FAXの注文書を受注表に入れる手順——受け方・置き場・入力・照合で時間とミスが出る所

FAX 受注の作業を 4 つに分ける

「FAX の入力に時間がかかる」と言うとき、多くの人が思い浮かべるのはキーボードを打っている時間である。実際に 1 日の作業を追ってみると、時間はもっと手前と後ろで使われていることが多い。複合機の前で自分宛ての FAX を探す、2 枚目がまだ届いていないのに気づかず入力して後から足す、前日にメールでも届いていた同じ注文をもう一度入れる、入れた後に原本がどこにあるか分からなくなる。どれもキーボードの外の時間である。

情報処理推進機構（IPA）の製造分野向けのガイドは、業務と業務の間が紙で情報を渡す形になっていると、受け取った部署で電子データへの入力転記の無駄な作業が生じ、転記のときに間違いが入ることもあり、さらに情報の伝達に時間のロスが生じる、と指摘している^[6]。FAX の注文書はまさに「紙で渡される情報」で、受注表への入力はその転記にあたる。ここでは FAX 受注の作業を、受ける・置く・入れる・照合する、の 4 つに分けて、それぞれで決めておくことを書く。受付から請求までの全体の流れは注文を受けてから出荷指示までの受注処理の流れで扱った。

受ける——紙で出すか、データで受けるか

最初に決めるのは、FAX を複合機から紙で出すか、データ（PDF など）で受けるかである。どちらでも受注表に入れる作業は残るが、法律上の扱いと、その後の置き方が変わる。

取適法のテキストは、受信と同時に紙に出力される FAX への送信を「書面の交付」による明示に、電磁的記録をファイルに記録する機能を持つ FAX への送信を「電子メール等を送信する方法」に当たるものとして説明している^[1]。保存の面では、国税庁の一問一答が、ペーパーレス化された FAX 機能を持つ複合機を使って受けたものを「電子取引」に当たると考えられるとし、そのデータを所定の方法で保存しなければならないとしている^[3]。データで受けた FAX を印刷して紙で綴じても、保存すべきものはデータの側である^[3]。

受け方を変えるかどうか、PDF で受けたときのファイル名の付け方と置き場は、FAX を PDF で受けて置き場を決める記事に詳しく書く。保存の要件の全体はFAX と電話の注文を電帳法でどう保存するかを見てほしい。この記事では、どちらで受けた場合にも共通する入力の手順に絞る。

届いた枚数を最初に数える

FAX の注文書には、送り状（表紙）や「全 3 枚」のような枚数の表示が付くことが多い。受けた時点で、表示された枚数と実際に届いた枚数を数え、足りなければその場で送り直しを頼む。入力の途中で 2 枚目が無いと気づくと、入れかけの行が受注表に残り、後から足したときに順番が崩れる。紙の詰まりや送信の途中切れは、受ける側からは気づきにくい。

置く——置き場を 1 か所にして、受付番号を振る

FAX を探す時間を消す方法は 1 つで、置き場を 1 か所に決めることである。紙なら受信トレイから取ったものを入れる箱を、データなら受信フォルダを 1 つ決め、そこを「未処理」「入力済み」「照合済み」の 3 つに分ける。担当者の机の上や個人のフォルダに移さない。

置くときに、届いた順に受付番号を振る。紙なら余白に番号を書き、データならファイル名の先頭に付ける。受注表には、客先の注文番号とは別に、この受付番号を書く列を設ける。これで受注表の 1 行から原本の 1 枚へ、原本の 1 枚から受注表の行へ、どちらの向きにもたどれる。国税庁の一問一答は、データで受けた取引の書類について、システムが無い場合でも、表計算ソフトで日付・金額・取引先の一覧を作って範囲指定や組み合わせで検索できるようにするか、税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしたうえで日付・金額・取引先を含む統一した順序のファイル名にすれば、検索の要件を満たすと説明している^[3]。受注表は 1 行 1 明細で金額が明細ごとなので、受付番号（注文書 1 通）ごとの合計金額を出す列か集計のシートを持てば、受付番号と受注表の対応をこの一覧として使える。

放置しないための「見た」記録

平常取引をする相手から、自社の営業の部類に属する契約の申込み（注文）を受けたときは、遅滞なく諾否の通知を出さないと、承諾したものとみなされることがある（商法第 509 条）^[4]。内容を問い合わせただけでは諾否の通知になるとは限らないので、問い合わせるときは「受けるかどうかは回答をいただいてからお返しします」と書き添える。受信トレイに埋もれた 1 枚が、そのまま受けたことになりうる。「未処理」の箱に入れた日時と入れた人を残し、その日のうちに中身を見るところまでを置く作業に含める。契約の成り立ちの話は受注処理の流れの記事で書いたので、ここでは「置いた日と見た人を残す」とだけ決めておけば足りる。

入れる——1 枚ずつ、全部の項目を入れ切る

入力のやり方には、FAX を 1 枚ずつ全部の項目まで入れ切るやり方と、品番だけを先にまとめて入れて後から数量や納期を足すやり方がある。後者は速く見えるが、途中で手が止まったときに「どの行がどこまで入っているか」が分からなくなる。1 枚の FAX は 1 回で入れ切り、入れ終えたら「入力済み」に移す、を守るほうが、途中で別の仕事が入る受注事務には向く。

読めない所は推測で埋めない

FAX は送信の過程で文字がかすれたりつぶれたりする。読めない数字を前回の注文から推測して埋めると、合っていればよいが、外れたときに誰も気づかない。読めない所は空欄のまま印を付け、行全体を「確認待ち」にして客先に問い合わせる。手書きやかすれで読み違えやすい文字と、その確かめ方は手書きの注文書で読み違えやすい所と確かめ方にまとめた。

記号で書かれた注文書には対応表を持つ

取適法のテキストは、明示事項のうち記号（パターンコード）にできるものについて、記号が何を意味するかをあらかじめ相手に書面か電磁的方法で示しておけば、FAX で明示する場合も記号を使うことができるとしている^[1]。納入先や支払条件を記号で書いてくる客先があるなら、その対応表を受注表の別シートに持っておき、入力のたびに手元の紙を探さずに済むようにする。

照合する——入れた行を原本と突き合わせる

入れ終えた行は、原本と突き合わせてから「照合済み」の箱に移す。照合が済んだだけでは受注確定にせず、内容も確かめて受けると決めたとき（承諾の返事を出すとき）に受注表の状態を「受注確定」にする。それまでの行は「受付」、問い合わせ中なら「確認待ち」のままにし、出荷や請求には使わない。照合のやり方を 2 人の読み合わせに頼ると、件数が増えたときに回らなくなる。数量と単価を掛けて注文書の金額と合うかを見る、品番を品目の一覧と突き合わせる、といった「照合する相手」を決めておく方法は受注入力のミスを二重チェックに頼らず防ぐ方法に書いた。どの方法をとる場合も、品番・数量・納期・納入先・備考は原本と全件見比べ、単価は単価表と検算する、を基本にする。FAX に特有なのは、次の表の 3 つ目から下の食い違いである。

表の最後の行のように、注文書そのものの計算が合っていないこともある。桁の打ち間違いは発注側でも起きる。どちらが正しいかを受ける側で決めずに、問い合わせて相手の答えを受注表の同じ行に残す。

FAX 受注で、入力の外にある確かめごと

FAX の費用を代金から差し引かれていないか

取適法のテキストには、旧下請法の時代の勧告事例として、FAX による発注に係る費用を、発注書面の送信枚数に一定額を掛けた額で代金から差し引いていた事案が載っている（平成 23 年）^[1]。取適法でも、中小受託事業者に責任が無いのに代金の額を減ずることは禁止されている（第 5 条第 1 項第 3 号）^[2]。入金のときに支払明細の差引欄を見て、FAX や事務の手数料の名目で引かれている額があれば、取り決めの有無を確かめる。

受注をクラウドで扱っている会社はまだ一部

総務省の通信利用動向調査（令和 6 年）では、クラウドサービスを利用している企業（1,941 社）のうち、受注販売の用途で使っている企業は 15.7％で、前年の 11.7％から 4.0 ポイント上がった^[5]。分母はクラウドを使っている企業で、調査対象の企業全体ではない。全業種の数字なので製造業だけの割合ではないが、クラウドで受注を扱う企業は、クラウドを使う企業の中でもまだ一部にとどまる。

4 つの作業を誰が持つか

小さな工場では、受ける・置く・入れる・照合するを 1 人が全部やっていることが多い。それ自体は悪くないが、その人が休むと FAX が「未処理」の箱に溜まり、誰も中身を見ない日ができる。少なくとも「受ける」と「置く」は、複合機の近くにいる誰でもできる作業として手順を書き、受付番号を振るところまでは誰でもできるようにしておく。入力と照合を同じ人がするなら、照合は入力した翌朝にするなど、時間を空けると自分の打ち間違いに気づきやすい。

件数が増えて入力そのものを減らしたくなったときは、どの客先の FAX から機械で読ませるかを件数と様式で選ぶことになる。その選び方は受注入力の自動化をどこから始めるか、工場の業務全体の中で受注入力を最初に選ぶかどうかは工場で最初にデジタル化する業務の選び方で扱った。

よくある質問

FAX の原本は、受注表に入れたら捨ててよいですか

紙で受けた FAX を読み取って捨てるには、紙の注文書をスキャンして捨てられるかで書いたスキャナ保存の要件を満たす必要がある。データで受けた FAX は、データそのものを保存する^[3]。どちらも受注表に入れたことで代わりにはならない。

客先に FAX をやめてメールにしてほしいと頼んでもよいですか

頼むこと自体は問題ないが、相手の事情で変えられないこともある。変えてもらった場合も、メールで受けた注文書は電子取引のデータとして保存が要る^[3]。入力の作業は残るので、置き場と受付番号の決まりはメールにもそのまま当てはめる。

受付番号は客先の注文番号で代わりになりませんか

客先の注文番号は客先ごとに書き方が違い、書いていない注文書もある。再送や変更の FAX は同じ注文番号で届くので、1 枚ずつを区別するには届いた順の番号が別に要る。

まとめ

FAX の注文書を受注表に入れる作業は、受ける・置く・入れる・照合するの 4 つに分けて考える。受ける時点で枚数を数え、置き場を 1 か所にして届いた順に受付番号を振り、受注表の行にその番号を書けば、探す時間と二重入力が減る。入力は 1 枚ずつ入れ切り、読めない所は推測で埋めずに確認待ちにする。照合では、再送・変更・二重の着信という FAX に特有の食い違いを見分ける。データで受ける FAX は電子取引のデータとして保存の対象になるので、受け方を決めるときは保存の仕方まで一緒に決める。

出典・参考資料

1. 中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）
2. 製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律（取適法）（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
3. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（国税庁／令和 7 年 6 月）
4. 商法（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
5. 令和 6 年 通信利用動向調査報告書（企業編）（総務省 情報流通行政局）
6. 中小規模製造業者の製造分野における DX 推進のためのガイド 製造分野 DX 推進ステップ例（製造分野 DX で 3 つの目指す姿を実現するための秘策）（独立行政法人情報処理推進機構（IPA））

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