購買管理システムの比べ方——ERP 付属・専用・内製・既存ソフトの拡張

製品名で比べようとすると行き詰まる

購買のシステムを検討し始めると、まず比較表を作りたくなる。製品を横に並べ、機能を縦に並べて丸を付ける表である。この表は、作ってみると差が出ない。見積依頼、発注、検収、支払予定といった項目はどの製品にもあり、丸が並ぶ。

差が出るのは、丸の中身のほうである。同じ「分納に対応」でも、残数量を自動で計算するものと、二回目の入荷を新しい行として手で足すものがある。そこまで書き分けた表は、実際に触らないと作れない。

そこで、最初の絞り込みは製品ではなく型で行う。型を決めてから、その型の中で二、三の候補に触る。この順にすると検討が早く終わる。なお、型を決める前に社内の申請・承認・照合をどう回すかを固めておきたい。その部分は購買管理システムで何が変わるかで扱っている。

四つの型

型１　基幹システムに付属する購買モジュール

生産管理や会計を含む基幹システムの一部として購買が入っているもの。在庫、原価、支払が同じ器の中にあるため、突き合わせの作業がそもそも発生しにくい。反面、購買だけを先に始めることが難しく、導入の単位が大きくなる。すでに基幹システムを使っているなら、購買モジュールが眠っていないかを先に確認したい。どこまでが基幹側の担当で、どこからが購買側の担当かの線引きは4 つのシステムの守備範囲にまとめている。

型２　購買・受発注に特化した専用サービス

購買の流れだけを扱うもの。始める単位が小さく、基幹システムを止めずに横に足せる。会計や在庫とは別の器になるため、どこかで数字を渡す設計が要る。渡し方が画面からの手入力しかない製品は、件数が増えると破綻する。

型３　自社で作る

表計算のマクロから業務アプリの作成ツールまで幅がある。自社の癖にそのまま合わせられるのが長所で、作った人が離れると誰も触れなくなるのが短所である。後述するとおり、法令要件を自分で担保する宿題も増える。

型４　いま使っているソフトを広げる

会計ソフトの発注機能を使う、表計算の共有台帳を整える、といった選択。追加費用がほとんどかからず、教育も要らない。限界は同時更新と履歴で、そこは在庫管理をエクセルの受払台帳でやる方法で扱った制約と同じものが出る。

保存要件は認証の有無で当たりを付けられる

電子でやりとりした注文書や請求書のデータは、法令の要件に沿って保存する必要がある。要件を満たすかどうかを製品ごとに自力で判断するのは難しいが、国税庁の一問一答に手がかりが示されている。

同資料は、自社で使うソフトが電子帳簿保存法の要件を満たしているか分からない場合について、取扱説明書等で確認するよう案内したうえで、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（ＪＩＩＭＡ）が市販のソフトウェア及びソフトウェアサービスを対象に要件適合性の確認を行っており、ＪＩＩＭＡが確認したソフトウェア等は電子取引データ保存の機能要件を満たしているといえると説明している^[1]。認証を受けた製品の一覧は同協会のサイトに掲載され、そのリンクが国税庁のサイトにも置かれている^[1]。

認証の対象は広がってきており、電子帳簿とスキャナ保存に加えて、令和三年四月以降は電子書類および電子取引に係るソフトウェア等についても認証が行われている^[1]。

ただし同資料は、機能に関する事項以外の要件、たとえばシステム関係書類の備付けなども含めて全ての要件を満たす必要があると注意を促している^[1]。認証がある製品を選べば終わり、ではない。検索は取引年月日・取引金額・取引先の三項目で行えることが求められており^[2]、実際の運用でその三つが入力されているかは自社の責任になる。

内製を選ぶと増える宿題

自社で作る型を選ぶと、機能を自由に決められる代わりに、外部の提供者が担っていた部分が自社に移る。

金融庁の内部統制の基準は、ＩＴに係る全般統制の具体例として、システムの開発・保守に係る管理、システムの運用・管理、内外からのアクセス管理などシステムの安全性の確保、外部委託に関する契約の管理を挙げている^[3]。型１と型２ではこのうち相当部分が提供者側にあるが、型３ではすべて自社の仕事になる。

保存要件の側も同じ構図になる。国税庁の一問一答は、訂正または削除の履歴の確保という要件を満たすシステムの例として、訂正・削除が物理的にできない仕様のものと、直接訂正または削除した場合に訂正・削除前の記録事項および内容を記録・保存し、事後に検索・閲覧・出力できるものを挙げている^[1]。解説では、他者であるクラウド事業者が提供するサービス上で取引情報をやりとり・保存し、利用者側では訂正削除できないか、履歴が全て残る仕組みであれば通常は要件を満たすとしている^[1]。

自社で作る場合、この履歴の仕組みを自分で設計し、税務調査の場で説明できるようにしておく必要がある。作るのは難しくないが、作らないまま運用が始まってしまうことが多い。要件を満たさない場合の代替として、訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する方法もある^[1]。器を他社の環境に置くか自社に置くかで、こうした宿題の分かれ方が変わる。判断の材料はクラウドか自社サーバーかで整理した。

取引先を自社のやり方に載せるときの決まりごと

型を問わず、自社のシステムに取引先を巻き込む場面では守るべき線がある。受託中小企業振興法に基づく振興基準は、中小受託事業者に対して電子受発注等を行う場合の留意事項を具体的に列挙している^[4]。

１. 導入する効果やコスト負担等の説明を十分に行うこと。
２. 電子受発注等を行うか否かの決定に当たっては相手の自主的な判断を十分に尊重し、応じないことを理由として不当に不利な取扱いをしないこと。
３. 正当な理由なく、自らの指定する機器やソフトウェア等の購入または使用を求めないこと。
４. 指導等の際に相手の経営、財務等の情報を把握すること等により、その経営の自主性を侵さないこと。
５. 自らが負担すべき費用を相手に負担させないこと。
６. 双方の費用分担や取引条件について、事前に基本契約書等で取り決めること。

同基準は、業界や企業系列を越えたサプライチェーンで共通化された電子受発注の仕組みへの接続に努めるものとする、とも述べている^[4]。自社専用の入力画面に取引先を集めるやり方は、この方向とは逆を向く。内製を選ぶときに見落とされやすい点である。

取引先が使えるかどうかという観点そのものは、受発注システムの選び方で詳しく扱っている。

費用は月額だけで比べない

型ごとに費用の出方が違うため、月額の数字を並べても比較にならない。情報処理推進機構の要件定義の入門書は、制約になりやすいものとして予算、社員が割ける時間、納期、取引先との契約（得意先の指定フォーマットでの業務・やり取りなど）を挙げている^[5]。

同書のモデル企業では、各部門のニーズをすべてオーダーメイドで実現すると安く見積もっても一億円を超えるという概算に対し、実際の予算は五百万円という設定になっている^[5]。ここから導かれる姿勢が、独自の機能を作りこまずに標準機能に業務を合わせる、というものである^[5]。

予算の目安については、規模の設定方法がわからない場合に売上高の一パーセントを年間予算額の目安として検討してはどうか、という記述もある^[5]。業種や目的で変わるとしたうえでの一例だが、桁を外さないための物差しにはなる。

加えて、クラウドの月額課金は買い切り型のライセンスと比べて初期投資額を抑えられると説明されている^[5]。始めやすさと、長く使ったときの総額は別の話なので、想定する利用年数を決めてから比べる。

乗り換えるときに何が出せるか

導入の検討中に出口の話をするのは気が進まないが、型を選ぶ時点で確認しておきたい。取り出せないデータは、次の器に移せない。

電子でやりとりしたデータの保存については、やりとりしたデータそのものに限定されず、取引内容が変更されるおそれのない合理的な方法により編集されたデータで保存することも可能とされている^[1]。たとえば、決められた形式のデータを一覧表として表計算の形式に変換して保存する方法が例示されている^[1]。

一方で、授受したデータを手動で転記して別形式のデータを作る場合は、取引内容が変更される可能性があることから合理的に編集したものに当たらないとされている^[1]。移行の作業を人の手入力で行う計画は、この点で無理がある。書き出しの形式と、その形式に何が含まれるかを、契約前に現物で見せてもらう。

よくある質問

基幹システムがあるのに、購買だけ別のサービスを使ってよいか

使い分けている会社は多い。判断の分かれ目は、購買側で作った数字を基幹側へ渡す経路が用意できるかどうかである。渡す経路が人の再入力しかないなら、二重管理になって元より手間が増える。

認証のない製品は使えないのか

そうではない。国税庁の案内も、まず取扱説明書等で要件を満たしているか確認するよう述べたうえで、認証の仕組みを紹介する順になっている^[1]。認証は確認を省くための手がかりであって、必須条件ではない。

表計算のまま続ける判断はありえるか

ありえる。件数が少なく、触る人が一人か二人で、保存の要件を規程で満たしているなら、無理に変える理由はない。実際、システムを入れずに電子取引の保存要件を満たす方法は用意されている^[1]。詳しくはシステムを入れずに電子帳簿保存法へ対応する方法にまとめている。

内製したものを後から製品に置き換えられるか

データの持ち方次第である。品番や取引先コードを社内で統一して持っていれば移しやすく、担当者ごとに表記が揺れていると移す前に整理の作業が発生する。内製で始めるなら、コードの付け方だけは最初に決めておきたい。

試用期間中に何を確かめるべきか

過去一年で最も面倒だった案件を一件、そのまま入れてみるのが早い。分納、値引き、一部返品、支給材の絡む案件など、例外が重なったものを選ぶ。標準的な案件はどの製品でも通る。

まとめ

購買のシステムは、製品ではなく型で絞る。基幹付属、専用サービス、内製、既存ソフトの拡張の四つで、始める単位、費用の出方、要件を誰が担保するか、出口の形が変わる。

保存の要件については、ＪＩＩＭＡ認証という公的に参照できる手がかりがある^[1]。ただし機能以外の要件も含めて全て満たす必要があるため、認証の有無は入口の絞り込みに使う^[1]。

取引先を巻き込む場面では、費用負担や機器の指定について守るべき線が振興基準に具体的に書かれている^[4]。自社の効率化のために相手へ負担を移す形になっていないかを、導入設計の段階で点検しておきたい。

出典・参考資料

1. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（国税庁／令和 7 年 6 月）
2. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅱ 適用要件【基本的事項】（国税庁）
3. 財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準（金融庁・企業会計審議会／令和 5 年 4 月 7 日改訂）
4. 中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）
5. ストーリーで学ぶ要件定義実践入門（独立行政法人情報処理推進機構 社会基盤センター／2019 年 3 月）

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