技術英語の基礎と英文ドキュメント作成への活用法およびそのノウハウ

はじめに：グローバル時代に求められる技術英語の重要性

製造業に携わる皆さま、またはこれから調達・バイヤー職を志す方にとって「技術英語」は避けて通れないスキルとなっています。

国内の現場にはまだまだ紙と鉛筆、電話やFAXが根強く生きるアナログ文化が残っています。

しかし一方で、グローバル調達や海外サプライヤーとの連携、そして品質管理の標準化など、英語によるコミュニケーションや英文ドキュメント作成の機会は年々高まっています。

英語が苦手だから…と敬遠しがちでも、ちょっとしたコツと発想の転換で、”現場で使える英語力”は確実に伸ばせます。

ここでは「技術英語」の基礎、その活用法、そして英文ドキュメント作成の具体的なノウハウを、昭和世代のベテランや現場リーダー、これからバイヤーを目指す若手の視点も交えながら解説します。

技術英語の基礎とは？〜日常英会話ではなく”現場語”に注目〜

1. 技術英語は「会話」より「読み・書き」が命

まず押さえておきたいのは、製造業で必要とされる技術英語の多くは「コミュニケーション英語」とは次元が異なるという点です。

一般英会話とは違い、技術英語では「仕様」「図面」「手順書」「品質基準」など、専門用語や定型表現が頻繁に登場します。

このため、初学者でも根気よく専門用語をストックし、”読めて書ける”状態を目指すことがポイントになります。

2. 現場で頻出する技術英語フレーズとその意味

現場でよく見聞きする基本的なフレーズやキーワードは、徹底的に暗記することで大きく役立ちます。

たとえば下記のような表現です。

• Specification（仕様）
• Drawing（図面）
• Custom-made（特注）
• Defective（不良）
• Delivery date（納期）
• Lead time（リードタイム）
• Root cause（原因究明）

一つひとつ意味をしっかり理解し、さらには「調達」「生産」「品質」などカテゴリ別によく使う単語帳を自作すると効率的です。

現場で重宝される技術英語の特徴と、”通じる”英語のコツ

1. 文章は”シンプル＆ロジカル”が鉄則

ネイティブのような美しい英語を目指す必要はありません。

ポイントは、「誰が読んでも意味が通じるか」「誤解が生じないか」という明確さ・一貫性です。

たとえば曖昧な表現や二重否定、日本語ライクな回りくどさは禁物です。

✔ 悪い例：We would like you to check the delivered items if they are OK.
✔ 良い例：Please inspect the delivered items and confirm there are no defects.

リクエストや指示は、短くシンプルに伝える—この徹底が現場英語のコツです。

2. 業界ならではの”定型表現”を覚える

長く製造業で働いていると気付くのが、「各業界独自の定型表現」が意外なほど多いことです。

たとえば、購買関連なら「Request for Quotation（RFQ 見積依頼）」「Purchase Order（PO 発注書）」。

品質関連なら「Nonconformity（不適合）」「Corrective action（是正処置）」。

こうした定型語彙は、英語でも日本語でも社内外の共通語として使われているため、丸ごと覚えてしまいましょう。

英文ドキュメント作成の実践ノウハウ

1. ドキュメントごとの”型”を身につける

製造現場において必要となる主な英文ドキュメントには以下のようなものがあります。

• 見積依頼書（Request for Quotation）
• 注文書（Purchase Order）
• 仕様書（Specification Sheet）
• 不具合報告書（Nonconformity Report）
• 日常のやり取りメール（Shipping Confirmation, Delay Notice等）

それぞれによく使われる決まった文型があり、ネットや社内テンプレートを参考に”型”をいくつかストックすることが要です。

特に、冒頭・本論・結論の3ブロックを意識した例文をメモしておくと、応用がききます。

2. 機密保持とトレーサビリティを踏まえた英文作成

昭和世代の現場では、「誰もが共有できる情報」「保護が必要な情報」を明確に区分する意識がやや薄い傾向があります。

一方で、グローバル競争やISO・IATF規格遵守が当たり前となった今は、文書管理や情報の秘匿性も重要です。

英文ドキュメントの作成時、次の2点を必ず押さえましょう。

• ファイル名や件名、本文冒頭でドキュメントの用途・機密レベルを必ず明記
• 変更履歴や発行日、発行者名・バージョン等の記録を残すこと（トレーサビリティ）

英語力＋現場の情報リテラシー、これがグローバルスタンダードです。

3. Google翻訳やAIツールの上手な活用術

現場業務は常に忙しく、イチから英文を起こす時間も余裕もありません。

そんな中、AI翻訳やクラウド辞書サービスは非常に頼りになります。

ただし、以下の2点に注意してください。

• 業界用語や特殊なニュアンスが、必ずしも正しく訳されるとは限らない
• 相手文化や読者のリテラシーも考慮した表現に調整すること

結局のところ「必ず一度は自分で見直す」「現場の同僚にもダブルチェックを依頼する」ことが、トラブル未然防止の鉄則です。

バイヤー・サプライヤー双方に役立つ技術英語応用例

1. 海外調達交渉のメール事例

バイヤー（調達）として海外サプライヤーへ問い合わせる場面では、次のような英文例が参考になります。

例：「納期遅延を知らせる際のメール」

Dear [Supplier’s Name],

Thank you for your prompt response.
We regret to inform you that the delivery has been delayed.
Please provide the revised delivery schedule and the reason for this delay as soon as possible.

Best regards,
[Your Name/Company]

簡潔かつ理由・要望がはっきり伝わる、”お互いに煩雑さを嫌う現場”ならではのリアルなやりとりです。

2. サプライヤーからバイヤーへの提案・報告例

サプライヤー側からも、例えば仕様変更提案やコストダウン案を英文で提出する際は次のように書くと良いです。

例：「仕様変更提案のメール」

Dear [Buyer’s Name],

We propose a specification change for the supplied components as per the attached document.
Please review and provide your feedback or approval at your earliest convenience.

If you require further technical details, please feel free to contact us.

Best regards,
[Your Name/Company]

的確かつ礼儀正しく、次のステップが明確な文面が求められます。

昭和的現場文化からの脱却：今後求められるスキルとマインドセット

1. 「思い込み」から「仕組み」と「標準化」へ

日本の製造現場には「空気を読む」「阿吽の呼吸でやりとりする」文化が色濃く残っています。

しかし、グローバル競争が激化する現代においては「仕組みと標準化」「明文化」に基づく業務遂行が求められます。

その基盤となるのが、英語によるドキュメントの標準化と円滑なコミュニケーションです。

2. 常に新しい翻訳ツール・表現例をアップデート

AI・ITの進歩により、技術英語やドキュメント作成の手法は常に進化しています。

忙しい毎日でも、毎月一度は最新のテンプレートや表現例をサーチし直し、現場に合った”自分流のレファレンス”を作ることが大切です。

昭和世代のベテランも、若手バイヤーも、工場の技術担当も。

世代問わず「継続的なアップデート」が、製造業の進化に不可欠です。

まとめ：現場目線×グローバルスタンダードで学ぶ技術英語

技術英語の基礎と実践、英文ドキュメント作成ノウハウは、”読み書きできる現場英語”を身につけることから始まります。

ポイントは、

• 使い回しが利く専門単語や定型表現を覚える
• 文章は短く、論理的に書くクセをつける
• テンプレートやAI翻訳ツールも柔軟に活用しつつ、必ず現場でダブルチェックする
• 好奇心とアップデートを忘れず、常に自分の知識をブラッシュアップする

この積み重ねが、「昭和から抜け出す」現場改革、そして日本の製造業のさらなる発展へとつながっていくはずです。