英文テクニカルライティング基礎と実務文書作成スキル

英文テクニカルライティングとは何か

テクニカルライティングとは、専門的な知識や技術的な情報を、誰にでも分かりやすく伝達するための文章作成技術のことです。

特に製造業の分野では、英語で仕様書、操作マニュアル、品質報告書、トラブルシュートガイドなどを作成する場面が非常に多くなっています。

グローバル調達や多国籍チームと連携する場面だけでなく、海外サプライヤーとの折衝や、海外拠点への技術移管時にも、分かりやすく明確な英文資料は必須のスキルとなっています。

ここでは、現場目線で培った実務の知見を交えながら、英文テクニカルライティングの基礎から、実際の文書作成スキルまでを体系的に解説します。

テクニカルライティングの重要性と業界動向

なぜ今「グローバルな文章力」が求められるか

昭和型のアナログな現場運営や、かつてのローカルな商習慣だけでは対応しきれない時代に突入しています。

調達・品質・生産管理など、ものづくり現場が国境をまたぐ中で、「伝わるドキュメント」がビジネス成功の要となっています。

誤訳や読み違いを防ぎ、正確な合意形成を促す文書作成能力こそ、プロのバイヤーやサプライヤーにとって重要な競争力となっています。

グローバルサプライチェーンでのトラブル事例

たとえば、曖昧な英文仕様書が元で納入品の仕様食い違いが発生した、検査基準の誤解釈により大規模リコールにつながった、といった事例はあとを絶ちません。

こうしたリスクは「書き手の主観でなく、第三者が誰でも理解できる客観的な文章」で回避できるのです。

英文テクニカルライティングの基本ルール

Reading levelを意識した平易な表現

ビジネス英語や技術英語だからといって難しい単語や言い回しが好まれるわけではありません。

ネイティブや非ネイティブに関係なく誰が読んでも理解できる、短く簡潔な英文が鉄則です。

たとえば以下のように表現を修正するだけで、冗長さを排除し読み手の負担を軽減できます。

例：
Before: The component which was delivered yesterday has some issues that need to be clarified.
After: The component delivered yesterday needs clarification about some issues.

アクティブボイス（能動態）を優先する理由

受動態は主語が不明瞭となり、責任の所在もあいまいになります。

必ず「誰が、何を、どうした」とアクティブボイスを意識し、“We confirmed the defect.” のように記します。

現場でよくある曖昧な表現はトラブルのもとであり、海外サプライヤーや第三者との連携時に誤解を生みやすくなります。

論理の流れを明確に、段階的に説明する

複数の工程や条件が絡む場合は、時系列や要素ごとに段階を分け、番号付きリストや見出しで整理します。

例：
1. Receive the material and check the delivery note.
2. Inspect the material for visible defects.
3. Record the inspection result in the system.

こうすることで「次に何をすべきか」が明確になり、手順ミスや取り違えを低減できます。

よく使うテクニカルイングリッシュ表現集

仕様書・設計資料で使えるフレーズ

– The product must comply with the following specifications.
– Ensure the diameter is within ±0.2 mm.
– If a deviation is found, report it to the supervisor immediately.
– The process is defined as follows.

納期・調達関連の定型文

– The delivery date is set for July 15.
– Any delay must be reported by the vendor in advance.
– In case of supply shortage, please inform us at least two weeks prior.

品質管理・クレーム対応

– We found a defect during the incoming inspection.
– Please investigate the root cause and provide a corrective action plan.
– The defective parts will be returned for further analysis.

これらの表現をテンプレートとして利用することで、文書作業の効率化や精度向上が期待できます。

実務で役立つ英文文書の作成ステップ

1. 目的の明確化：誰に何を伝えたいのか、目的を短い英文で最初にまとめます。
2. 構造の設計：章立て（Introduction, Method, Result, Conclusion等）や箇条書きを用います。
3. 肉付けと検証：事実とデータ、客観性の高い記述を心がけます。
4. 用語統一と最低限のTechnical English：現場用語は平易な英語に置き換えましょう。
5. プルーフリーディング：スペルや文法だけでなく、「非専門家にも説明できるか？」の視点で最終チェックします。

AI時代の自動翻訳・チェックツール活用

最近はAIベースの文書校正・翻訳ツールが発達し、一次翻訳や誤字脱字のスクリーニングは自動化できます。

しかし「現場の背景を踏まえた説明」「相手側の業界ルールに沿った表現」は、やはり人間による最終確認が不可欠です。

AIをうまく活用しつつ、現場経験者の目線で文章をブラッシュアップすることが大切です。

現場が抱えるアナログ時代の課題と乗り越え方

根深い「伝わらない」問題

日本の多くの現場では、複数人に渡って口伝や手書き資料が今もなお根強く残っています。

デジタル化の遅れやナレッジ共有不足は、サプライチェーンのグローバル化で一層深刻なリスクとなっています。

日本流の経験則とグローバルのギャップ

「察してくれる」「長年の慣習だから」で済まされていた昭和的経営は、欧米・アジアのバイヤー／サプライヤーには通用しません。

英語での文書化、標準化ルール、QMS（品質マネジメントシステム）による裏付けは今や必須となっています。

そのためにも、英文テクニカルライティングスキルは世代交代やDX現場のバトンとして、全員が身につけるべき基礎体力と言えるでしょう。

テクニカルライティング習得のための実践法

日々の業務文書を一度英語で書いてみる

例えば、日々の点検記録、作業依頼書、部品注文依頼など、普段日本語で書いている資料も英語に書き換えてみましょう。

始めは時間がかかるかもしれませんが、用語・ワードフォーマット・表現パターンが蓄積し、次第に習熟度がアップします。

社内外のレビューを活用する

自分が書いた英語文書を、外部ベンダーや同僚（ネイティブ・非ネイティブ問わず）にレビューしてもらいましょう。

フィードバックを受けて書き直す、その繰り返しが最短の上達法です。

現場経験こそがスキルアップの近道

テクニカルライティングには通常、現場の課題や機械、工程、業界商習慣への理解が不可欠です。

現場で実際に起きたトラブル、品質検査、改善活動の内容を「英語でまとめる」ことをぜひ習慣化してください。

まとめ 〜現場主導の英文力で競争力を高めよう〜

これからの製造業は、グローバルでの情報共有と合意形成が極めて重要となります。

テクニカルライティングスキルは「英語が得意な人」のものではなく、現場最前線で仕事をする全員が求められるスキルです。

手書きや口頭伝達から一歩抜け出し、客観的でクリアな英文ドキュメントを武器にしましょう。

英文テクニカルライティングの基礎を身に付ければ、調達購買から品質保証まで、あらゆる現場でのコミュニケーションに大きな効果をもたらします。

今こそ、現場の「暗黙知」を仕組みとして世界に発信する力を身につけてください。