受注データから納品書・請求書を作る——受注表に持つ項目と、打ち直しをなくす順番

打ち直しはどこで起きているか

FAX やメールで届いた注文書を受注表（エクセル）に入れるところまでは、多くの工場が何らかの形で済ませている。その先で、同じ内容をもう一度打っている場面が残っている。よく見るのは次の 4 か所である。

• 受注表を見ながら、出荷指示書や現品票に品番と数量を書き写す
• 出荷が終わってから、納品書の様式（自社の伝票か、客先指定の伝票）に品名・数量・単価・金額を打ち込む
• 月末に、その月の納品書を束ねて、取引先ごとに請求書の明細へもう一度打ち込む
• 入金があったら、請求書の一覧と通帳を見比べて、どの請求の入金かを手で消し込む

4 か所とも、元になる情報は受注表か出荷の記録のどちらかに既にある。それでも打ち直すのは、受注表が「注文を受けた時点の写し」で止まっていて、そのあと何をいつ何個出したかを持っていないからである。注文を受けてから出荷指示を出すまでの流れ全体は、受注処理の流れと手入力が入る所にまとめてある（注文を受けてから出荷指示までの流れ）。この記事は、その最後の段——出荷してから請求するまで——を、受注表の持ち方から組み直す。

請求書に要る 6 つの項目は、どこから来るか

まず、作りたい書類の側から必要な項目を確かめる。適格請求書発行事業者が取引の相手方から求められて交付する請求書・納品書の類には、消費税法第 57 条の 4 第 1 項が 6 つの事項を定めている^[1]。国税庁のタックスアンサーも同じ 6 項目を、①書類作成者の氏名または名称および登録番号、②取引年月日、③取引内容（軽減税率の対象品目である旨）、④税率ごとに区分して合計した対価の額及び適用税率、⑤税率ごとに区分した消費税額等、⑥書類の交付を受ける事業者の氏名または名称、と並べている^[2]。

この 6 つを、受注表のどこから持ってくるかで分けると次のようになる。

表を見ると、受注の行（と請求先の欄）で埋まるのは③と⑥だけであることが分かる。②と④は「実際に何をいつ何個出したか」で決まる。月に 1 回まとめて請求する場合でも、条文は取引年月日の代わりに「当該一定の期間」を書けばよいとしているだけで^[1]、その期間に入る出荷を選び出すには、出荷ごとの日付が要る。

受注の行と、出荷の行を分けて持つ

ここがいちばん大事な所である。1 本の注文が 1 回で出荷されるなら、受注の行に出荷日を書き足すだけで足りる。しかし実際には、100 個の注文を 40 個と 60 個に分けて出す、月の途中で一部だけ先に出す、残りが取消しになる、といったことが日常的に起きる。受注表の 1 行に出荷日を 1 つしか書けない作りだと、2 回目の出荷を書く場所がない。そこで担当者は、別の紙や頭の中で管理し始め、請求の時に打ち直すことになる。

そこで、受注表とは別に「出荷実績」の表を作り、1 回の出荷を 1 行にする。出荷の行には、どの受注のどの行の出荷かを示す番号を必ず持たせる。

• 受注番号と行番号（どの注文のどの明細か）
• 出荷日と、相手が受け取った日（分かる場合）
• 出荷数量
• 納品書番号（発行したら書く）
• 請求書番号（請求に含めたら書く）

単価・品名・請求先は出荷の行に書き写さず、受注の行から引く。書き写すと、単価を直したときに片方だけ古いまま残るからである。受注の行に残っている数量（受注数量から出荷数量の合計と取消数量を引いた数）は、そのまま受注残になる。取消し（新しい注文書を伴わないもの）があっても受けた数量は消さず、取消数量の列に入れておく。客先から数量や納期を変える訂正の注文書が届いたときは、元の行を上書きせず版を足し、出荷と取消しは有効な版の行に付けて、有効な版の行だけで数える。受注残の数え方と使い方は、受注残の数え方（分納・一部出荷・取消し）で扱う。

例として、1 本の注文が 3 回に分けて出荷され、月末締めで請求される場合を並べる（単価は確定済み、税率 10 パーセント）。

10 月分の請求に入るのは 1 回目と 2 回目の 187,000 円（税抜）で、受注金額の 255,000 円ではない。受注表の 1 行しか持っていないと、この切り分けを月末に人が計算し直すことになる。出荷の行を分けておけば、締めの期間に入る出荷を日付で選んで足すだけで済む。

取引先ごとに決めておくことは、受注表の外に置く

請求の作り方は客先ごとに違う。これを受注の 1 行ずつに書くと、同じことを何百回も書くことになり、書き間違いも起きる。取引先台帳を 1 枚作り、客先ごとに 1 行で次のことを持つ。

• 締め日（末日・20 日・15 日など）と、締めに入れる基準日（出荷日か、相手の受領日か）
• 請求書の宛名と送り先（事業所ごとに分けるか、本社にまとめるか）
• 消費税額を納品書で計算するか、請求書で計算するか
• 納品書は自社の様式か、客先指定の伝票か
• 客先が自分で支払額を計算して通知してくる方式（支払通知書・仕入明細書）か

3 つ目の消費税額の計算場所は、決め方で請求の合計が 1 円単位で変わる。端数処理は一の適格請求書につき税率ごとに 1 回とされており^[3]、納品書で計算するか請求書で計算するかで回数が変わるためである。どちらにするかと、ずれが出る理由は締め請求書の作り方と端数処理に詳しい。受注表の側で大事なのは、どちらに決めたかを客先ごとに 1 か所に書き、納品書と請求書の両方の作りをそれにそろえることである。

5 つ目の、客先が支払額を計算して通知してくる方式は、受注側にとって手順が変わる。客先が作る仕入明細書を請求書の代わりにするには、その書類に記載された事項について相手方、つまり受注側の確認を受けたものであることが条件になっている^[2]。客先から届いた明細を、自社の出荷実績と突き合わせて確認する作業が発生するので、出荷実績の表がここでも要る。客先側の仕組みは支払通知書とはに書いてある。

日付は 3 つに分けて持つ

受注表に日付を 1 つしか持たない工場は多い。しかし請求と入金の管理には、少なくとも次の 3 つが要る。

受注日。注文を受けた日である。客先が中小受託取引適正化法（取適法）の委託事業者に当たる取引では、委託した日は発注のときに明示する事項の 1 つになっている^[5]。注文書にある発注日をそのまま写しておけば、あとで照会があったときに合わせやすい。

出荷日。自社から出した日で、出荷実績の行に書く。締めに出荷日を使う客先では、これが請求の期間を決める。

相手の受領日。相手が受け取った日である。取適法の対象となる取引では、代金の支払期日は、検査をするかどうかを問わず、相手が給付を受領した日から起算して 60 日の期間内で、できる限り短い期間内に定めなければならない^[4]。公正取引委員会と中小企業庁のテキストは、毎月末日納品締切・翌月末日支払のような月単位の締切制度について、受領から 61 日目や 62 日目の支払になる場合があっても「受領後 2 か月以内」として運用しており、支払遅延として問題とはしていないと説明している^[5]。受注側から見ると、この受領日が分からないと、入金予定の日が客先の約束どおりなのかを確かめられない。

3 つの日付を分けて持つと、入金が予定より遅れたときに「出荷が遅れたのか」「相手の受領が遅れたのか」「支払が遅れたのか」を切り分けられる。遠方の客先や、倉庫経由で納める客先では、出荷日と受領日が数日ずれることもある。

打ち直しをなくす 4 段の順番

ここまでの内容を、手を付ける順番に並べる。順番に意味があるのは、後ろの段が前の段のデータを使うからである。

1 段目：受注表の列をそろえる

受注番号・行番号・客先注文番号・請求先・納入先・客先品番・自社品番・品名・数量・単位・単価・単価の状態（確定か未定か）・税率区分・納期を、1 明細 1 行で持つ。客先品番と自社品番の対応は、受注のたびに調べるのではなく対応表として持つ（品番の持ち方は自社品番と相手品番をどう紐づけるか）。列の具体的な作り方は受注管理表をエクセルで作るときの列と決まりにまとめてある。

2 段目：出荷の実績を受注の行にひもづける

出荷実績の表を作り、出荷のたびに 1 行足す。最初は出荷担当が紙の出荷記録を事務所に回し、事務担当が打つ形でもよい。大事なのは、どの受注のどの行の出荷かが番号で分かることである。

3 段目：納品書を出荷実績から出す

納品書は出荷の行 1 つ（または同日・同じ納入先の複数行）から作る。品名と単価は受注の行から引き、数量は出荷の行から引く。発行したら納品書番号を出荷の行に書き戻す。客先指定の伝票に手書きしている場合も、内容は出荷実績から写すことにして、写した後に番号を書き戻す。

4 段目：請求書は発行済みの納品書を集める

締め日が来たら、その客先あての出荷の行のうち、締めの期間に入り、元の受注が受注確定になっていて、納品書が発行済みで、請求書番号がまだ空いているものを集める。受付や確認待ちの受注の行は、出荷にも請求にも使わない。集めたら請求書番号を書き戻す。こうすると、同じ出荷を 2 回請求することがなくなり、締め後に見つかった出荷は「請求書番号が空いている行」として翌月に自然に残る。返品や値引きが出たときの書類は赤伝と消込をどう扱うかを参照してほしい。

この順番を逆にして、4 段目の請求書作りから自動化しようとすると、集める元の出荷実績が無い。結局、月末に納品書の束を見て出荷実績を作り直すことになり、打ち直しが場所を変えて残る。

発行した書類は中身を固定して、写しを残す

受注表から書類を作るようになると、つい「受注表を直せば納品書も請求書も直る」作りにしたくなる。しかし交付した後の書類は、元の表を直しても変わってはいけない。消費税法は、適格請求書を交付した事業者に対し、記載事項に誤りがあったときは修正した適格請求書を交付することを求め^[1]、交付した書類の写しの保存も義務にしている^[1]。受注表を直すと過去に出した請求書の表示まで変わる作りでは、何を交付したかが残らない。

写しの形は、交付した書類そのものの複写に限られない。国税庁の Q&A は、記載事項が確認できる程度の記載があれば写しに含まれ、複数の適格請求書の記載事項にかかる一覧表や明細表を保存していれば足りるとしている^[3]。出荷実績と請求書番号を持った表を、発行した時点の内容で残しておけば、写しの保存の考え方にも合う。保存期間は、交付した日の属する課税期間の末日の翌日から 2 か月を経過した日から 7 年間とされている^[3]。

請求書や納品書を PDF にしてメールで送る場合は、電子帳簿保存法の電子取引にも当たる。国税庁の案内は、注文書・送り状・請求書などに相当する電子データをやりとりした場合、受け取った場合だけでなく送った場合にも保存が必要だとしている^[6]。保存の要件は改ざん防止の措置・「日付・金額・取引先」での検索・ディスプレイやプリンタの備付けの 3 つで、ファイル形式は問わないとされている^[6]。請求書 1 通ごとの合計金額を出す列か集計のシートを持ち、請求書番号・日付・取引先と並べておけば、検索のための一覧としても使える。出荷の行のままだと金額が明細単位になり、請求書の金額と単位がずれるためである。

よくある質問

受注表の 1 行に「出荷日 1」「出荷日 2」と列を増やしてはいけませんか

分納の回数が決まっていればそれでも回るが、回数が読めないと列が足りなくなる。また請求のときに、列ごとに締めの期間に入るかを判定することになり、集計が複雑になる。出荷を行として足す形のほうが、回数が何回でも同じ作りで済む。

客先指定の伝票に手書きしているので、納品書は受注表から出せません

伝票そのものを印刷できなくても、伝票に書く内容を出荷実績から決め、書いた後に伝票番号を出荷の行に書き戻せば、請求のときの打ち直しは消える。打ち直しをなくす相手は「書く作業」ではなく「同じ内容を 2 回決める作業」である。

単価が決まっていない注文は、どう扱えばよいですか

受注表に単価の状態の列を作り、「未定」の行は請求に集めない決まりにする。単価が決まったら状態を「確定」に変え、その時点で金額を出す。単価が書かれていない注文書を受けたときの扱いは単価未定・単価が空欄の注文書の扱いで扱う。

出荷日と受領日、どちらで締めればよいですか

客先との取り決めで決まる。法令が受注側にどちらかを強制しているわけではない。ただ、客先が取適法の対象となる取引では支払期日の起算は受領日なので^[4]、受領日も持っておくと、入金予定を客先の約束と照らして確かめられる。

まとめ

受注データから納品書と請求書を作れないのは、受注表が注文の写しで止まり、出荷の事実を持っていないからである。請求書に要る項目は 6 つあり^[1][2]、そのうち取引年月日と税率ごとの合計は出荷で決まる。だから受注の行と出荷の行を分け、出荷の行に受注番号・行番号・納品書番号・請求書番号を持たせる。取引先ごとの決まり（締め日・宛名・税額の計算場所・支払通知書かどうか）は台帳に 1 行で置く。日付は受注日・出荷日・相手の受領日の 3 つを分ける。手を付ける順は、受注表の列、出荷実績、納品書、請求書の 4 段である。発行した書類は元の表を直しても変わらないように固定し、写しを残す。

出典・参考資料

1. 消費税法（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
2. No.6625 適格請求書等の記載事項（国税庁）
3. 消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するＱ＆Ａ（国税庁 軽減税率・インボイス制度対応室／平成 30 年 6 月・令和 8 年 5 月改訂）
4. 製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律（取適法）（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
5. 中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）
6. 電子帳簿保存法 電子取引データの保存方法をご確認ください【令和 6 年 1 月以降用】（国税庁／令和 5 年 7 月）

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