ビジネス現場で役立つ簡潔で伝わる英語技術文書の書き方と表現法

はじめに：製造業における英語技術文書の重要性

製造業に従事していると、調達・購買先とのやり取りや、工場間・グローバル拠点との情報共有など、英語での技術文書作成が避けて通れない課題として浮上します。

とりわけ日本の製造業では、生産現場・サプライチェーンが多国籍化し、現場資料や手順書、品質報告書などあらゆる書類が英語で求められる状況が加速しています。

しかし、多くの現場では「英語が苦手」「気後れして書けない」という方がまだまだ多いのが実情です。

本記事では、バイヤーやサプライヤー、そして製造現場で働く皆さんがすぐに実践できる、簡潔で伝わる英語技術文書の書き方と表現法について、プロの視点で具体的に解説します。

昭和から続くアナログ文化と、グローバル時代の合理性を両立させる術として、ぜひご活用ください。

なぜ「簡潔さ」が製造現場の英語文書では重要なのか

背景：多国籍チームとのギャップを減らす

製造業の現場は多様なバックグラウンドを持つ人材が集まります。

母国語もローカルルールも異なるなか、技術文書において最も重視されるのが「誤解がない」こと、すなわち「簡潔さ」です。

冗長な言い回しや曖昧な表現は、わずかな認識のズレから大きな品質トラブルに発展するリスクをはらみます。

昭和的業界慣行が抱える課題

かつての日本型製造現場では、“行間を読む”文化や、“慣例だから分かるだろう”という空気で文書を作成するケースも珍しくありませんでした。

しかし、グローバル化した今、そうした属人的・暗黙的な情報伝達では品質保証が立ち行かなくなります。

“書けば伝わる”のではなく“相手が確実に理解できるように書く”視点が重要です。

英語技術文書の正しい構造と「黄金ルール」

1. 基本構成を押さえる

英語の技術文書は

1. 目的・概要（Purpose / Overview）
2. 内容・手順（Content / Procedure）
3. 結論・対応・アクション（Conclusion / Action）
4. 問い合わせ先（Contact）

といった流れが鉄則です。

最初に「何の文書か」「何を求めているのか」を明示し、読み手が迷わないようにすることがミスコミュニケーション防止の第一歩です。

2. 簡潔・短文で伝える

長い文章や「～かもしれない」「一応ですが」といった曖昧な日本語直訳はNGです。

1文1要素で事実を述べましょう。

例えば、
We measured the diameter of the shaft.
（私たちはシャフトの直径を測定しました。）
のように、主語・動詞・目的語をシンプルに組み立てます。

3. 箇条書き・番号付けが有効

複雑な指示や要件は、文章でだらだら書くのではなく、bullets（箇条書き）やnumbering（番号付け）を活用しましょう。

例：
Please confirm the following items:
– The size of the jig.
– The material of the component.
– The delivery schedule.

数字や項目による整理は、読み手の「抜け漏れ防止」に直結します。

現場でよく使う！役立つ英語表現・用語集

1. 要件伝達・依頼時のテンプレ表現

– Please find attached the CAD drawing for your review.
（レビューのために、CAD図面を添付いたします。）
– Kindly send us your quotation by June 3rd.
（6月3日までにお見積りをお願いいたします。）
– We would appreciate your prompt response.
（速やかなご回答をお願いします。）

2. 品質・納期関係の伝え方

– The inspection revealed a deviation of 0.2mm.
（検査で0.2mmのずれが判明しました。）
– The delivery will be delayed due to a material shortage.
（材料不足のため納品が遅れます。）
– Please arrange corrective action as soon as possible.
（至急、是正処置を手配してください。）

3. アクション要求や報告の定番フレーズ

– We request your confirmation by return.
（ご返信にてご確認をお願いいたします。）
– The root cause has been identified.
（根本原因を特定しました。）
– The shipment was completed on May 25th.
（5月25日に出荷完了しました。）

現場あるある：「翻訳頼み」がもたらす弊害と克服法

形だけの「横流し英訳」の落とし穴

専門用語が多く、Google翻訳や自動翻訳に頼りがちな現場も少なくありません。

しかし、それだけでは誤訳や前後関係の喪失、文脈のすれ違いを招きがちです。

伝わる文書作成のための3ステップ

1. まず日本語で「本当に伝えたいポイント」を短くまとめる
2. それを1文1拍で英語にする
3. 最後に、自分が外国人部下だったらどう読むか？を念頭に添削する

このプロセスを自分のクセにできると、「翻訳する」のではなく「伝える」技術が身につきます。

バイヤー・サプライヤー、両方の視点を知る

バイヤー目線：信頼を勝ち取る英文ドキュメントとは

購買担当としてサプライヤーから文書を受け取る場合、「必要な情報が過不足なく、かつ分かりやすく書かれているか」が重要です。

例えば「スペック誤差の許容範囲」や「部品の出荷条件」など、曖昧な表現があると調達リスクに直結します。

したがって、How many, How much, Until when, Who is responsible? といった5W1Hを意識することが信頼構築への一歩です。

サプライヤー目線：バイヤーが重視するポイントの把握

サプライヤーとしては、バイヤーが「短時間で正確に内容を把握できるかどうか」を重視している点に留意が必要です。

納期・品質・仕様変更など、相手が二度手間なく判断できる文書が高評価につながります。

また、技術的詳細はAppendix（添付資料）に整理し、本文では「何を決断してもらいたいのか」を明快にしましょう。

昭和世代とZ世代が共存する職場での英語ドキュメント教育法

アナログ文化からの脱却方法

古参メンバーは「言わなくても分かる」「空気を読む」ことにやや頼りがちです。

一方、若手や新規外国人スタッフは「情報を文書で明示されること」を重視します。

このギャップを埋め、トラブルやすれ違いを回避するには、社内教育の場で以下を意識しましょう。

– 「1文1意」（一つの文で一つの項目）
– 「手順を明文化」
– 「冗長な敬語・謙譲語はカット」
– 「誤解を招く言い換えは避ける」（ex. possibly, might be, etc.）
– 「むやみに翻訳せず、“英語本来の語順”で考える」

OJTだけでなく、簡単な社内ワークショップを開き、実際に現場メールや手順書を使って練習するのが有効です。

現場目線で伝える、ラテラルシンキング的アプローチ

守破離のすすめ：まず「型」から学ぶ

現場で役立つ技術英語を身につけるには、いきなり自由に書こうとせず、

まずは豊富な社外文書のテンプレートや定型表現を収集・分析し、“型”を徹底的に真似ることから始めましょう。

このプロセスが、「中身はいいけど伝わらない英語」から「少しぎこちなくても伝わる英語」への第一歩となります。

「なぜこれを書くのか」その意図を常に自問する

— Are you writing to request something?
— To report a fact?
— To confirm a procedure?

ひとつ一つ、「読んだ相手がどんな行動を取るべきか」を設計して文書を構成しましょう。

まとめ：今日から始めよう、「伝える英語技術文書」

グローバル化する製造業の現場において、英語技術文書の価値はますます高まっています。

昭和的なアナログ伝達から脱却し、簡潔・明快な情報共有こそが高品質・高効率なモノづくりに直結するのです。

バイヤーもサプライヤーも、まずは小さな1文から「伝わる英語」を実践しましょう。

型を覚え、徹底的にシンプルを意識し、また世代や立場を越えた協働のためにも「見える化」された英語文書をあなたの現場で活用してください。

今日からできること、それは「自分が書いた英語が“相手のアクション”に結びついているか？」を常にチェックすることです。

製造業の発展は、現場一人ひとりの小さな積み重ねから始まります。