日本企業がやりがちな“説明が長いだけで伝わらない”落とし穴

はじめに：製造業の現場でよくある「説明が長い」問題

日本の製造業現場では、ミーティングやメール、報告書作成など、あらゆる場面で「説明が長い」「伝わらない」という問題が根強くあります。

長い説明は、「丁寧さ」や「思考の深さ」の現れとして美徳とされがちですが、実際には相手に重要なポイントが伝わりづらくなり、意思疎通のロスを生む大きな原因となっています。

特に調達購買、生産管理、品質管理など、さまざまな部門やサプライヤー、バイヤーと協力して成果を出す必要がある現場では、この「説明の落とし穴」に気づかずに業績や仕事の質に悪影響を及ぼしている事例が非常に多いのです。

今回は、なぜ日本企業では「説明が長いだけで伝わらない」問題が起きやすいのか、その背景をひもときつつ、現場でどうしたら要点を伝え、成果につながる説明ができるのかを、実践的な視点で解説します。

なぜ日本企業では説明が長くなってしまうのか？

暗黙知とコンテクスト依存の文化

日本企業の現場では、昭和の時代から続いている「空気を読む」「行間を読む」コミュニケーション文化が色濃く残っています。
会話や資料のなかで、意図やニュアンス、組織内の力関係までを暗黙のうちに察することが求められるため、説明者側も「あれもこれも」と予防線をはり、冗長な説明スタイルになりがちです。
結果として、結論や重要な情報が埋もれ、「何が言いたいのかわからない」「意思決定が遅れる」という悪循環が生まれます。

ミスを恐れる風土と責任回避

現場での失敗やトラブルを極度に恐れる「減点主義」も、説明の冗長化につながっています。
「後で責任を問われたくない」「言った言わないのトラブルを回避したい」という心理から、あらゆる可能性や自分の見解、前提を事細かく細長く伝え、聞き手を混乱させてしまう現象が起きています。

結論を先送りする日本的ロジック

「察し」や「共感」を前提にした日本的な論理展開では、往々にして結論が最後まで明示されないまま、話が長くループしてしまう傾向があります。
これは「和を乱さない」「相手を立てる」配慮から生まれた側面もありますが、グローバルな現場やスピードが求められる今の環境では、致命的な非効率につながっています。

説明が伝わらないことで起きている現場の問題

現場の非効率化・生産性低下

現場やミーティングで説明が長く要点がぼやけると、意思決定が遅れ、対策や改善アクションの着手も遅くなります。
その結果、本来なら早期に解消できる不良や納期遅延、調達トラブルが「持ち帰り案件」になり、現場の生産性が著しく低下します。

コミュニケーションエラーの深刻化

内容をうまく伝えられないことで、現場の作業者や協力会社、サプライヤーも「今、何を優先するべきなのか」が分からず、誤解や作業ミスが発生しやすくなります。
特に品質管理や安全面では、こうしたコミュニケーションロスが直接事故や不良品の発生につながるリスクとなります。

若手・外国人との世代・文化ギャップ拡大

高度成長期から続くアナログな説明スタイルは、デジタル世代の若手や、外国人スタッフ・サプライヤーには極めて理解しづらいものとなっています。
必要な情報だけを簡潔明瞭に求める文化とのギャップが、協業・共創を阻む足かせとなっています。

調達購買・サプライヤーの立場で考える「伝わらない説明」の弊害

失注やコストアップのリスク

調達や購買部門が、取引先サプライヤーに発注・見積依頼をする際に、「説明が長くて具体性がない」「要件が一度で伝わらない」と、仕様や条件の取り違えによる失注・返品・コスト増など、大きな損失が発生します。

信頼関係の構築阻害

伝えたいことが伝わらないまま「お願い」や「お叱り」だけが長々と続くと、サプライヤーとの信頼関係も崩れやすくなります。
誤解や余計な手戻りが生じ、双方にムダな負荷が増大する結果につながります。

グローバル調達の失敗事例

グローバル化が進むなかで、海外サプライヤー・バイヤーとのコミュニケーションはとりわけ「簡潔明瞭」が絶対条件です。
日本流の冗長な説明では、「何を、いつまでに、どのようにして欲しいのか」が伝わらないままトラブルを招き、国際的な競争力の低下にも直結しています。

要点が伝わる説明力を養う具体的な方法

1：PREP法で「結論→理由→具体例→まとめ」

伝わる説明に欠かせないのが「最初に結論」を明確に伝えることです。
ビジネスコミュニケーションの王道であるPREP法（Point・Reason・Example・Point）を徹底することで、話が自然と短く、要点が分かりやすくなります。

Point（結論）：一番伝えたい要点
Reason（理由）：なぜその結論に至ったか
Example（具体例）：実際の事例やデータ
Point（まとめ）：再度、要点を強調

2：一文一情報、一文一主語を意識

日本語は文をつなげて長くなりやすい傾向があります。
「一文一情報」「一文一主語」を意識し、短く切って伝えることで、要点が明確になり、相手も理解しやすくなります。

3：資料化・可視化で共通認識のズレを防止

口頭説明だけでは行間や文脈の理解に差が生じやすいものです。
必要な要件や優先順位を表や箇条書き、図解などで資料化し、関係者と共通認識をもつ工夫が重要です。
とくに現場レベルの作業指示書、QC工程表、仕様書では「誰が見ても同じ解釈になる」フォーマットを徹底しましょう。

4：質問・フィードバックを前提に会話を設計する

伝えたつもり、分かったつもりの説明は最も危険です。
例えば「ご不明点は？」「この要件で進めて大丈夫？」など、確認やフィードバックを前提にコミュニケーションを設計し、真の理解度を逐次確認しましょう。

現場で即使える！伝わる説明チェックリスト

– 結論が最初に明示されているか
– 要件・数字・期限など、具体的な情報が入っているか
– 5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうやって）が網羅されているか
– 資料や図表、箇条書きで要点が可視化されているか
– 「一度読めば分かる」分量や構成になっているか
– 相手（聞き手・受け手）の立場や知識レベルを意識した表現か
– 必要ならば確認やフィードバックの場が設けられているか

日本企業の「説明が長い」体質を変えるには—ラテラルシンキングで突破口を！

旧態依然の伝統的な「長くて分かりづらい説明」は、日本の製造業がグローバル競争力を維持するうえで、大きなハンディキャップとなりつつあります。
その「当たり前」から脱却するには、現場感覚とロジカルシンキング、そして“水平思考（ラテラルシンキング）”の導入が不可欠です。

従来の“守破離”を、現場ならではの視点で進化させる

「安全・品質・納期・コスト」——日本の現場を支えてきた強みも、時代とともに進化が必要です。
従来の型（守）を学び、型破り（破）で新たな伝達方法へ、そして現場から発信（離）する意識を持ちましょう。

“一流バイヤー”になるためには説明力が必須

調達・購買担当者が成果を出すためには、社内外の多様なプレーヤーと“伝わる説明”で粘り強く合意形成を図る力が不可欠です。
サプライヤーに立つ方も、「顧客が本当に求めていること」を読み解き、分かりやすくフィードバックすることで、信頼を勝ち得ることができます。

デジタル化を活用し、説明の質を劇的に変革する

AIやチャットツール、図解・動画マニュアルなど、テクノロジーの進歩を柔軟に取り入れ、「説明品質」そのものをアップデートする取り組みも急務です。
アナログ脱却は、単なる手法変更ではなく「現場文化」の再設計なのです。

まとめ：伝わる説明が現場の生産性も未来も左右する

「説明が長いだけで伝わらない」——これは日本の製造業現場の長年の課題ですが、裏を返せば今こそ「伝わる説明」を実践することで差別化・生産性向上・信頼構築への大きなチャンスでもあります。

要点を簡潔に、相手目線で分かりやすく伝える力は、調達購買・サプライヤー・現場管理職など、部門や立場を問わず必須のスキルです。

自らの伝え方を振り返り、現場に即した改善を愚直に続けること。
それが、昭和式アナログ現場から抜け出し、“次の地平線”を切り拓く最初の一歩になります。

あなたや、あなたの周囲の現場も、今日から「伝わる説明」で新しい成長ステージを迎えましょう。