協力会社の管理をシステムに載せる——名簿・資格・監査記録

管理は登録した後から始まる

新しい仕入先を使うかどうかを決める作業と、使い始めた後を維持する作業は別物である。前者は新規仕入先の審査で扱った。この記事は後者、つまり登録済みの協力会社をどう維持するかを扱う。

維持が難しいのは、変化が向こう側で起きるからである。労災保険の更新、有資格者の退職、工場の移転、代表者の交代。こちらは何も操作していないのに、台帳の中身だけが古くなる。紙のファイルや共有フォルダの表で持っていると、古くなったことに気づく仕掛けがない。

品質マネジメントシステムの規格でも、外部から調達する部分は独立した箇条として扱われている。JIS Q 9001:2015 は箇条 8.4 に「外部から提供されるプロセス，製品及びサービスの管理」を置いている^[1]。認証を取っているかどうかにかかわらず、外注先の管理を一つのまとまった業務として設計する、という構えは参考になる。

台帳は三つの層に分けて持つ

協力会社の情報を一枚の表に押し込もうとすると、必ず行が足りなくなる。一社に複数の工場があり、一つの工場に複数の作業者がいるからである。三つの層に分けると、更新のきっかけも分けられる。

三つの層のうち、日常でいちばん動くのは人の層である。ここを会社の層と同じ更新頻度で扱うと、必ず実態から遅れる。取引先の情報をどのシステムが持つのが自然かは、4 つのシステムの守備範囲で整理した。

期限のある項目は、期限で並べ替えられるようにする

台帳の項目のうち、有効期限を持つものは別扱いにする。切れたことを人の記憶で防ぐのは無理があるからである。

資格の重みは法令に根拠がある。労働安全衛生法は、クレーンの運転その他政令で定める業務については、免許を受けた者や技能講習を修了した者など省令で定める資格を有する者でなければ当該業務に就かせてはならないと定めている^[2]。さらに、当該業務に従事するときは免許証その他その資格を証する書面を携帯していなければならないとされている^[2]。

台帳の側でやることは単純で、資格の種類・番号・交付日・有効期限を別の列で持ち、期限の近い順に並べられるようにする。月初に期限の近い一覧を出す運用にすれば、切れる前に手を打てる。

同じ扱いにしたい項目は他にもある。労災保険の年度更新、賠償責任保険の期間、品質や環境の認証の有効期限、適格請求書発行事業者の登録状況。登録番号の確認方法は登録番号の一括確認にまとめている。

構内で作業してもらう場合は義務が増える

協力会社に自社の敷地内で作業してもらう場合、発注者としての立場に加えて元方事業者としての立場が生じる。

労働安全衛生法は、製造業その他政令で定める業種の元方事業者について、自社の作業従事者と関係請負人に係る作業従事者の作業が同一の場所で行われることによって生ずる労働災害を防止するため、作業間の連絡及び調整を行うことに関する措置その他必要な措置を講じなければならないとしている^[2]。

厚生労働省の指針を解説した資料では、実務の進め方として、請負契約時に緊急連絡体制を含めた安全衛生管理組織図の提出を求め、変更時には都度の報告を求めるとともに、各管理者または責任者の名簿を提出させ、当該作業で必要となる資格などをチェックし、不備があれば必要な体制を指導しておくべきだとしている^[3]。

同じ資料には、就業者名簿として持つ項目の例も示されている。所属、氏名、生年月日、勤続および経験年数、現住所と連絡先、各種免許の保有状況といった内容である^[3]。入場の申請では、免許資格、作業場所、作業内容、職名、安全教育の受講年月日、修了証番号、健康診断書などが並ぶ^[3]。

これらを紙で受け取って綴じるだけだと、次に同じ人が来たときに探せない。人の層を台帳に持つ意味は、この探せなさを解消するところにある。

起用の判断材料を、そのまま台帳の列にする

何を持つべきか迷ったときは、起用の判断に使う項目をそのまま列にするのが早い。前掲の解説資料は、仕事の注文者として、二次請や三次請の会社の新規起用基準を定めて評価することが望ましいとしたうえで、評価基準の項目として次のようなものを挙げている^[3]。

１. 安全衛生管理体制の整備状況（規模に応じた管理者の選任、安全衛生委員会等の設置状況）
２. 安全衛生教育の実施状況
３. 労災保険の加入状況および事業主等の特別加入状況
４. 就業規則の整備状況
５. 時間外労働・休日労働に関する協定の締結状況
６. 労働者名簿の整備状況
７. 賃金台帳の整備状況
８. 健康診断の実施状況
９. 従業員に必要な資格免許の保有状況

資料はこれに加えてリスクアセスメントや危険予知等の活動状況も挙げている^[3]。九つのうち三番目と九番目は有効期限を持つため、前節の期限管理の対象になる。残りは年に一度の定期確認で足りる。

ここまで揃えるのは大きな会社の話だと思われがちだが、項目を減らして始めても構わない。大事なのは、確認した日付を必ず一緒に記録することである。日付のない情報は、次に見たときに信用できない。

監査と是正の記録は取引先ごとに束ねる

工程監査や現地確認を行ったら、結果を取引先の台帳にぶら下げる。案件のフォルダに置くと、次に別の案件を出すときに参照されない。

記録として残すのは、実施日、対象の工程、指摘事項、是正の期限、是正の完了日、確認者の六つで足りる。指摘の内容だけを残して完了日を残さない運用が多いが、それでは是正されたかどうかが分からない。証明書や検査記録を出せるかどうかの見極めについては、証明書を出せない仕入先の見分け方で具体例を扱っている。

やりとりを電子で行った場合、そのデータの保存には税務上の要件がかかる場合がある。国税庁の一問一答が示す事務処理規程のサンプルでは、保存する取引関係情報について管理責任者と処理責任者を定め、訂正および削除を原則禁止とする形が採られている^[4]。監査記録そのものは取引情報ではないが、同じ場所に置くなら、書き換えの扱いを揃えておいたほうが混乱しない。

取引を減らすとき、止めるときの手続

台帳の設計で抜けやすいのが、関係を終える側の記録である。ここには公的な基準がある。

受託中小企業振興法に基づく振興基準は、継続的な取引関係を有する中小受託事業者との取引を停止し、又は大幅に取引量を減少しようとする場合には、相手の経営に著しい影響を与えないよう最大限の配慮をする観点から、相当の猶予期間をもって予告するものとするとしている^[5]。

予告をいつ行ったかは、記録がなければ後から示せない。台帳に「取引縮小の予告日」「予告の方法」「先方の受領確認」を持たせておくと、判断の経緯が残る。予告するかどうかの判断材料になる納期の遵守状況や分納の実績をどう残すかは、発注管理システムに要る機能で扱っている。

取引停止をちらつかせる形にも注意が要る。優越的地位の濫用に関する考え方では、購入しなければ相手方との取引を打ち切る、取引数量を削減するなど、今後の取引に影響すると受け取られるような要請をすることにより購入させることが問題として整理されている^[6]。同資料は、相手が事業遂行上必要としない商品や役務であっても、今後の取引に与える影響を懸念して要請を受け入れざるを得ない場合を挙げている^[6]。

加えて取適法は、委託事業者の不公正な行為を公正取引委員会等に知らせたことを理由として、取引数量の削減や取引停止等の不利益な取扱いをすることを報復措置として禁じている^[5]。取引を減らす判断をした時期と、先方からの申告があった時期が近い場合、記録がなければ説明が難しくなる。

台帳を維持するための決め事

仕組みを入れても、更新の担当と頻度を決めなければ台帳は古くなる。最低限、次の三つは先に決めておく。

誰が更新するか。調達担当者が兼ねると、多忙な時期に止まる。年一回の定期確認だけでも別の担当に振ると続きやすい。

いつ確認するか。全社を一度に見直すより、期末や更新月で分散させたほうが負荷が平らになる。

足りないときどうするか。書類が揃わない取引先を発注できないようにするのか、警告だけ出して発注は通すのか。ここを決めずに仕組みを入れると、警告が出続けて誰も見なくなる。

社内の理解を進める仕掛けも要る。振興基準は、調達に係る責任者から担当者に至るまで、関係法令等に対する理解を深めるよう社内における研修、啓発、教育等を十分に実施する体制を整備するものとしている^[5]。台帳の項目が何のためにあるかを担当者が知らないと、形だけ埋まって中身が伴わない。

よくある質問

取引先が少なければ表計算で足りるか

社数が二十社程度までで、構内作業がなければ足りることが多い。判断の分かれ目は人の層を持つ必要があるかどうかである。作業者ごとの資格を扱い始めると行数が一気に増え、期限での並べ替えが日常の作業になる。

書類の提出を取引先にどこまで求めてよいか

安全や品質の確認に必要な範囲であれば通常の依頼として問題ない。避けたいのは、こちらの都合で追加の負担をかけて費用を負担しない形である。振興基準は、電子的なやりとりを求める場面について、自らが負担すべき費用を相手に負担させないこと、自らの指定する機器やソフトウェア等の購入または使用を正当な理由なく求めないことを留意事項として挙げている^[5]。

資格の有効期限は誰が申告するのか

先方に申告してもらうのが基本だが、それだけに頼ると漏れる。入場や作業の申請時に必ず期限を書かせ、こちらの台帳と突き合わせる二重の確認にしておくと抜けにくい。

認証を持っていない協力会社は使えないか

認証の有無は判断材料の一つにすぎない。前掲の起用基準の項目にも認証は入っておらず、体制や記録の整備状況が並んでいる^[3]。実際に何を作れて、記録をどこまで残せるかを、仕様の伝え方とあわせて確かめるほうが実務的である。工程や実績をどこまで記録できるかという観点は生産管理システムとは何をするものかで扱っている。仕様の伝え方は購買仕様書の書き方にまとめている。

過去に取引を止めた会社の情報は消してよいか

消さずに状態を「停止」にして残す。同じ会社に別の担当者が改めて声をかけてしまう事故を防げるうえ、止めた理由と時期を残しておくことは、後から説明を求められたときの材料にもなる。

まとめ

協力会社の管理を仕組みに載せるときの設計は、会社・事業所・人の三層に分け、そのうち有効期限を持つ項目を別扱いにするところから始める。資格については、有資格者でなければ就かせてはならない業務があり、従事するときは資格を証する書面の携帯が求められている^[2]。

構内で作業してもらう場合は、元方事業者として作業間の連絡及び調整に関する措置が求められる^[2]。責任者の名簿を提出させて必要な資格を確認する、という実務の形が解説資料に示されている^[3]。

そして、関係を終える側の記録を忘れないこと。取引の停止や大幅な減少は相当の猶予期間をもって予告するものとされており^[5]、その予告をいつ行ったかは台帳に残しておく価値がある。

出典・参考資料

1. JIS Q 9001:2015 品質マネジメントシステム－要求事項（無料プレビュー）（日本規格協会）
2. 労働安全衛生法（昭和四十七年法律第五十七号）第三十条の二・第六十一条（e-Gov 法令検索・デジタル庁）
3. 製造業における元方事業者による総合的な安全衛生管理のための指針 鉄鋼業向け解説マニュアル（厚生労働省／平成 22 年 3 月）
4. 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（国税庁／令和 7 年 6 月）
5. 中小受託取引適正化法テキスト「下請法」から「取適法」へ（公正取引委員会・中小企業庁／令和 7 年 11 月）
6. 優越的地位の濫用に関する独占禁止法上の考え方（公正取引委員会／平成 22 年 11 月 30 日・令和 8 年 6 月 17 日改正）

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