受注残の数え方と使い方——分納・一部出荷・取消しの引き方と、納期回答・生産計画への渡し方

受注残は、人によって指している数が違う

「A 社の受注残はいくつ？」と聞くと、営業、生産管理、出荷の担当でそれぞれ違う答えが返ってくることがある。営業はまだ売上になっていない注文の数を、生産管理はまだ作り終えていない数を、出荷担当はまだ出していない数を思い浮かべているからである。どれも間違いではないが、同じ言葉で別の数を指していると、納期を聞かれたときの答えが担当ごとに変わり、月末には受注残と売上と在庫の数がどこかで合わなくなる。

この記事では、注文を受ける側（部品メーカー・加工会社・商社）の受注事務を前提に、受注残を次のように決める。

受注残 ＝ 受けた数量 − 出荷した数量 − 取り消された数量（明細ごと、納期ごとに、有効な版の行だけで数える）

発注する側から見れば、同じものは「発注残」になる。発注側の数え方は受け取った数量を基準にしており、その考え方は発注残の数え方と追い方にまとめてある。受注側は自分の手元で動く日付、つまり出荷した日を基準にするのが扱いやすい。輸送中の分は客先から見ればまだ届いていないが、自社としてはもう手を離れているからである。

売上の計上日と、生産に渡す受注残を分ける

受注残を出荷で減らすか、客先の検収で減らすかは、社内で決めることである。決めるときの目安になるのが、自社が売上（収益）をどの日で計上しているかである。棚卸資産を販売する場合について、法人税の基本通達は、その収益は引渡しがあった日の事業年度に計上するとし、その引渡しの日として「出荷した日、船積みをした日、相手方に着荷した日、相手方が検収した日、相手方において使用収益ができることとなった日等」を挙げたうえで、品物の種類や性質、契約の内容に応じて合理的と認められる日のうち、法人が継続して計上している日によるとしている^[3]。この通達は棚卸資産の販売についてのもので、材料の支給を受けて加工だけを請け負う取引のように、販売に当たらない取引は対象が違う。自社の取引がどちらに当たるかは、税理士や経理の担当と確かめておく。

出荷した日で売上を立てている会社なら、受注残も出荷で減らすと、受注残と売上がちょうど裏表になる。客先の検収で売上を立てている会社なら、受注残は出荷で減らしつつ、「出荷済み・検収待ち」を別の欄に持っておくと、月末に売上にならなかった分がどこにあるかが分かる。受注残を検収で減らしてしまうと、まだ作っていない分と、もう出したが検収を待っている分が同じ「残」に混ざり、生産に回すべき数が読めなくなる。

なお、ここで書いているのは社内の数え方と税務上の計上日の関係であり、取適法（中小受託取引適正化法）が定める支払期日の起算日とは別の話である。取適法の支払期日は、発注した側が給付を受け取った日を起点に数える。

同じ注文でも、基準で受注残の数が変わる

次のような注文を例にとる。客先から部品 500 個の注文を受け、納期は 3 回に分けて指定されている（6 月 10 日に 200 個、6 月 24 日に 150 個、7 月 8 日に 150 個）。6 月 20 日の時点で、1 回目の 200 個は出荷済みで、そのうち 180 個は客先の検収が済み、20 個は検収待ちである。2 回目の 150 個のうち 100 個は出荷場に置いてあるが、まだ出していない。そして 3 回目の 150 個のうち 50 個は、客先から取り消したいと連絡があり、取消しで合意した。

次の表では、1 行目だけが取消しの 50 個を引いていない数で、2 行目からは取消しの 50 個を引いた数である。

表の 3 行目（出荷基準）なら、受注残 250 個のうち、出荷場に 100 個あるので、これから作るのは 150 個だと読める。4 行目（検収基準）で数えた 270 個を生産に渡すと、すでに出した 20 個をもう一度作る計算になる。検収で売上を立てる会社でも、生産と出荷に渡す受注残は出荷で減らし、検収待ちの 20 個は売上の側の管理として別に持つのがよい。

受注残に入れる時点——注文書が届いた日に「受付」として入れる

受注残の入口も揃えておく。民法は、契約は申込みに対して相手方が承諾したときに成立し、法令に特別の定めがある場合を除いて書面の作成などの方式は要らないとしている^[1]。注文書は客先からの申込みであり、自社が受けると返したときに契約になる。ただし、商法には商人どうしの特則がある。平常取引をしている相手から、その営業の部類に属する契約の申込みを受けたときは、遅滞なく諾否の通知を出さなければならず、通知を怠ると申込みを承諾したものとみなされる^[2]。

いつもの客先から FAX で届いた注文書を、入力が追いつかずに机に置いたままにしておくと、受注表には載っていないのに、法律上は受けたことになっていることがある。そこで、注文書が届いた日に受注表へ状態「受付」として行を作り、読めない所や食い違う所があって客先に問い合わせている間は「確認待ち」、内容を確かめて承諾の返事を出したら「受注確定」に進める。受注残として数えるのは「受注確定」から先に進んだ行だけにし、「受付」や「確認待ち」のまま何日も止まっている行は毎日見る。客先に照会している注文、書面を待っている注文、電話で仮に受けた注文は「確認待ち」で持ち、理由は備考の列に書く。照会を出しただけでは、受けるかどうかを返したことになるとは限らないので、受けるかどうかは照会の回答を得てから返す。受けられない注文、条件を変えて受けたい注文は、その日のうちに客先へ返す。条件を変えて受ける場合の注文請書の書き方は注文請書とはの記事にある。

注文書を受け取ったときに何を確かめるかは、束の記事の注文書を受け取ったら確かめる項目で扱う。受付から出荷指示までの流れ全体は受注処理の流れの記事で見られる。

分納と一部出荷は、納期ごとに行を分ける

1 枚の注文書に複数の納期が書かれている注文や、1 回の納期の分を 2 回に分けて出す場合は、受注残を数える単位をそろえておかないと数が崩れる。

注文書の納期の数だけ行を作る

上の例のように、1 つの明細に 3 回の納期が指定されているなら、受注表では納期ごとに 3 行に分け、各行に同じ客先注文番号と明細番号を持たせる。1 行にまとめて「500 個のうち 200 個出荷済み」とすると、2 回目と 3 回目のどちらの納期が迫っているのかが行から読めない。納期回答も生産計画も「いつまでに、いくつ」で動くので、残は納期の単位で持つ。

こちらの都合で分けて出すときは、出荷を分ける

200 個の納期に間に合わず、150 個を先に出して残り 50 個を後から出す、という場合は、注文の行を分けるのではなく、1 つの行に対して出荷の記録を 2 回つける。行を分けてしまうと、もともとの納期が 1 つだったことが記録から消え、何個が遅れたのかが後から分からなくなる。分けて出すことを客先に連絡し、了承を得た日も、その行に書いておく。

多く出したとき、少なく出したとき

ロットの都合で 205 個出した、梱包の入り数の関係で 198 個しか出せなかった、ということは現場では起きる。受注残がマイナスになる行や、端数が残り続ける行は、毎週一覧に出して、客先と扱いを決める。決めずに放っておくと、数個だけ残った行が何十行も溜まり、本当に遅れている注文が埋もれる。

取消しは数量を消さずに「取消数量」で、変更の注文は版を足す

客先から、新しい注文書を伴わずに取消しの連絡だけが来たとき（全数でも一部でも）、受注表の数量を書き換えてしまうと、もとの注文がいくつだったのか、いつ減ったのかが分からなくなる。受けた数量はそのまま残し、取消数量の欄に数と日付、連絡の手段（FAX・メール・電話）と相手の名前を入れる。受注残は「受けた数量 − 出荷した数量 − 取消数量」で計算されるので、数字はきちんと減る。全数が取り消された行は、行を消さずに状態を「取消」にする。

一方、客先から数量・納期・単価・品番などを変える注文書（データを含む）が届いた場合は、数量が減る場合も、元の行を上書きせずに版を足す。新しい版の行が受けた数量を持ち、古い版の行は「有効」の印を外す。出荷した数量と取消数量も有効な版の行に付け、受注残・出荷済数・取消数量は有効な版の行だけで数える。古い版の行まで足すと、同じ注文を二重に数えることになる。版の足し方はEDI と FAX の注文を 1 つの受注表にまとめるの記事で扱う。自社の入力ミスを直す場合は、その行を直し、直した記録を残す。

取消しを受ける前に、かかった費用を確かめる

取適法の対象となる取引（発注した側と受けた側の資本金や従業員数の組合せで決まる）では、公正取引委員会と中小企業庁のテキストが、受領拒否の禁止の説明で、発注を取り消すこと（契約の解除）や納期を延期することで、給付の全部または一部を発注時に定められた納期に受け取らないことも、原則として「受領を拒む」に含まれるとしている^[4]。受け取る前に注文の内容を変えさせること、発注を取り消すことは、不当な給付内容の変更にも当たり得るとされ、取り消す場合には、受けた側がその品物を作るために要した費用を発注した側が負担する必要があると説明されている^[4]。

受注側にとって大事なのは、取消しの連絡を受けた時点で、その行にすでに何をしていたかを残しておくことである。材料を手配したか、加工を始めたか、外注に出したか。受注表の取消しの欄の隣に「取消時の進み具合」を一言書いておけば、費用の話をするときの手がかりになる。取消しの話を電話で受けたなら、受けた日時と内容をメールか FAX で客先に送り返し、記録を残す。

見込みで作ったものは、受注残に入れない

同じテキストは、正式な発注に基づかず見込みで作ってしまったものについて、発注していないものの受領を拒むことは問題ない、と答えている。ただし、正式な発注なのに発注書面を出さず、口頭で一定数量を作らせて受領を拒むことは受領拒否に当たる、としている^[4]。受注側から見れば、注文書（またはそれに当たる記録）が無い数量は、受注残に入れないということになる。電話で「来月 300 個くらい」と言われた数は、受注残ではなく、内示や見込みとして別の表で持つ。内示と確定注文の分け方は内示と確定注文の違いで扱う。

納期回答に使う——受注残を納期順に並べ、3 つに分ける

受注残の一覧がいちばん役に立つのは、客先から「いつ入りますか」と聞かれたときである。受注残を納期の早い順に並べ、状態の列とは別に、行ごとに次の 3 つのどれに当たるかを付けておくと、答えられる行と答えられない行がすぐに分かれる。

受注表には、客先が指定した納期と、自社が回答した納期を別の列で持つ。回答を変えたら上書きせず、変えた日と理由を残す。客先が指定した納期は、取適法の対象となる取引では発注した側が書面で示す「給付を受領する期日」に当たり^[5]、回答した納期はこちらからの約束である。2 つが並んでいれば、どの注文が客先の希望より遅れているかがすぐに抜き出せる。

生産計画に渡す——品目ごとに集計し、在庫と仕掛を引く

納期順の一覧は客先への回答に使い、生産計画には品目ごとにまとめた数を渡す。品目ごとに、週ごとの受注残を合計し、そこから手元の在庫と、すでに作り始めている数（仕掛）を引いた残りが、これから作る数の元になる。

第 1 週は在庫 200 個と仕掛 150 個で 350 個あり、受注残 320 個を満たして 30 個余る。その 30 個を第 2 週に回すので、第 2 週の不足は 150 − 30 ＝ 120 個になる。この計算が成り立つのは、受注残から取消しが引かれ、出荷済みの分が抜けている場合だけである。前の節の表で見たとおり、検収基準で数えた受注残を渡すと、すでに出した分まで不足に入ってしまう。

受注生産の工場で、受注から製番・図面・材料の手配までを生産側にどう渡すかは受注生産の工場での受注から生産指示までの流れで扱う。ここでは、渡す数の元になる受注残を正しく数えることだけを押さえておく。

月末に締めて、客先の発注残と突き合わせる

自社の受注残は、客先から見れば発注残である。同じ取引を両側から数えているので、本来は一致するはずだが、実際にはずれる。客先が取り消したつもりでこちらに届いていない、こちらが出荷した分を客先がまだ受け付けていない、客先が注文番号を振り替えた、といった理由である。取引量の多い客先とは、月に一度、注文番号・明細・納期ごとの残の一覧を交換して照らし合わせておくと、ずれが納期の当日や請求の段階で表に出る前に見つかる。

照らし合わせで合わなかった行は、①自社は出荷済み・客先は未受領（輸送中か客先の受付漏れ）、②客先は取消し済み・自社は手配中（取消しの連絡が届いていないか、合意できていない）、③数量・単価・納期が食い違う（変更がどちらかに反映されていない）、の 3 つに分けて、それぞれ確かめる相手を決める。②に当たる行は、取消しの節で書いたとおり、進み具合と費用の話を先にする。

受注残を持つ表に要る列

ここまでの数え方をするために、受注表には少なくとも次の列が要る。受注番号、客先注文番号と明細番号、品番（自社品番と客先品番）、受けた数量、客先指定の納期、回答した納期、出荷した数量と出荷日、取消数量と取消日、版と有効の印（訂正の注文書が届いたときに使う）、状態（受付・確認待ち・受注確定・生産指示済・一部出荷・出荷完了・請求済・取消の 8 つ）。客先の品番と自社の品番の紐づけ方は自社品番と相手品番をどう紐づけるかに考え方がある。表の作り方そのもの（1 行 1 明細、状態の値の決め方、番号の付け方）は受注管理表をエクセルで作るときで詳しく扱う。

エクセルで持つ場合、受注残の列は手で入力せず、受けた数量・出荷した数量・取消数量から計算する式にしておく。品目別や客先別に集計するときは、有効の印がある版の行だけを数える。手で入力した受注残は、出荷の記録と食い違っても誰も気づかない。式にしておけば、入力ミスで残がマイナスになった行が目に見えて分かる。受注入力のミスの防ぎ方は受注入力のミスを二重チェックに頼らず防ぐで扱う。

よくある質問

受注残は数量で見るべきですか、金額で見るべきですか

生産と出荷には数量で、経営の見通しには金額で見る。金額は受注残の数量に単価を掛ければ出せるので、元のデータは数量で持ち、金額は集計のときに計算する。単価が未定の注文が混ざっていると金額の合計が実際より小さく出るので、単価未定の行は件数を別に数えておく。

納期を過ぎても客先から引き取りの連絡がない注文は、受注残から消してよいですか

消さない。納期を過ぎても受注残に残っている行は、こちらが遅れているか、客先が引き取れないかのどちらかで、どちらなのかを確かめるまでは残す。客先の都合で引き取りが延びているなら、取消しの節と同じく、延びた日と連絡の手段を記録し、置いてある在庫の扱いを相談する。

FAX で届いた注文書と、あとから届いた正式な注文書が重なりました

同じ客先注文番号で 2 通届いたときは、2 行入れずに、あとから届いたほうを「同じ注文の写し」として前の行に紐づける。客先注文番号が書かれていない注文書の場合は、品番・数量・納期が同じなら客先に確かめてから扱う。重複したまま入れると、受注残が 2 倍になり、生産計画に余分な数が流れる。

受注残の一覧はどのくらいの頻度で見直せばよいですか

納期回答のための一覧は、毎日の出荷の締めのあとに更新する。生産計画に渡す品目別の集計は、計画を立てる単位（週や半月）に合わせる。客先との突き合わせは月に一度でよいが、取消しや数量変更が多い客先とは間隔を短くする。

まとめ

受注残は「受けた数量 − 出荷した数量 − 取り消された数量」を明細ごと・納期ごとに数える。売上の計上日とは分けて、生産と出荷に渡す数は出荷で減らし、検収待ちは別に持つ。注文書が届いた日に状態を「受付」として入れ、確かめて承諾したら「受注確定」に進める。分納は納期ごとに行を分け、こちらの都合で分けて出すときは出荷の記録を分ける。取消し（新しい注文書を伴わないもの）は数量を消さずに日付・手段・進み具合とともに残し、変更の注文書が届いたら版を足して有効な版の行だけで数え、注文書の無い見込みや内示は受注残に入れない。そのうえで、受注残を納期順に並べて納期回答に、品目別に集計して生産計画に使い、月に一度は客先の発注残と照らし合わせる。

出典・参考資料

1. 民法（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
2. 商法（e-Gov 法令検索（デジタル庁））
3. 法人税基本通達 第2章第1節第1款の2 棚卸資産の販売に係る収益（2－1－2 棚卸資産の引渡しの日の判定）（国税庁）
4. 中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）
5. 製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律第四条の明示に関する規則（e-Gov 法令検索（デジタル庁））

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