工場のペーパーレスは受注の紙から——注文書・受注伝票・出荷指示書の何を残し、何をなくすか

ペーパーレスは、多くの中小企業が最初に手を付ける取組

中小企業基盤整備機構が全国の中小企業の経営者・経営幹部 1,000 社に聞いた調査（2025 年 12 月、Web アンケート）では、DX に「既に取り組んでいる」か「取り組みを検討している」企業は 39.1％で、その企業（n=391、複数回答）が挙げた具体的な取組の内容でいちばん多かったのが「文書の電子化・ペーパーレス化」の 55.8％だった^[1]。この数字の分母は DX に取り組んでいるか検討している企業で、調査対象の 1,000 社全体ではない。同じ調査で「既に取り組んでいる」企業（n=189）に進み具合を聞くと、7.9％がまだ「紙媒体をベースとした業務を行っている」と答えている^[1]。どちらの数字も業種を問わない回答である。

手を付ける企業が多い一方で、「ペーパーレス」は範囲がはっきりしない言葉でもある。紙をなくすと言っても、客先から届く紙、社内で回す紙、客先に出す紙では、なくせるかどうかの条件がまるで違う。工場で最初にデジタル化する業務をどう選ぶかは工場で最初にデジタル化する業務の選び方の記事で扱った。この記事は、受注の仕事に絞って、どの紙から手を付けるかを書く。

まず、受注の仕事で回っている紙を数える

情報処理推進機構（IPA）の中小規模製造業向けの DX ガイドは、業務の流れを書き出すとき、部署ごとに、何の情報（入力）をもとに、どんな行為をして、何の情報（出力）を作っているかを聞いていく方法を勧めている。入力の例として「お客様からの紙の注文書」が、行為の例として営業部門による受注情報の登録作業が挙がっている^[2]。受注の紙を数えるときも同じ聞き方が使える。紙ごとに、誰が作り、何を見て書き、次に誰が何に使うかを聞いていく。

受注生産の部品工場を例に、1 日に 30 件の注文を受ける場合の紙を並べると、次のようになる。工場によって紙の名前も枚数も違うので、自社の紙で同じ表を作ってみてほしい。

この例で客先から紙で届く注文書は 20 枚（残る 10 件はメールで届く）で、残りの 130 枚は社内で作っている。しかも受注伝票・出荷指示書・納品書は、注文書の中身を順に写したものである。写すたびに読み違いと書き違いの機会が増え、どれかを直すと他の紙と食い違う。ペーパーレスで減らせる枚数の大半は、この「写すための紙」にある。

紙は 3 つに分けて、なくせる条件を見る

1. 客先から受け取った注文書

法人税法施行規則は、青色申告法人に、取引に関して相手方から受け取った注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類を、起算日から 7 年間保存するよう定めている（第 59 条第 1 項第 3 号）^[3]。保存年数の数え方の詳細は注文書・見積書の保存年数の記事にある。

この紙は、客先が紙や紙の出る FAX で送ってくる限り、自社だけでは届かなくできない。国税庁は、電子帳簿保存法で保存が必要なのはデータでやりとりしたものであり、紙でやりとりしたものをデータ化しなければならないわけではないと説明している^[4]。紙で受け取った注文書は紙のまま綴じておけばよく、紙を減らしたいなら、要件を満たして読み取ったうえで紙を捨てるスキャナ保存という選択肢がある。スキャナ保存の要件は紙の注文書をスキャンして捨てられるかの記事にまとめてある。

FAX の注文書を紙で出さず、データとして受ける方法もある。ただしデータで受けたものは電子取引のデータとして保存しなければならなくなる^[6]。受け方と保存の付け方はFAX を PDF で受ける記事で扱う。

2. 客先に出す書類の控え

同じ規定は、自己の作成した注文書・送り状などの書類でその写しのあるものはその写しを保存するよう求めている^[3]。消費税では、適格請求書を交付した事業者に、その写し（データで提供したならそのデータ）の保存が求められている（消費税法第 57 条の 4 第 6 項）^[5]。国税庁は、電子取引のデータは受け取った場合だけでなく送った場合にも保存する必要があるとしている^[4]。

つまり納品書や請求書を紙で出しても、データで出しても、出したものの控えはどちらかの形で残す。ここは「紙をなくす」ではなく「控えの形を決める」話になる。受注データから納品書・請求書をどう作るかは受注データから納品書・請求書を作る記事で扱う。

3. 社内だけで回る紙

受注伝票、出荷指示書、メールを印刷した注文書、受注表を印刷して回覧する紙は、社内の作業のために作っている。中身の出どころは注文書で、同じ中身は受注表にもある。記録を受注表に一本化し、そこから必要な紙だけを印刷する形にすれば、紙そのものは自社の判断で減らせる。最初に手を付けるのはここである。

ただし、社内の紙でも、売上の計上や帳簿の記入に使っている記録が載っているなら、紙をやめる前に経理と、必要なら顧問の税理士に、記録をどこに残すかを確かめておく。紙をなくしても、記録まで消えてはいけない。

なくす順番

社内の紙から手を付けるとして、順番は「写すだけの紙」から「現場で手に持つ紙」へ進める。

1. メールで届いた注文書を印刷する運用をやめる
元が電子データの注文書を印刷して回覧している場合、紙は写しにすぎない。しかもデータで受けた注文書は、印刷しても電子取引のデータとして保存しなければならない^[6]。印刷をやめ、受注表の行からデータの置き場を開けるようにする。

2. 受注伝票を受注表の 1 行に置き換える
受注伝票は、注文書を見て書き、受注表にもまた打つ、という二重の作業になっていることが多い。受注表の 1 行を受注伝票の代わりにし、伝票番号は受注番号に置き換える。受注表の列の作り方は受注管理表をエクセルで作る記事にある。

3. 出荷指示書を受注表から作る
出荷指示書を手で書くのをやめ、受注表の出荷予定の行から出力する。紙で出すかどうかは出荷場の都合で決めてよい。手で書き写す工程がなくなれば、紙が残っても写し間違いは減る。

4. 生産指示書・作業指示書は最後にする
現場で手に持って使う紙は、画面に置き換えると、手袋をしたままでは触れない、端末の置き場まで歩く、といった問題が出る。現場の端末が使われなくなる理由は工場に入れたツールが使われない理由の記事で扱った。現場の紙は、受注表から印刷する形にして書き写しをなくすところで一度止め、画面にするかどうかは別に決める。

この順番にすると、紙の枚数が減る前に、まず書き写しの回数が減る。先の例なら、注文書 1 枚の中身を 4 回写していたものが、受注表への 1 回の入力になる。残った書き写しは、届いた注文書を受注表に入れる最初の 1 回である。その作業の手順はFAX の注文書を受注表に入れる作業の記事にまとめた。

何を残し、何をなくすかの表

最後に、受注の紙ごとに、残すか・形を変えるか・なくすかを決める。「なくす」に入れる前に、その紙で誰かが確認や押印をしていないかを確かめる。紙は記録であると同時に、確認したことの印になっていることがある。

• 残す：客先から紙で受け取った注文書（スキャナ保存に移すまで）、客先に紙で出した書類の控え
• 形を変える：生産指示書・出荷指示書（手書きをやめ、受注表から印刷する）、客先に出す書類の控え（紙の控えにするかデータで残すかを決める）
• なくす：メールの注文書の印刷、受注伝票、受注表を印刷した回覧の紙

受注伝票に担当者や上長の確認印を押していたなら、その確認を受注表のどの列で残すか（確認した人と日付の列を持つ、など）を決めてから伝票をやめる。確認の仕組みごと消えると、入力の誤りを見つける機会がなくなる。

実務で起きやすい不備

紙とデータの両方が正になる
受注表を正にしたのに、伝票も念のため残すと、どちらかだけが直される。やめると決めた紙は、やめる日を決めて同時にやめる。

データで受けた注文書を印刷して綴じ、データを消す
紙を綴じたから大丈夫と考えて、受け取ったメールや FAX のデータを消してしまう。データで受けたものは、データの保存が要る^[6]。紙を増やさないためにも、データのまま置き場を決める。

枚数を数えずに始める
どの紙が何枚あるかを数えないまま始めると、減ったかどうかが分からず、続けるかやめるかの判断ができない。始める前の 1 週間の枚数を、紙の種類ごとに数えておく。

注文の受け口が増える
ペーパーレスを機に「メールで送ってほしい」と客先に頼むと、FAX・メール・電話の受け口が並び、受け付けたかどうかの確認がかえって難しくなる。受け口と記録を 1 つにまとめる手順は受注の窓口をまとめる記事で扱う。

よくある質問

客先に FAX をやめてメールにしてもらうべきか
頼めるならそれでよいが、客先にも都合があり、すべての客先が応じるとは限らない。客先に頼まなくても、社内の書き写しの紙は自社の判断で減らせるので、そちらを先に進める。

紙の注文書をスキャンしてデータで回せば、ペーパーレスと言えるか
スキャンしたデータを回すだけで紙の原本を残すなら、紙は減らずに作業が 1 つ増える。原本の紙を捨てるならスキャナ保存の要件を満たす必要がある。紙の原本は綴じたまま、受注表への入力を早めることに力を使うほうがよい場合も多い。

ペーパーレスで減ったものを、どう測るか
紙の種類ごとの枚数と、注文書 1 枚の中身を何回書き写しているかを、始める前と後で数える。手間の時間を測る場合も、同じ紙と同じ作業で比べる。

まとめ

受注のペーパーレスは、客先から届く注文書ではなく、社内で書き写すための紙から始める。紙は、客先から受け取ったもの、客先に出す書類の控え、社内だけで回るものの 3 つに分ける。受け取った注文書は、青色申告法人なら起算日から 7 年の保存の対象で（欠損金が生じた事業年度などは 10 年。捨てる日は保存年数の記事で確かめる）、紙で受け取ったものをデータにする義務はない。出した書類は控えの保存が要る。社内の紙は受注表の 1 行を正にすれば減らせる。メールの注文書の印刷、受注伝票、手書きの出荷指示書の順にやめ、現場で手に持つ紙は最後にする。始める前に紙の種類と枚数を数え、確認の印の役割を受注表に移してから紙をやめる。

出典・参考資料

1. 中小企業の DX 推進に関する調査（2025 年）アンケート調査報告書（独立行政法人中小企業基盤整備機構／令和 8 年 2 月）
2. 中小規模製造業者の製造分野における DX 推進のためのガイド 製造分野 DX 推進ステップ例（製造分野 DX で 3 つの目指す姿を実現するための秘策）（独立行政法人情報処理推進機構（IPA））
3. 法人税法施行規則（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
4. 電子帳簿保存法 電子取引データの保存方法をご確認ください【令和 6 年 1 月以降用】（国税庁／令和 5 年 7 月）
5. 消費税法（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
6. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（国税庁／令和 7 年 6 月）

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