購買システムの稟議書——費用は漏れなく、効果は根拠の種類で分けて書く

稟議で問われるのは「いくらか」より「何と比べたか」

購買部門から「受発注のシステムを入れたい」と相談を受けた情報システム部門や DX 推進の担当者は、多くの場合、稟議書の下書きまで受け持つことになる。購買部門が書く要望は「見積の取りまとめが大変」「発注書の作り直しが多い」といった業務の言葉で書かれている。それを決裁者が判断できる形、つまり費用・効果・前提・やめるときの条件に置き換えるのが、この記事の扱う範囲である。どの製品を選ぶかの比べ方は購買管理システムの比べ方（型で比較）で、要望を要件に書き直す手順は購買部門の要望を選定に使える要件にする記事で扱っているので、ここでは稟議書の中身に絞る。

情報処理推進機構（IPA）が経営層向けにまとめた資料は、冒頭で「情報システム投資は、その効果を問われています」と書き、導入してみると維持コストがかかりすぎたり、コストを抑えた結果すぐに使えなくなったりといった失敗も珍しくないと続けている^[2]。決裁者が知りたいのは、提示された金額そのものよりも、その金額に何が含まれ、何が含まれていないのか、そして効果の数字がどこから来たのかである。稟議書はその問いに先回りして答える文書と考えると、書く順番が決まる。

この記事では、稟議書を次の四つの欄で組み立てる前提で話を進める。一つ目は費用の一覧、二つ目は効果の一覧とその測り方、三つ目は前提とリスク、四つ目は判定の仕方（試行の結果で本番に進むか、やめるか）である。四つ目の試行の設計は購買システムを試しに入れるときの記事に送る。

費用は「一度だけ」と「毎月・毎年」に分けて洗い出す

費用の漏れを防ぐ一番簡単な方法は、既にある分類表を借りてくることである。デジタル庁の「デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン」は、情報システムの経費を、整備（新規開発・機能改修・更改など）に要する一時的な経費である「整備経費」と、運用・保守等に要する経常的な経費である「運用等経費」に分け、前者に 13 項目、後者に 16 項目を挙げている^[3]。このガイドラインは政府情報システムの整備と管理のための決まりであり、民間企業に適用されるものではない。ただ、項目の一覧として使う分には十分に役に立つ。

この分類で目を引くのは、クラウドの利用料（ASP、SaaS、PaaS などの外部サービスの利用に要する経費）が両方の区分に出てくる点である。整備経費の側には「サービスの利用開始に要する経費」が、運用等経費の側には稼働・利用に要する利用料が置かれている^[3]。月額の料金表だけを見て稟議を書くと、利用開始時の費用が抜ける。また運用等経費の側には、操作研修（教材の作成・更新を含む）や、利用者からの問い合わせに対応するヘルプデスクの経費が独立した項目として並んでいる^[3]。どれも、クラウドに移っても消えない費用である。

購買システムの稟議に引き直すと、次の表のようになる。金額の欄は製品と規模で大きく変わるので、ここでは「誰が見積もれるか」と「見落とされやすい理由」を並べる。

表の 10 行のうち、提供事業者の見積書だけで埋まるのは上の 2 行にとどまる。残りは社内か、他のシステムの提供元か、取引先から聞き取らないと埋まらない。データ移行の進め方と、移さずに旧の環境に残すものの決め方は受発注システムへのデータ移行の記事が、連携の方式と費用の出方は会計・生産管理・在庫のシステムとのつなぎ方の記事が詳しい。やめるときの書き出しはクラウドの購買システムをやめる・乗り換えるときの記事で扱う。

運用と保守の費用を、先送りしない

IPA の資料は、情報システムでは初期の調達コストより運用や保守のコストのほうがはるかにかかる場合も珍しくないと書いている^[2]。同じく IPA が公開している「情報システム・モデル取引・契約書」のパッケージ・SaaS 活用版は、情報システムの構築では業務のシステム化に関心が集中し、運用や保守からの仕様検討がなされず、あるいは構築費用の確保を優先することから先送りが多いという指摘を紹介している^[1]。稟議の段階で 1 年目の費用だけを通すと、2 年目以降の費用は誰の予算にも載らないまま発生する。稟議書には、少なくとも想定する利用年数ぶんの継続費用を並べ、1 年目と 2 年目以降を分けて書く。

作り込む費用は、金額より「後で何が起きるか」で書く

出来合いの製品に自社向けの改造を加える計画がある場合、その費用は見積書の一行で終わらない。同じ IPA の資料は、要件にそぐわないパッケージを導入したり改造を加えたりすると予想を上回るコスト増大を招く場合があること、改造したパッケージは本体のバージョンアップが難しくなったり、保守が受けられないか割高になったりする場合があることを挙げている^[1]。稟議書には改造の費用だけでなく、改造した部分の保守を誰がいくらで受けるのかを書く。答えが出ないなら、改造をやめて業務の側を製品に合わせる選択肢も並べておく。

社内工数は、金額にしなくても数は書く

社内の人の時間は、外部への支払いがないので稟議書から落ちやすい。だが購買部門が初期設定と研修に何人で何日を使うか、情報システム部門が連携の確認に何日を使うかは、他の仕事を止めて捻出する時間である。人件費に換算するかどうかは会社の流儀に任せてよいが、「誰が・何日」は必ず書く。決裁者がそれを見て「この時期には無理だ」と判断できることに意味がある。

取引先側の負担も、費用表に載せる

受発注のシステムは、社内だけで閉じない。取引先に見積の回答や納期の回答を入力してもらう方式なら、取引先にもアカウントの登録、操作の習得、自社の仕組みとの二重入力が発生する。これは自社の支出ではないが、取引先の協力が得られなければシステムは動かない。協力を断られたときの選択肢は取引先に「システムは使えない」と言われたときの記事にまとめているが、稟議の段階では「取引先に何をしてもらう前提か」を一行で書き、主要な取引先に事前に聞いた結果を添えるのがよい。

もう一つ、費用の負担のさせ方には法律上の線がある。公正取引委員会と中小企業庁の取適法テキストは、委託事業者が電磁的な方法で発注情報を提供することにした場合に、システムの開発費・保守費・発注情報の提供に要する費用など本来委託事業者が負担すべき費用を「システム利用料等」として代金から差し引くことは、減額に該当すると説明している^[5]。同じテキストは、電子受発注システムを導入して、取引先が得る利益がないのに「オンライン処理料」と称して代金を減じた事例を違反行為事例に挙げている^[5]。取適法の対象になる取引先から、代金から差し引く形でシステムの利用料を回収する計画は、減額に当たるおそれが高い。稟議に「取引先からの利用料」が入っていたら、その取引先と取引が取適法の対象か、どう負担させるのかを確かめてから通す。取引先にシステムの利用料を負担させることの扱いは、購買管理システムで何が変わるかの記事のよくある質問でも触れている。

効果は、根拠の種類ごとに分けて書く

効果の欄で信用を落とすのは、根拠の違う数字を同じ顔で並べることである。実際に数えた件数と、担当者に聞いて見積もった時間と、資料に書かれていた他社の削減率が、同じ列に同じ書式で並ぶと、決裁者はどれも同じ確からしさで読む。後で一つが外れると、全部が疑われる。稟議書の効果の欄は、根拠の種類で行を分ける。

上から 3 行目までが数字の付く効果で、確からしさは上ほど高い。何を数えればよいか、導入前の値をどの記録から拾うかは、試行の設計と一体なので試しに入れるときの記事に測る項目の表を置いている。稟議書の側で決めておくのは、その値をどの行に置き、どう書くかである。推定の行は「担当者 3 名への聞き取り」のように出所を添え、最後の行の言葉には数字を付けない。付けると、導入後に誰も検証できない数字が稟議書に残る。

指標は「何を・どう取り・どの頻度で」まで書く

前出のデジタル庁のガイドラインは、プロジェクト管理要領に記載する「指標管理」として、プロジェクトの目標の達成状況を管理するために把握すべき指標項目、実績値の取得目的・取得手法・取得頻度、実績値の変動による対応策を書くよう求めている^[3]。民間の稟議書にそのまま当てはめる必要はないが、この並びは使える。効果の欄に「回答回収の日数」と書くなら、どこから数字を取るのか（メールの送受信日か、システムの記録か）、どの頻度で取るのか（月次か、四半期か）、目標に届かなかったときにどうするのかまで一行ずつ書く。取り方が導入の前後で変わると、比べた差がやり方の違いなのか効果なのか区別できなくなる。

導入前の値は、新しいシステムが動き出すと取り直せない。稟議書を出すと決めた時点で数え始め、数えた期間をそのまま書く。決裁者が「その期間は月末の締めや決算期を含むのか」を読み取れれば足りる。

効果を盛らない書き方

効果の欄で避けたいのは、次の四つの書き方である。

一つ目は、提供事業者の資料や他社の事例にある削減率を、自社の数字のように使うことである。業務の量も、品目の数も、取引先の数も違う会社の数字は、自社の前提を説明できない。使うなら「参考として」と明記し、自社で数えた値と別の行に置く。

二つ目は、空いた時間をそのまま人件費の削減として書くことである。担当者の時間が月 10 時間空いても、人を減らさない限り支払う給与は変わらない。空いた時間を何に充てるのか（未着手の取引先の見直し、価格交渉の準備など）を書くほうが、決裁者にとっては判断の材料になる。時間を金額に換算する場合は、換算の根拠と、それが支出の削減ではないことを書き添える。

三つ目は、上限の値だけを書くことである。見積が揃うまでの日数が「最大で 5 日短くなる」と書くより、「導入前の中央値 7 日を、試行期間で測り直して比べる」と書くほうが、後で検証できる。効果の数字に幅があるなら、低い側で計算した場合にも費用を上回るのかを見ておく。

四つ目は、統制が強くなることを費用と切り離して書くことである。承認の記録が残る、誰がいつ単価を変えたか追える、といった効果は確かにある。ただ、上場会社向けの金融庁の内部統制の基準も、内部統制の限界の一つとして、内部統制の整備及び運用に際しては費用と便益との比較衡量が求められると書いている^[6]。統制の効果も、それに見合う費用かどうかの比較の対象になる。統制の強化を目的に入れるなら、何の記録が残るようになるのかを具体的に書き、その記録を誰が見るのかまで決める。

補助金を見込むなら、確かめてから書く

中小企業がクラウドの業務システムを入れるときに候補になる国の補助制度として、2026 年度は「デジタル化・AI導入補助金2026」がある。制度概要のページによれば、目的は中小企業・小規模事業者等の労働生産性の向上で、対象となる IT ツールは事前に事務局の審査を受けて補助金のホームページに公開（登録）されているものに限られ、申請は登録された「IT導入支援事業者」とパートナーシップを組んで行う必要がある（複数者連携の枠を除く）^[4]。同じページは、相談対応等のサポート費用やクラウドサービスの利用料等も補助対象に含まれるとしている^[4]。

稟議書に補助金を書くときは、次の三点を守る。検討している製品が登録された IT ツールかを、提供事業者に確かめてから書くこと。補助率・上限額・締切・対象となる期間は、制度概要ではなく公募要領で確かめること（制度概要のページにはこれらの記載がない）。そして、採択されなかった場合の総額も並べ、その場合でも進めるのかを決めておくこと。補助金ありきの稟議は、不採択の通知が来た時点で計画ごと止まる。

稟議の前に、小さく試して値を取る

効果の数字に自信が持てないなら、稟議を二段階に分けるのも手である。最初の稟議では試行に必要な費用と期間だけを求め、試行で測った値を添えて本番の稟議を出す。試行の範囲（部署・品目・取引先）の選び方は試行の記事に詳しい。生産管理まで含めて最初にどこから入れるかを決めたい場合は、中小の製造業が生産管理システムで最初に入れる範囲の記事が参考になる。

二段階にする場合、最初の稟議書には試行の費用だけでなく、本番の稟議でどの行の数字を埋めるのかを書いておく。進むかやめるかの基準そのものは試行を始める前に決めるもので、その書き方も試行の記事に送る。

よくある質問

月額が安いので、稟議を簡単に済ませてよいですか

利用料だけで判断すると、表に挙げた残りの項目が後から出てくる。月額が小さくても、初期設定・連携・研修・社内の問い合わせ対応の工数は規模に比例して発生する。金額の承認は簡略でよくても、「誰が何日使うか」と「やめるときの書き出し」だけは書いておく。

効果をどうしても数字で示せません

数字を作らず、数えられなかった理由と、試行で何を数えるかを書く。数字のない稟議は弱く見えるが、根拠のない数字が後で外れるよりは信用を保てる。試行を挟んで値を取り、本番の稟議で数字を出す。

提供事業者から示された導入効果の試算は、そのまま使えますか

前提（業務の量・取引先の数・担当者の人数）を自社の値に置き換えられるなら使ってよい。置き換えられないなら参考値として別の行に置く。どちらの場合も、出所が提供事業者であることを書く。

何年分の費用を書けばよいですか

想定する利用年数を決めてから、その年数分の継続費用を並べる。利用年数を決めずに比べないという考え方は型で比べる記事でも触れている。クラウドの場合は、更新時の料金改定の条件と、人数や件数が増えたときの料金も契約前に確かめ、増えた場合の金額を一行加えておく。

法令対応のための導入は、効果を書かなくてよいですか

電子取引データの保存や発注時の明示のように、やらなければならないことを満たすための導入なら、効果の欄は「満たせるか」で書けばよい。ただし、システムを入れなくても満たす方法がある場合は、その方法の費用と並べる必要がある。どの要件が外せないかは受発注システムの選び方（法令要件）の記事で確かめられる。

まとめ

購買システムの稟議書は、費用を漏れなく並べ、効果を根拠の種類で分けて書く文書である。費用は一度だけかかるものと継続するものに分け、利用開始の費用、初期設定、移行、連携、研修、社内の問い合わせ対応、並行運用、取引先側の準備、やめるときの書き出しまで並べる。社内工数は金額にしなくても人と日数で書く。取引先に費用を負担させる計画は取適法上の問題になりうる。効果は数えたもの・推定したもの・数字にしないものに分け、指標は取り方と頻度まで決める。導入前の値は今しか取れないので、稟議を出す前に数え始める。補助金は登録の有無と公募要領を確かめてから書き、採択されなかった場合の総額も並べておく。

出典・参考資料

1. 情報システム・モデル取引・契約書（パッケージ、SaaS/ASP活用、保守・運用）〈第二版追補版〉（独立行政法人情報処理推進機構（IPA）／2025 年 4 月 8 日更新）
2. 経営に活かすIT投資の最適化 第2版 ～情報システムを安心して快適に使うために～（独立行政法人情報処理推進機構（IPA）社会基盤センター／2018 年 4 月）
3. デジタル社会推進標準ガイドライン DS-100 デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン（デジタル社会推進会議幹事会決定／2026 年 6 月 12 日）
4. デジタル化・AI導入補助金制度概要（デジタル化・AI導入補助金2026）（独立行政法人中小企業基盤整備機構・デジタル化・AI導入補助金事務局）
5. 中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）
6. 財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準（金融庁 企業会計審議会／令和 5 年 4 月 7 日改訂）

WHITE PAPER

この記事の理解を深める
無料ホワイトペーパーをプレゼント

製造業の現場で使える実務資料（PDF）を無料でお届けします。"こんな資料が届きます" ↓ 下のボタンからどうぞ。

🔒 全文は無料ダウンロードで