紙と印鑑の発注承認をシステムに移す——押印欄の意味を先に仕分ける

いま紙と印鑑で、発注の承認をどう回しているか

中小の製造業でよく見る形はこうである。購買担当が Excel で「発注伺い」や「購入申請書」を作り、印刷して自分の印を押す。課長、部長、場合によっては経理や工場長の机を回り、それぞれが枠に印を押す。最後の印が揃ったら、購買担当が注文書を作って取引先へ FAX かメールで送り、伺い書は注文書の控えと一緒に綴じる。Excel の承認欄に名前を打ち込み、ファイルをメールで回す職場もあるが、構造は同じである。

この運用には、良いところもある。紙は誰にでも扱え、押印の枠を見れば何人が見たかが一目で分かる。件数が少なく、承認する人がいつも席にいる会社なら、紙のほうが速いことすらある。問題が出るのは、件数が増えたとき、承認者が出張や在宅で席にいないとき、そして後から「この発注は誰が承認したのか」を問われたときである。

どこで詰まるか

伺い書がいまどこにあるか、誰にも分からない

紙の回覧では、伺い書は物として 1 枚しかない。課長の机の書類の山に埋もれているのか、部長の出張で止まっているのか、回した本人にも分からない。催促するには机を回って探すしかない。金融庁の企業会計審議会が定める内部統制の実施基準は、IT を使えば、承認が決められた期間内に済まないときに担当者の上司へ知らせる仕組みのように、業務の管理に要る連絡を業務の流れに組み込めると書いている^[2]。紙にはこの仕組みがない。

承認を待てずに、先に電話で頼んでしまう

回覧が遅いと、急ぎの発注は「先に電話で頼んで、伺い書は後で回す」ことになる。承認の順番が逆になるだけでなく、取適法の対象取引では別の問題が出る。公正取引委員会と中小企業庁のテキストは、4 条明示の違反行為事例の 1 番目に、急を要するため口頭（電話）で発注し、その後 4 条明示をしない場合を挙げている^[3]。4 条明示は、製造委託等をした場合は直ちに行うことになっている^[3]。社内の承認が止まっていても、取引先への明示の期限は止まらない。承認の段と法令の期限の関係は承認の段は何段にするかで扱っている。

印影からは「いつ見たか」が分からない

押印の枠には印影が残るが、押した日付は書かないことが多い。押した日が分からなければ、発注を出した日より前に承認があったのか後だったのかを確かめられない。代理の人が上司の印鑑を預かって押していれば、印影からは本人が見たかどうかも分からない。押印についての政府のＱ＆Ａは、押印による文書の成立の推定について、印章の盗用や冒用などの反証があれば推定は破られ得ること、いわゆる認印では印影と印章の一致を証明するのが事実上困難になり得ることを書いている^[1]。これは対外的な文書の証拠力の話だが、社内の承認でも、印影だけでは誰の判断だったかの裏付けとして弱いという点は変わらない。

承認した後に、中身が書き換わる

印が揃った伺い書を Excel から作り直したり、数量や単価を手書きで直したりしても、紙の上では承認済みに見える。承認したときの金額と、注文書に載った金額が一致しているかを誰も確かめていない、という状態が起きやすい。

綴じた伺い書を探せない

伺い書は注文書の控えと一緒に綴じることが多い。法人税では、取引に関して作成または受領した書類（注文書・契約書など）は確定申告書の提出期限の翌日から 7 年間保存することになっている^[5]。綴じてあること自体は正しいが、「去年の秋に 100 万円を超えた発注で、部長の承認を経ていないものはあるか」を調べるには、綴りを 1 冊ずつめくるしかない。

移す前に、印鑑の意味を仕分ける

システムに移すときにいちばん効くのは、いまの伺い書の押印欄を 1 つずつ取り上げ、その人が何のために押しているかを書き出すことである。たいてい次の 4 つが混ざっている。

この仕分けで、押印欄が 5 つある伺い書でも、止める力を持つ段は 1〜2 つしかないことが多い。回覧の印をそのまま承認の段に移すと、知らせたいだけの人の不在で発注が止まる。逆に、確認の印を「見ただけ」と思い込んで外すと、予算や仕様を見る段が消える。どの段に何を見せるかの考え方は承認の段の記事、金額のしきい値の決め方は発注の承認ルールの設計に書いたので、ここでは繰り返さない。

統制の側から見ると、内部統制の基準は、統制活動には権限及び職責の付与、職務の分掌などの方針と手続が含まれ、それは業務のプロセスに組み込まれるべきものだとしている。実施基準は、そのために業務ごとに必要に応じて承認・検証・記録等の手続を設けることが考えられるとしている^[2]。押印欄の数は、権限を誰に与えているかの写しにすぎない。移す前に、いまの職務権限規程や稟議規程の金額区分と、伺い書の押印欄が一致しているかも確かめておく。規程と運用がずれていることは珍しくない。

移すときに決めること

1. 承認にかける書類を決める

紙の伺い書は発注のためのものが中心だが、実際には「見積依頼を出してよいか」「単価を変えてよいか」「新しい取引先を登録してよいか」も、別の書類か口頭で承認されている。どれをシステムの承認にかけるかを先に決める。全部を一度に移す必要はない。最初は発注だけを移し、他は紙のまま残すほうが、切替えの混乱が少ない。取引先の登録と発注を同じ人が承認なしにできる状態が、職務の分掌の上で最も危ないことは発注する人と検収する人を分けるで書いた。

2. 押印に代わる記録を決める

押印に代わるのは、承認した人・日時・承認したときの内容が後から確かめられる記録である。政府の押印Ｑ＆Ａも、文書の成立の真正を証明する手段として、電子署名や電子認証サービスの活用（利用時のログイン ID・日時や認証結果などを記録・保存できるサービスを含む）を挙げている^[1]。社内の承認でいえば、承認者が自分のアカウントで操作し、その操作が日時とともに残ることが要件になる。印影の画像を PDF に貼る方法は、紙の押印の弱さ（誰が押したか分からない）をそのまま持ち込むので勧めない。アカウントを共有しないことも前提で、その扱いは購買システムのアカウント管理に書いた。

3. 不在のときの扱いを決める

紙では、不在の上司の印鑑を部下が預かって押す、あるいは戻るまで机に置いておく、のどちらかで処理されていた。システムでは印鑑を預けられないので、不在のときにどうするかを決めておく。代わりに承認する人を決めるのか、上位の人に回すのか、戻るまで待つのか。待つのであれば、待っているあいだに先行発注をしないことを規程に書く。先行発注が口頭発注になり、4 条明示が抜ける形は前に書いたとおりである^[3]。

4. 承認と注文書の送付の順番を固定する

紙の運用では、印が揃う前に注文書を送ってしまっても止める仕組みがない。システムに移したら、承認が済むまで注文書を送れない状態にするのか、送ったうえで事後に承認を取る例外を残すのかを決める。例外を残すなら、例外を使った件数を月ごとに数える。数えない例外は、すぐに原則になる。

5. 法令が求める承認を混ぜて考える

押印欄の中には、社内の決まりではなく法令の要件として置いている承認もある。たとえば電子帳簿保存法で、電子取引のデータの真実性を事務処理規程で確保している会社では、国税庁が示す規程の例に、データを訂正・削除する場合は申請書を出し、管理責任者が正当な理由があると認める場合のみ承認する手続が入っている^[4]。国税庁は同じ回答の中で、規程に沿った運用を業務ソフトに内蔵されたワークフロー機能で確保しても差し支えないとしている^[4]。紙の申請書で回していたこの種の承認も、移すときの棚卸しの対象に入れておく。

6. 切替日と、紙の綴りの扱いを決める

切替日を決め、その日以降に起票した発注はシステムで承認し、紙では回さない。同じ発注を紙とシステムの両方で承認する期間を作ると、どちらが正なのか分からなくなる。切替日より前の伺い書は、注文書の控えとともに保存期間が満了するまで綴りのまま残す^[5]。移行全体の順番はExcel の購買業務をシステムに移す順番で扱う。

紙のまま続けてよい場合

承認する人が 1 人で、いつも同じ事務所にいて、発注が月に数十件程度なら、紙の伺い書で困ることは少ない。その場合でも、次の 3 つは紙のままでできる。押印欄に日付を書く。承認前に電話で発注した件は、伺い書に「先行」と書いて月末に数える。押印欄のうち回覧のものは、承認の枠と分けて別の欄に移す。これだけで、後から「誰がいつ承認したか」を問われたときの答えやすさは大きく変わる。

システムに移す目安は、承認者が複数の拠点にいる、在宅勤務や出張で回覧が止まる、承認待ちの発注を一覧で見たい、承認の記録を監査や取引先の調査で出す必要がある、のどれかに当てはまったときである。担当者しか承認の状況を知らない状態の解き方は発注の状況を担当者しか知らないときに書いた。

よくある質問

注文書に社印を押さないと、取引先に失礼になりませんか

これは社内の承認とは別の話である。政府の押印Ｑ＆Ａは、私法上、契約は当事者の意思の合致により成立し、書面の作成とその書面への押印は特段の定めがある場合を除き必要な要件ではないとしている^[1]。取引先が押印のある注文書を求めている場合は、その理由（社内の受付の規程なのか、証拠としての扱いなのか）を確かめてから決めればよい。注文書をメールで送る運用に変える場合の注意は発注書を手で PDF にしている場合に書いた。

部長の印鑑の画像を、承認欄に貼り付けるのではいけませんか

画像は誰でも貼れるので、誰が承認したかの裏付けにならない。紙の印鑑を部下が預かって押していたのと同じ弱さが残る。承認者本人が自分のアカウントで承認し、その操作が日時とともに残る形にする。

承認の記録はいつまで残せばよいですか

承認の記録そのものの保存期間を直接定めた一般的な法令はない。ただ、承認を経た注文書の控えは取引に関する書類として 7 年保存の対象になり^[5]、取適法の対象取引の 7 条記録は 2 年間の保存が求められる^[3]。承認の記録を注文書と同じ期間残しておけば、どちらを問われても答えられる。

システムに移したら、承認の段を増やしたほうが安全ですか

段を増やしても、同じ資料を順番に見るだけなら止める力は上がらない。むしろ紙からの移行は、回覧の印を段から外して減らす機会になる。段の考え方は承認の段の記事を参照してほしい。

まとめ

紙と印鑑の承認をシステムに移すときは、押印欄を承認・確認・起案・回覧に仕分け、止める力を持つものだけを承認の段にする。押印に代わるのは、承認した人と日時と内容が後から確かめられる記録で、印影の画像ではない。そのうえで、承認にかける書類、不在の扱い、承認と注文書の送付の順番、法令が求める承認、切替日と紙の綴りの扱いを決める。承認者が 1 人で件数が少なければ紙のままでもよいが、取適法の対象取引で、承認待ちのあいだに電話で先に発注し、電話の後、直ちに 4 条明示をしていないなら、それは承認の問題である前に 4 条明示の問題である。

出典・参考資料

1. 押印についてのＱ＆Ａ（内閣府・法務省・経済産業省／令和 2 年 6 月 19 日）
2. 財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準（金融庁 企業会計審議会／令和 5 年 4 月 7 日改訂）
3. 中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）
4. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（国税庁／令和 7 年 6 月）
5. No.5930 帳簿書類等の保存期間（国税庁）

WHITE PAPER

この記事の理解を深める
無料ホワイトペーパーをプレゼント

製造業の現場で使える実務資料（PDF）を無料でお届けします。"こんな資料が届きます" ↓ 下のボタンからどうぞ。

🔒 全文は無料ダウンロードで