国際規格が求めている取扱説明書とテクニカルライティングのポイント

はじめに

国際規格において、特に取扱説明書の品質や内容がどのように規定されているかは極めて重要です。
製品がグローバルに流通する現在、ユーザーの安全と製品の正確な利用を保証するために、取扱説明書の役割はますます大きくなっています。
また、テクニカルライティングのスキルが要求される昨今、業界関係者には新たな視点と能力が求められています。
本記事では、国際規格が求める取扱説明書の要件と、効果的なテクニカルライティングのポイントについて解説します。

国際規格と取扱説明書の要件

ISO/IECガイドラインの概要

取扱説明書に関する国際規格として代表的なものには、ISO（国際標準化機構）やIEC（国際電気標準会議）のガイドラインがあります。
これらのガイドラインは、製品がどのように正しく使用されるべきか、どのような情報がユーザーに提供されるべきかを定めています。
例えば、製品の使用方法、安全上の注意、保守点検方法、廃棄方法など、多岐にわたる情報が具体的に示されなければなりません。

ユーザー中心の設計

取扱説明書は、常にユーザーの理解を最優先に考慮して作られる必要があります。
そのため、説明書は明確でわかりやすい言葉で書かれていることが求められます。
ユーザーの知識レベルや文化的背景を理解し、それに合わせて内容を調整することが大切です。
また、多くの国々で使用される製品の場合、複数の言語で提供されることも考慮する必要があります。

テクニカルライティングのポイント

わかりやすさと簡潔さ

テクニカルライティングにおいて最も重要な点は、情報をわかりやすく、簡潔に伝えることです。
冗長な説明は避け、必要な情報を的確に伝えるために、具体的な例や図解を用いることが効果的です。
読者がどのような背景を持ち、何を必要としているかを理解し、それに適した表現を選ぶことが求められます。

視覚的要素の活用

取扱説明書では、文章だけでなく、視覚的な要素を活用することも重要です。
図表、イラスト、写真などは、テキストでは説明しきれない情報を直感的に伝える助けとなります。
視覚的な要素を取り入れることで、情報の伝達速度を高め、誤解を減少させることができます。

プロセスの記述

取扱説明書では、手順やプロセスを明確に示すことが必要です。
各ステップを順番にわかりやすく示し、ユーザーが途中で混乱しないようにします。
ここでは、ステップごとにポイントを絞り、冗長な説明を避けて端的に表現することが大切になります。

昭和からの脱却とデジタル化の推進

製造業界では、昭和時代からの伝統的な手法が未だに根付いている部分も多いですが、デジタル化の波は確実に押し寄せています。
取扱説明書もまた、デジタル化の恩恵を受ける分野の一つです。

デジタル取扱説明書の利点

デジタルフォーマットの取扱説明書は、常に最新情報に更新できることや、マルチメディア要素を取り入れることで、より豊かな情報提供が可能になります。
例えば、動画を用いてプロセスを視覚的に示したり、インタラクティブな機能を加えることで、ユーザーの理解を助けます。

教育とスキル向上

これからの製造業界では、デジタル化に対応するための教育とスキル向上が不可欠です。
テクニカルライティングもまた、デジタル時代において求められるスキルとして進化しています。
新しいテクノロジーに対応した教育プログラムは、製造業のさらなる発展に寄与することでしょう。

まとめ

国際規格が求める取扱説明書の質と、効果的なテクニカルライティングの技術は、製品の安全性とユーザーの満足度を左右する重要な要素です。
ユーザー視点に立った明確で簡潔な情報提供を心がけ、デジタル化の進展に合わせた新しいスタイルの取扱説明書を追求することが、グローバルな競争力を高める鍵となります。
製造業における新たなステージに向け、国際基準を理解し、テクニカルライティングの技術を発展させることは、業界全体の発展にも寄与します。