購買調達業務必見！データを数値化して業務効率を上げる方法！

今日のお話はたくさんある購買の仕事の中でデジタル化ということについてお話をしようと思います。

データの数値化はなぜ重要なのか

情報の数値化、例えば品質が良い、悪いというアナログな情報では集計分析ができませんが、それを例えば5大評価の数値で表現した時、ここから上の状態を5と明確に表すことができます。

今までの文字情報だったら、非常に素晴らしい状態、SだったとかAだBだっていうような言い方をしてたものを数値に置き換える。

点数だとか相対評価だとかいろんな形でその数値が比較、検討できるんです。

ポイントの合計だとか平均だとか、こういった数値化、デジタル化、これはなぜ必要になるかというと、今後の生産現場工場での自動化、ロボット化、無人化、ビッグデータを集計分析して

それを実際の生産だとか販売に活かす、品質向上のための取り組みに活かす、

そのためにはコンピュータで集計分析させて、その結果を次に活かすためには数値化が必要になります。

今の時代は画像情報もコンピュータが知能化ということで認識した上で傾向値を持ってこうだっていうことで、その情報が生きるようになりました。

でもその画像だってコンピュータで解析して数値に全部置き換えて、コンピュータのサーバーの中に数値データとして保存されてそれが例えば画像認識だとか顔認証だとかいろんな形に活かされています。

なのでサプライヤーの評価だとかいろんなもの、これまで言葉でファイルされていたサプライヤーの問題点だとかいろんなものを数値に置き換えることをお勧めします。

この数値に置き換えることで自動化、自動集計で今まで手作業でやっていたことがかなり軽減されるはずです。

人によって相対評価が違ったりするので、文字の曖昧なファジーな表現を数値化にするということがあんまり簡単な話ではないんですけれども、全く何もない状態よりははるかにいいですよね。

その数値をデータを信じきらないようにするっていうことも大事ですけれども、全く信用の無い人によってその言葉の意味するものが大きく違うものから比べるとまだ若干客観性は進歩になっているのかなという風に思います。

求められるデジタル化

これまでのデジタル化の話の中ではそういった過去の事例がたくさん出ています。

例えば有名な例ですと写真のフィルムとアナログの光学カメラを作っていたコダック社が消えてしまいました。

これはデジタル化ができなかった結果会社の存続ができなかったっていうことになるんですけれども、

実際どうなったかっていうと、カメラもフィルムをいれて撮るというのは、品質の問題からそういった画像が欲しいというところで残ってますけれども、

それでも今、多くの光学機器、カメラのデジタル化がどんどん進んでます。

撮影した画像を数値化してメモリの中に保存するという形に変わってきました。

最初はそんな数値化されたものが顧客の要求に応えられる品質であろうかっていうことでデジタル化に積極でなかったっていうところが、

他にもあるんですけれども逆にデジタル化を採用してデジタルカメラを主要な製品として生産して作った会社、その会社ですら今は危ないですけれども、

さらにスマートフォンのカメラの品質がすごくレベルが向上してスマホで撮影した画像がデジカメと全然変わらないじゃん、実際には変わるんですけど、

すごくハイレベルの中での差なので一般の人がちょこっと撮影して、さらに利便性があるのはモバイルで、どこでも電話のメール機能で撮った画像をすぐ送れるとかいろんな副次的なメリットを感じて、

スマホのカメラ機能で十分っていう形にどんどん変わってきているのでデジタルカメラすら、今やそのようにどんどん画像が数値化されて保存され伝送され、ファイルされそれがさらに編集され加工されいろんな形に使われるようになりました。

購買のサプライヤーの評価だとかいろんなものももっとこうしてほしいというようなメッセージもどれだけ言葉じゃなくて、

デジタルな数値を持ってこういうスコアですので、ここをここまで引き上げてくださいという目標管理とか、もっと頑張ってくださいとか、なんとかコスト削減お願いしますね

何%っていうそのパーセンテージの示しているものはないとか、金額いくらとかいろんな可変要素でどんどんどんどん変わりますよね。

ベースになる数字は対前年比なのか？

今年の予算に対してなのから始まって事業をどんどんどんどん拡大してたり、縮小してたらそれに合わせて変えるの？とかいろいろなことがあります。

なのでその数値自体の信憑性だとか、持つ意味とか価値だとか、

その数値自体の継続性だとか10年前の基準と比べて今継続して取ってるはずの数値データが果たして本当に比較の対象となり得るかどうかっていうことも含めて、

これから先のデジタル化のために今やるべきシステム、パソコンだとかいろんなものを使って集計分析する時にどこまで文字から数値を置き換えられるかだと思います。

デジタル化に備えるため、今からできること

だから私は中国でも何度も話をしたのがワードで文章をつくるのやめましょう。

購買の仕事は数値が全てなんだから文章でいちいち話してて、ワードでも簡単な表計算で集計できるけれど原則はエクセルの表計算でできるような数値の集計分析。

これをベースにして書類を作り、仕事をしていきましょう。

それをいちいちプリントアウトしないでファイルの中に保存されたものが必要なところだけ共有化してあとはどんどんどんどん更新されると、バックアップを取るというような形で進めていかなきゃいけないと思います。

今、カメラのメーカーの話をしましたけれどもその他にもいろんなところでデジタル化を進めようとしている会社いっぱいありますね。

私が紹介する資料の中にも書いてある新聞社とか雑誌社、紙媒体でいろんなものを情報として伝えてきたのが、今、電子媒体に変わりつつあります。

更にはレンタルビデオだとかどんどんデジタル配信が可能になってサービスの内容もどんどん変わってきました。

昔はカセットテープに音を録音してカセットデッキで音を聴いていたのが今はSONYの小さないろんなものが、スマホでもアップルの機械できれいな音が聴ける。

その情報は？データは？デジタルで取り込めるという形にどんどんどんどん変わってますよね。

その他にも書籍だけでなくありとあらゆるものがどんどん電子媒体、デジタル化されつつあります。

当然、残ってくるアナログのものももちろんあるんですけれども、購買の業務の中ではかなりのものが数値に置き換えられてそれで仕事が回ることがかなりの部分があると思います。

是非このデジタル化っていうくくりで普段の仕事、まだまだアナログでやってる部分についてはどうやったら置き換えられるか、それがどうやったら将来工場の自動化、ロボット化、無人化、自動化につながるのか必ず今集計分析されているデータはデジタルデータだと活用できます。

アナログだと読み替え大変です。実際に読み替えることができるんですけれども時間とお金かかりますよね。

だからそういうことをできるだけ将来のために備え、準備をしておく、

時間がないとは思うんですけれどもその中で価値のある情報は将来活かせるようにデジタルの情報を保存するということをぜひしてほしいと思います。

このデジタル化、数値化、数学的なものの発想まだまだいろんな話あります。

是非この業務のデジタル化に関しても、皆さんの意見、コメントを欲しいと思います。

そういったお話をまだまだしていきたいと思います。