支えないとされている^[2]。

ただし印紙税の過誤納還付申請は別である。過誤納となった事実を証するため必要な文書の原本の提示が必要であり、スキャナデータやそれを出力した文書に基づいて還付を受けることはできない^[2]。多く貼ってしまったかもしれない文書は、還付の判断がつくまで紙を残しておく。そもそもどの注文書が課税文書になるのかは注文書に収入印紙は必要か｜課税文書になる場合とならない場合で整理した。貼る必要のない注文書に貼っていないかを先に確かめるほうが、還付を検討するより早い。

要件を満たさなかったらどうなるか

ここは軽く扱えない。要件を満たして保存が行われていない電磁的記録は、国税関係書類とはみなされない^[2]。

そのような場合には、紙の原本の保存がある場合を除き、仕入税額控除の否認や青色申告の承認の取消しがされる可能性がある、とされている^[2]。青色申告の承認の取消しについては、保存義務の不履行の事実およびその程度のほか、記帳状況、改善可能性等を総合勘案のうえ判断されるとも書かれている^[2]。

つまり、紙を捨てるという行為が後戻りできないぶん、要件の確認は捨てる前に済ませる必要がある。国税庁は、要件を満たして保存ができなかった場合には、その原因等をまとめておくことが望ましいとしている^[2]。

なお、要件を満たしてスキャナ保存している場合には、その基となった紙を保存していなくても、消費税法上の請求書等が保存されていることになる^[2]。仕入税額控除のために保存する帳簿と請求書等についてはインボイス経過措置｜2026 年 10 月から 70% にもあわせて確認しておきたい。

保存すべき年数は変わらない

スキャナ保存に切り替えても、保存期間そのものは動かない。青色申告法人は、取引先から受け取った注文書や見積書と、自己が作成したそれらの写しを、起算日から 7 年間保存しなければならないとされている^[3]。

また、欠損金額が生じた事業年度については 10 年間となる^[5]。紙を捨てても、データは同じ年数だけ残す。導入時にストレージの容量を見積もるときは、この年数を前提にする。起算日が根拠ごとに違う点は注文書・見積書は何年保存するか｜法人税法・会社法・電帳法の違いで整理した。

導入するとき決めること

どの書類から始めるか

一般書類（注文書・見積書・検収書）は入力期間の制限がなく、白黒でもよく、帳簿との相互関連性も要らない^[1]。要件が軽いので、ここから始めると手戻りが少ない。

誰が読み取るか

現場で受け取った人が撮るのか、経理に回してから読み取るのか。前者ならスマートフォンで足りる^[2]。後者なら紙が社内を移動する時間が入力期間に食い込む。

同等確認を誰がやるか

折れ曲がりや欠けがないかを確かめる工程である^[2]。撮った人がその場で見るのがいちばん速い。あとでまとめて確認する形にすると、紙を捨てる判断が滞る。

一般書類向けの事務の手続を書面にする

一般書類向けのルールを採用する場合は、責任者、入力の順序や方法などの事務の手続を明らかにした書類の備付けが必要になる^[1]。国税庁の特設サイトにサンプルが掲載されている^[1]。

ソフトが要件を満たしているか確かめる

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が、市販のソフトウェア等を対象に機能要件適合性の確認を行っている。確認を受けたソフトウェア等はスキャナ保存の機能要件を満たしているといえる^[2]。ただし初期設定が機能要件を満たす設定になっていない場合や、設定変更によって満たさなくなっている場合も考えられる^[2]。

よくある質問

紙で届いた注文書を、電子取引データとして保存すればよいのですか

違う。紙で受け取ったものは電子取引データではない。データでやりとりしたものが電子取引データの保存の対象である^[4]。紙をデータにして保存したいなら、スキャナ保存の要件で行う^[1]。入り口が紙か データかで、適用される仕組みが変わる。FAX や電話で受けた注文がどちらに入るかは、受け方によって分かれる。FAX・電話で受けた注文と電子帳簿保存法で整理している。

紙と電子が混ざっていて整理できません

受け取った経路で分けるのが原則である。紙で来たものは紙のまま保管するか、スキャナ保存の要件を満たして読み取る。データで来たものは電子取引データとして保存する^[4]。同じ取引先から両方の経路で届く場合は、どちらの経路で来たかを記録しておく。

過去 3 年分の注文書をまとめて読み取れますか

一般書類であれば、要件に沿って保存することが可能なら、過去に受領した書類についてもスキャナ保存ができる^[2]。一般書類のタイムスタンプは、入力期間を過ぎたものについては、正しく読み取られていることを確認した都度付すことになる^[2]。

納品書もまとめて同じ手順で処理してよいですか

納品書は重要書類側である^[1]。入力期間の制限があり、カラーで読み取り、帳簿との相互関連性も必要になる。注文書と同じ手順で回すと、納品書のほうが要件を満たさなくなる。納品書・受領書・検収書の役割の違いは納品書・受領書・検収書の違いで整理している。

読み取った後の紙を、念のため 1 年だけ残してもよいですか

残すこと自体は妨げられない。ただし残す理由が「不安だから」であれば、スキャナ保存で得られるはずの保管スペースの削減が実現しない。廃棄できない事情があるとすれば、入力期間を経過した書類が混ざっている場合である^[2]。

自社で作った注文書の控えも対象ですか

自分が手書などで作成して取引相手に紙で渡す書類の写しは対象である^[1]。ただしシステムから出力した控えを紙にせず最初からデータで持っているなら、そもそもスキャナ保存の話にならない。

まとめ

紙の注文書をスキャンして捨てられるか、という問いへの答えは「捨てられる」である。令和 4 年 1 月 1 日以後に保存を行う書類なら、読み取って最低限の同等確認をした後に即時に廃棄してよい^[2]。

ただし、要件を満たしていない読み取りは国税関係書類として扱われない^[2]。紙を捨てたあとで気づいても戻せない。捨てる前に、解像度・階調・タイムスタンプ・検索機能の 4 点が満たされているかを確かめる^[1]。

始めるなら一般書類から入るのが現実的である。注文書・見積書・検収書は入力期間の制限がなく、白黒でも読み取れる^[1][2]。制度が要求する重さは書類の区分で変わるので、いちばん重い書類に合わせて全部を設計しない。そして、データにしても保存年数は 7 年（欠損金があるときは 10 年）のまま変わらない^[3][5]。

出典・参考資料

1. はじめませんか、書類のスキャナ保存（令和 6 年 1 月以降用）（国税庁／令和 5 年 7 月）
2. 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】（国税庁／令和 8 年 7 月）
3. 法人税法施行規則 第 59 条（帳簿書類の整理保存）（e-Gov 法令検索）
4. 電子帳簿保存法 電子取引データの保存方法をご確認ください【令和 6 年 1 月以降用】（国税庁／令和 5 年 7 月）
5. No.5930 帳簿書類等の保存期間（国税庁）

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