DX後に業務が二重管理化して効率が逆に下がる課題

DX後に業務が二重管理化して効率が逆に下がる課題

なぜ製造業でDXは必要とされるのか

近年、製造業界ではDX（デジタルトランスフォーメーション）が盛んに叫ばれています。
人手不足の深刻化やグローバル競争の激化、コストダウン要求など、従来のアナログな管理手法では限界を迎えつつあり、デジタルの力で業務革新を実現しなければ企業として生き残れない時代となっています。

DXによって、生産計画の最適化や品質データの可視化、トレーサビリティの強化や在庫管理の自動化など、生産現場のあらゆる業務に効率化の波が押し寄せています。
調達購買部門やサプライチェーン全体にもEDI（電子データ交換）やクラウド型管理システムの導入が進みつつあり、紙やエクセルで回していた業務を根本から見直す動きが活発化しています。

DX推進の現場で起こる「二重管理」という落とし穴

しかし、現場の流れを知る身としてDX化の推進に携わる中で、期待したほど効果が出ない、むしろ余計な手間が増えたという声にたびたび遭遇します。
その代表的な原因が「業務の二重管理」です。

具体的には、従来からの紙やエクセル管理と、新たに導入したデジタルシステムが並走してしまい、それぞれにデータを入力・転記する「ダブルワーク」が発生します。
手作業が減るどころか、現場スタッフは今まで以上に管理の負担を感じることも少なくありません。

なぜ二重管理が起きるのか ―昭和的なアナログ文化からの脱却の難しさ―

二重管理が生じる背景には、製造業特有の根深い文化が存在します。
一つは「失敗できない」現場のリスク回避意識です。
新システムに完全移行するのが不安で、どうしても旧来の管理帳票も残しておきたくなります。
もう一つは「現場力」至上主義。
電源が落ちても、システムトラブルでも、最低限の業務が止まらないよう、人と紙でのバックアップを習慣化しています。

こうした昭和時代から連綿と続くアナログ文化が社内風土として根付き、システム刷新の際にも従来業務がなかなか捨てきれません。
また、ベテラン社員の「自分のやり方」が重視されがちで、現場の暗黙知や、不文律に従った運用が続いてしまいます。

DX推進の現実：システムと現場業務の“ねじれ”

新しいERPや生産管理システムを入れても、現場から「現実とデータがずれる」「自分たちの実務に本当に合っていない」という声が多く出ます。
そのため、現場担当者は「システム用の入力」と「現場用の情報整理・管理」を使い分けざるを得なくなり、入力や確認作業が倍増します。
システム側も「紙の帳票をアップロード」という形だけのデジタル化に終始してしまうことも多いです。

調達や購買管理も同様です。
発注システムを導入しつつも、取引先や協力会社の多くはまだFAXや郵送、電話によるやり取りを継続しているため、社内で一度デジタル化した情報を紙やメールに「逆戻し」しなければならず、結局二重管理が常態化してしまうのです。

二重管理がもたらす弊害

二重管理の問題は、見た目の労力増だけではありません。
以下のような重大なリスクやコスト増をもたらします。

・データのズレ・転記ミスによる生産トラブルや納期遅延
・どちらの記録が正しいかの確認のための再確認・再調査
・「電子化されたのに、決裁や承認は紙も必要」といった非効率なワークフロー
・どこまでシステムで入力して、どこからが手書き・現場帳票なのか社内で混乱
・社員のモチベーションの低下（成長感や自己効力感の低下）

さらに、残念ながら“二重管理”の状態ではデータ活用が進みません。
せっかくシステム上にデータが蓄積されても、現場の実数値と齟齬があったり、現場帳票の方が信用されるがゆえに、「本当の現状は即座に分からない」という本末転倒な状況になりがちです。

業界全体の「抜け出せぬ昭和」的アナログ構造

製造業は取引先・関係会社とのネットワークの上で成り立っています。
各社が一斉に完全デジタルへ移行できるわけではなく、特に中小規模の仕入れ先や下請け企業は「IT人材もおらず」FAXや紙から抜け出せないのが現実です。

本社や調達部門がいくら先進的なシステムを導入しても、取引先対応で「紙からの転記」業務が残り続けます。
こうした“業界全体のデジタル対応度の差”が、社内だけでなくサプライチェーン全体での二重管理化を引き起こします。

二重管理を「DX化の通過儀礼」ととらえる発想転換

実は、DXによって最初から完全な一元管理体制を完成させるのはとても難しいことです。
日本の製造業の構造や文化、インフラの都合を勘案すると、多くの企業が「まずは部分的なデジタル管理からはじめ、徐々にシステム移行という二重管理期を経て最適化に至る」プロセスを歩みます。

ですから、“二重管理状態に陥る＝失敗”ではありません。
むしろ、現場に根ざした業務を維持しつつ、徐々に最適化を進めていく途中段階（トランジション・フェーズ）と割り切ることも大切です。

そのうえで「期間を決めて二重管理を段階的に縮小していく」「二重管理状態での非効率や現場の声をしっかり拾い、次の改善インプットにする」姿勢がDX推進には欠かせません。

現場主導で「本当に効くDX」へ転換する手法

二重管理からの脱却には本社主導の「過度なトップダウン」ではなく、現場主体のボトムアップ型改善が効果的です。

ポイントは、
・現場リーダーやフォアマン、サブリーダーなど「間に立つ社員」をDX推進役に据える
・業務で本当に「不要な転記」や「意味のない二重管理」は何かを現場で徹底的に洗い出す
・“紙帳票のどの項目がデジタルで置き換わっても支障がないのか”を現場ごとに検証する
・現場が納得し腹落ちする「紙ゼロ化」のゴールイメージを共有し、成功事例を増やす
・社外とのやり取りに関しても、最小限“紙・FAX”で済ませる運用ルールを作る

これらを積み上げることで、現場の納得感・納得度が高まる形で徐々に「真に機能するデジタル業務フロー」へ移行できます。

サプライヤー・バイヤーの立場から見るDXのジレンマ

サプライヤーの視点に立つと、「バイヤー側のDX化への協力要請」は非常に重荷になることがあります。
特にIT投資が難しい中堅・中小企業では、大手からのEDIや独自システムへの強制参加に頭を抱えています。

逆に、バイヤーは「データの即時連携による効率化やリードタイム短縮」を目指す立場としてDX推進を避けられませんが、協力会社との足並みが揃わず「片側だけデジタル化」→そのギャップを埋めるための手作業という“二重管理の深刻化”を招く現状に悩まされています。

この両者のすれ違いを減らすには、「現場の業務負荷」「業界全体の成熟度」「システム投資の現実」といった相手の事情を知ったうえで、“段階的なデジタル移行”や“業界標準連携”の視点が不可欠となります。

本当の意味でDXのメリットを最大化するためには

DX化の成功事例は、規模や業種にかかわらず
・段階的＆スモールスタート
・現場主導の改善サイクル
・“二重管理”期間を設けてトライ＆エラーを重ねる
・システムベンダー任せにせず自社の業務に合うよう柔軟に設計、カスタマイズ
・取引先・協力会社との連携・話し合いで業界全体のデジタル化レベル向上を目指す
といった共通点があります。

一気呵成に「紙やアナログを全廃！」と焦っても、二重管理や現場の混乱を生むだけです。
むしろ二重管理を一つの“習熟・移行フェーズ”と位置付け、現場の声を反映しながら一歩ずつ進めていくアプローチが成功の近道です。

まとめ：ラテラルシンキングで業界DXの壁を越える

昭和的アナログ文化が色濃く残る製造業においてDX推進は容易ではありませんが、裏を返せば「現場重視」「現実的な改善」の積み重ねこそが、日本のものづくりの強みでもあります。

DX導入初期はどうしても「二重管理」という非効率が生まれることを受け入れ、その過程を通じて“現場に合うデジタル運用”の知見を組織に蓄積しましょう。
一つひとつの業務を「なぜ二重管理なのか」「デジタル化しにくい理由は何か」をラテラルシンキング（水平思考）で根本から見直し、現場と本社、サプライヤーとバイヤー、業界全体で「新たな地平線」を切り拓くことが、真の製造業DX成功への道となります。

読者の皆さんも、自社や現場に根付いた“二重管理”の課題をそのままにせず、「現場発・業界発の改革」で、効率と競争力アップを目指してみてください。
悩みや事例のシェアも大歓迎です。一緒に“抜け出せない昭和”から、次の時代の製造業の未来を拓いていきましょう。